Yleiskatsaus

Huom:

• Asiakirjat, jotka on allekirjoitettu yksinomaan todisteellisella allekirjoituksella, ovat aina päteviä, missä tahansa järjestyksessä.
• Allekirjoituksia EI voi yhdistellä mielivaltaisesti (ks. taulukko).
• Jos kaikki työvaiheet hoidetaan digitaalisesti, mediahäiriöitä ei synny.
• Digitaalisen allekirjoitustyökalun käyttäminen auttaa digitalisoimaan liiketoimintaverkostoasi ja luomaan vaatimustenmukaisen prosessin.
• Proof signissa kuka tahansa henkilö voidaan kutsua allekirjoittamaan ja allekirjoittamaan ilmaiseksi, vain henkilö, joka kutsuu allekirjoittamaan, maksaa.
• Koska digitaalinen allekirjoitus on upotettu PDF-asiakirjaan, digitaalisen allekirjoituksen pätevyys on alustariippumaton ja se voidaan tarkastaa missä tahansa tarkastuslaitoksessa sproofista riippumatta.
• Jos digitaalisesti allekirjoitettu asiakirja tulostetaan, se menettää oikeudellisen pätevyytensä ja todennettavuutensa.

Allekirjoitusten vuorovaikutus

Käytännössä käytetään erityyppisiä digitaalisia allekirjoituksia, ja lisäksi on olemassa tunnettu manuaalinen allekirjoitus. Jos sitä kuitenkin sovelletaan digitaaliseen asiakirjaan, se voi olla hieman monimutkaisempaa.

Ensinnäkin digitaalinen asiakirja on tulostettava, jotta se voidaan ylipäätään allekirjoittaa käsin. Kun analoginen allekirjoitus on tehty, asiakirja on skannattava, jotta se voidaan lähettää digitaalisessa muodossa. Tätä kutsutaan mediakatkoksi (digitaalinen – analoginen – digitaalinen).

Allekirjoituksen kuva – yksinkertainen sähköinen allekirjoitus

Jos allekirjoitus tehdään digitaalisesti, voidaan kuitenkin välttää mediatauko ja säästää aikaa. Jos asiakirjaan lisätään esimerkiksi kuva allekirjoituksesta (kuvankäsittelytyökalun avulla), sitä kutsutaan yksinkertaiseksi sähköiseksi allekirjoitukseksi (EES).

Digitaalinen allekirjoitus on näkymätön

Jotta voit allekirjoittaa kehittyneillä (FES) tai hyväksytyillä allekirjoituksilla (QES), tarvitset työkalun kuten sproof sign. Kun allekirjoituskortti on asetettu asiakirjaan, PDF-tiedosto saa digitaalisen allekirjoituksen.

Digitaalisia allekirjoituksia ei voi tulostaa

Digitaaliset allekirjoitukset luodaan puhtaasti digitaalisesti. Digitaalisen allekirjoituksen todentamiseen tarvittavia tietoja EI liitetä visuaalisesti asiakirjaan (teoriassa on jopa mahdollista allekirjoittaa digitaalisesti “näkymättömästi”), ja ne häviävät, kun ne tulostetaan ja skannataan uudelleen. Digitaalinen allekirjoitus luodaan myös vain tietylle asiakirjan versiolle. Kun asiakirjaa on muokattu, digitaalinen allekirjoitus on mitätön. PDF-asiakirjaan on kuitenkin mahdollista liittää useita digitaalisia allekirjoituksia. Myös sproof sign tukee tätä. sproof sign käyttää vain digitaalisia allekirjoituksia ja tarjoaa mahdollisuuden valita edistyneen ja hyväksytyn allekirjoituksen välillä.

Allekirjoitusten yhdistelmät: EES – FES – QES

Seuraavassa taulukossa on muutamia esimerkkejä eri digitaalisten allekirjoitusten, kuten EES, FES tai QES, mahdollisista yhdistelmistä. Allekirjoituksia sovelletaan asiakirjaan peräkkäin.

Digitaaliset allekirjoitukset, jotka lisätään asiakirjaan peräkkäin, ovat päteviä, koska ne ovat aina yhteydessä asiakirjaan ja myös järjestys tallennetaan. Kun digitaalisesti allekirjoitettua asiakirjaa myöhemmin muokataan, esim. lisätään kuva, jossa on allekirjoitus, aiemmin luotu digitaalinen allekirjoitus, esim. matkapuhelimen allekirjoitus, menettää voimassaolonsa. Vaikka jo matkapuhelimella allekirjoitettu asiakirja tulostettaisiin ja allekirjoitettaisiin käsin, digitaalinen allekirjoitus menettää automaattisesti voimassaolonsa.