Jo oli aikakin! On aika mukauttaa liiketoimintaprosesseja niin, että ne toimivat tehokkaammin ja turvallisemmin. Yritysmaailmassa jatkuvasti kehittyvät digitaaliset työnkulut auttavat saavuttamaan tämän. Tarjolla on yhä enemmän alustoja ja ratkaisuja, jotka tarjoavat lääkkeen aivan tavallisiin prosesseihin aina kapeisiin erikoissovelluksiin asti. Yksi näistä vakioprosesseista, joita voidaan parantaa merkittävästi digitaalisten ratkaisujen ansiosta, on allekirjoitusten kerääminen.

Tässä artikkelissa selitämme, mitä digitaalinen “allekirjoituksen työnkulku” on ja miten sinua, yritystäsi tai verkostoasi voidaan auttaa, jos luotat mielekkääseen digitalisointiin tässä käyttötapauksessa.

Analoginen vs. digitaalinen: Miten allekirjoituksia kerätään?

On tietysti myös “vanhan koulukunnan” vaihtoehto: allekirjoittaminen kynällä paperille. Tämäkään ei erikseen tarkasteltuna maksa paljon – varsinkaan jos allekirjoitat itse – ja vaikuttaa joskus “tyylikkäämmältä” tai jopa muodollisemmalta. Varsinkin yhdistettynä fyysiseen tapaamiseen. Käsin kirjoitettu allekirjoitus on joka tapauksessa oikeudellisesti pätevä.

Toinen tarkastelu paljastaa “rotan hännän”: erittäin monimutkainen, työläs ja resursseja vaativa prosessi (tulostaminen, skannaaminen, leimaaminen, lähettäminen, palautuksen odottaminen jne.). Tämä tarkoittaa myös: mediakatkoksia, jotka heikentävät todistusarvoa, aikaa vievää arkistointia ja viimeisenä muttei vähäisimpänä, allekirjoitus- ja palautusvalmiin sopimuksen saaminen tai odottaminen on hyvin aikaa vievää.

Nykyään tunnettu vaihtoehto: digitaalinen tai sähköinen allekirjoitus
Teknisesti ottaen se on salausmenetelmä, joka perustuu epäsymmetrisiin salausalgoritmeihin. Sen avulla voidaan todentaa asiakirjan aitous ja allekirjoittajan henkilöllisyys.

Se, mikä on teknisesti monimutkaista ja erittäin turvallista taustalla, on piilotettu etualalle helppokäyttöisen käyttöliittymän taakse. Loppujen lopuksi laillisesti pätevä digitaalinen allekirjoitus on yhtä helppoa kuin verkkosiirron tekeminen.

Periaatteessa on olemassa erilaisia tapoja allekirjoittaa digitaalisesti: yksinkertainen, edistynyt ja pätevä. Vaikka digitaaliset allekirjoitukset näyttävätkin lopullisessa asiakirjassa pinnallisesti samalta, kunkin digitaalisen allekirjoituksen asema ja sitovuus on erilainen.”

Dr. Fabian Knirsch (toimitusjohtaja ja perustaja, sproof GmbH)

Jos kyseessä on yksinkertainen sähköinen allekirjoitus tai kuvateksti, manipulointia ei voida havaita.

Lyhyesti sanottuna vain allekirjoitus, jonka julkisesti hyväksytty todentamispalvelu voi todentaa, voidaan luokitella lainmukaiseksi. Alustat, kuten sproof sign, ovat erikoistuneet luomaan korkeimpien standardien mukaisia allekirjoituksia sekä minkä tahansa asiakirjan integroituun todentamiseen.

Rajaton, yksinkertainen, digitaalinen. Allekirjoitusten hankkiminen sähköisen allekirjoituksen alustan avulla (yrityskontekstissa).

Allekirjoitusalustat mahdollistavat digitaalisten allekirjoitusten prosessien, joita kutsutaan myös allekirjoitusten työnkuluiksi, kartoittamisen enemmän tai vähemmän laajasti. Merkitys on erityisen tärkeä allekirjoitusten hankkimisessa. sproof sign on 100-prosenttisesti erikoistunut allekirjoitusten antamiseen ja hankkimiseen ja vakuuttaa mainituilla työnkuluilla.

Mutta mikä on työnkulku asiakirjojen allekirjoittamisen yhteydessä?

Yleisesti ottaen työnkulku on jäsennelty työvaiheiden sarja, jonka avulla saavutetaan tietty tavoite tai tulos. Yksittäiset työvaiheet, niiden järjestys, vastuut ja riippuvuudet määritetään, jotta työ voidaan suorittaa tehokkaasti ja tuloksellisesti.

Sama koskee allekirjoitusten keräämistä. Hyvän sähköisen allekirjoituksen työkalun avulla on mahdollista kartoittaa kaikki mahdolliset hyväksymisprosessit, jotta voidaan säästää aikaa ja henkilöstöresursseja. Koko homma tapahtuu taatusti noudattaen yritysten korkeimpia turvallisuus- ja compliance-standardeja.

Työnkulun voima: Ulkoisten digitaalisten allekirjoitusten hankkiminen vain viidessä vaiheessa

Lisää yrityskontakteja

Luonnollisesti! Jos haluan luovuttaa asiakirjan allekirjoitettavaksi, minun on ensin saatava yhteystiedot. Useimmiten allekirjoituspyynnöt käsitellään sähköpostiosoitteen kautta, koska sähköpostiosoite on jo hyvä pohja toisen henkilön todentamiselle. Kehittyneiden sähköisten allekirjoitusten (FES) tapauksessa henkilöllisyyden todistaminen on suoraan yhteydessä henkilökohtaiseen sähköpostiosoitteeseen. Tämän mukaan toinen henkilö antaa digitaalisen allekirjoituksen samalla sähköpostiosoitteella, jota käytettiin allekirjoituspyynnössä.

Yksi sähköisen allekirjoitusalustan eduista on se, että yhteystietojen hallinta on helppoa heti allekirjoituspyynnön alussa. Usein käytettyjä yhteystietoja ehdotetaan pääsääntöisesti automaattisesti keräysprosessin aikana, ja kaikki yhteystiedot syötetään automaattisesti yksinkertaistettuun yhteystietojen hallintajärjestelmään, jossa niitä voidaan tarkastella ja muokata.

Allekirjoitusstandardin määrittely

Kuten edellä on kuvattu yksityiskohtaisesti, allekirjoitusstandardi on olennainen pyydetyn allekirjoituksen halutun todistusarvon kannalta. On tärkeää tietää, että allekirjoitusstandardin voi määritellä allekirjoittavalle vastineelle, mutta ei ole pakko. Jos esimerkiksi sopimuksella on suuri muodollinen merkitys, voidaan vaatia pätevää sähköistä allekirjoitusta tai sulkea teknisesti pois muuntyyppiset allekirjoitukset. Jos vastapuolella ei ole mahdollisuutta allekirjoittaa pätevästi, sähköisen allekirjoituksen työkalu ohjaa automaattisesti tunnistamisprosessin läpi

Määritä sekvenssit ja roolit

On useita käyttötilanteita, joissa halutaan välttää se, että useat yhteyshenkilöt saavat asiakirjan allekirjoitettavaksi samanaikaisesti. Yksi käyttötapaus voi olla se, että johdon on allekirjoitettava kahden muun osaston edustajien jälkeen, ja lopuksi sihteeristö saa asiakirjan tarkastettavaksi tai lopullisesti ladattavaksi.

Määritä allekirjoituksen sijainti

Yksi kaikkien allekirjoitusalustojen tärkeimmistä ominaisuuksista on “Paikanhaltijoiden määrittäminen allekirjoituksille”. Voit määritellä tarkalleen, millä puolella, kenen on allekirjoitettava mihin. Sproof signin avulla myös allekirjoituskortin kokoa voidaan säätää.

Aseta määräaika allekirjoittamiselle ja lähetä muistutuksia

Työnkulun viimeisessä vaiheessa kattavimmat kaikki yhdessä -allekirjoitusratkaisut antavat sinulle mahdollisuuden asettaa määräajan, kirjoittaa ystävällisen (tiettyyn tarkoitukseen sopivan) kutsutekstin ja, mikä tärkeintä, muistuttaa vastaanottajaa automaattisesti tästä määräajasta. Näin onnistumisprosentti vastaanotetun asiakirjan saamiseksi ajallaan kasvaa merkittävästi. Puhumattakaan siitä, että tämä työnkulku minimoi muutenkin merkittävästi “aikaa päätöksentekoon”.

(Valinnainen:) Tarkista vastaanotetut allekirjoitukset suoraan sproof sign -ohjelmassa.

Kuten edellä mainittiin, on tärkeää luoda ymmärrys siitä, että pätevä ja kehittynyt sähköinen allekirjoitus takaa korkeimman turvallisuustason, koska sen pätevyys voidaan todentaa hyvin helposti. Suoraan integroitu varmennusmekanismi – kuten sproof signissa – mahdollistaa tärkeiden hyväksymisprosessien täydellisen jäljitettävyyden ja turvallisuuden.

Digitaalinen allekirjoitus kutsutun osapuolen näkökulmasta.

Kutsujalle on tärkeää, että kaikki allekirjoitukset palautetaan ajoissa. Matalan kynnyksen pääsy allekirjoitusalustalle on ratkaisevan tärkeää. sproof sign on tehostanut tätä prosessia:

• Kutsuja lähettää asiakirjan allekirjoitettavaksi sähköpostitse.
  
• Kutsuttu henkilö saa sähköpostiviestin, napsauttaa linkkiä ja voi allekirjoittaa asiakirjan suoraan ilman rekisteröitymistä (!).
  
• Jos vaaditaan hyväksyttyä allekirjoitusta eikä kutsutulla ole vielä olemassa olevaa QES-tunnistusta (kykyä allekirjoittaa hyväksyttävällä tavalla), kutsuttu käy suoraan läpi rekisteröinnin jälkeisen tunnistamisprosessin.
  
• Kutsutulle ei ole koskaan (!) kustannuksia.
  
• Jos olet jo sproof sign -käyttäjä, voit tietenkin tallentaa asiakirjan tai halutessasi lähettää sen eteenpäin toista allekirjoitusta varten, laittaa sen pinoon, delegoida allekirjoituspyyntöjä jne. varten.

Haluatko aloittaa? Rekisteröidy nyt ilmaiseksi ja saat ensimmäisen allekirjoituksesi

Löydät tämän vain sproof signissä. Olemme yrittäneet antaa käyttäjillemme mahdollisimman helpon alun digitaalisten allekirjoitusten maailmassa. Maksuttoman yksityistilin avulla voit aloittaa alustan käytön heti ja tehdä ensimmäiset digitaaliset allekirjoituksesi itse tai hankkia niitä esteettömästi kaikkialla Euroopassa.