Energie AG Oberösterreich on johtava energia- ja palvelukonserni, joka on ollut keskeisessä asemassa alueellisen energiahuollon suunnittelussa vuodesta 1892 lähtien. Yhtiö tarjoaa laajan valikoiman sähköä, kaasua, lämpöä, vettä sekä jätehuolto- ja tieto- ja viestintätekniikkapalveluja, ja se edustaa laatua ja luotettavuutta asiakkaille, toimittajille, työntekijöille ja kansalaisille. Energie AG varmistaa laajan verkostonsa ja omien voimalaitostensa avulla kestävän ja luotettavan sähköntuotannon yli 450 000 asiakkaalle. Yli 1 000 kunnan kumppanina se toimii myös vesihuollon alalla. Kaikki tämä aina korkeimpien ekologisten standardien mukaisesti.
Yrityksen nimi: Energie AG Oberösterreich
Lyhyt kuvaus hankkeesta:
Digitaalisen allekirjoitusratkaisun toteuttaminen tehokkaiden ja joustavien liiketoimintaprosessien tukemiseksi ja tietosuojavaatimusten täyttämiseksi.
Miksi sproof sign:
“Meillä on jo useita eri ratkaisuja, mikä on opettanut meille, mitkä ominaisuudet ovat meille tärkeimpiä ja mitkä eivät anna meille tarvitsemaamme joustavuutta. Arvioidessamme mahdollisia myyjiä määrittelimme siksi erityisvaatimukset (…) sproof sign pystyi tarjoamaan ne meille
Miten päätös digitaalisen allekirjoituksen käyttöönotosta syntyi?
Burger: “Päätimme ottaa käyttöön digitaalisen allekirjoituksen ratkaisun ratkaistaksemme kaksi keskeistä haastetta. Ensinnäkin huomasimme, että prosessissamme loppuasiakkaiden kanssa oli usein mediakatkoksia. Paljon tietoja toimitettiin paperilla, mikä johti aikaa vieviin manuaalisiin prosesseihin, jotka liittyivät tietojen keräämiseen, arkistointiin ja jatkokäsittelyyn. Tämä mediakatkos hidasti prosessejamme huomattavasti. Digitalisoimalla nämä prosessit ja ottamalla käyttöön digitaalisen allekirjoituksen pystyimme poistamaan tämän pullonkaulan ja lisäämään tehokkuutta.
Lisäksi COVID-19-pandemia pakotti meidät mukauttamaan sisäisiä prosessejamme. Perinteinen tapa allekirjoittaa asiakirjat fyysisesti ei ollut enää käytännöllinen matkustusrajoitusten ja kotoa käsin tapahtuvan työskentelyn vuoksi. Tarve ottaa käyttöön digitaalinen ratkaisu tuli ilmeiseksi, jotta liiketoiminta voitaisiin säilyttää. Tässä yhteydessä etsimme ratkaisua, joka tarjoaisi meille tarvittavan joustavuuden.”
Missä käyttötapauksissa digitaalista allekirjoitusta käytetään?
Hampurilainen: “Käytämme digitaalista allekirjoitusta eri sovelluksissa. Yhtäältä käytämme sitä asiakasyhteydenpidossa, esimerkiksi kun asiakas haluaa tehdä sopimuksen tai haluaa vahvistaa tarjotun palvelun. Toinen käyttötapa on sisäinen käyttö, erityisesti tilanteissa, joissa on kyse uusien säännösten, kuten kotitoimistoasetuksen, nopeasta täytäntöönpanosta. Tällaisessa tapauksessa meidän oli käsiteltävä nopeasti 1500 työntekijän asiakirjat, mikä ei olisi ollut mahdollista perinteisillä paperipohjaisilla prosesseilla. Tämän prosessin hoitamiseen käytimme sisäisiä ratkaisuja, jotka on integroitu erityisesti kehitetyn sovelluksen avulla. Käyttöön otettiin julkaisuprosessi, jossa suorat esimiehet hyväksyivät asiakirjat ensin, ennen kuin ne lähetettiin työntekijöille ennalta määritellyillä allekirjoituspaikkamerkinnöillä.”
Miksi valitsitte eurooppalaisen allekirjoitusratkaisun ja mikä on GDPR:n merkitys?
Burger: “Toimimme energiantoimittajana, jolla on kriittinen infrastruktuuri erittäin säännellyllä alueella. Yksityisyys on meille äärimmäisen tärkeää, koska työskentelemme jatkuvasti henkilötietojen parissa. Siksi oli ratkaisevan tärkeää löytää palveluntarjoaja läheltä, mieluiten Itävallasta tai ainakin Euroopasta. Amerikkalaiseen palveluntarjoajaan olisi liittynyt liikaa epävarmuustekijöitä ja haasteita, sillä emme voi ottaa mitään riskejä. Siksi toimintalinjassamme keskitytään selkeästi eurooppalaisiin palveluntarjoajiin, jotta voimme varmistaa, että täytämme GDPR:n vaatimukset ja minimoimme tietosuojariskit.”
Mitä tietoturvaa ja vaatimustenmukaisuutta koskevia vaatimuksia ohjelmistoratkaisun on täytettävä yrityksessänne?
Burger: “ GDPR:n lisäksi muut standardit ovat meille erittäin tärkeitä, kuten ISO 271001. Tämä on meille erityisen tärkeää, koska olemme itse sertifioitu ja odotamme toimittajiemme täyttävän samat turvallisuusstandardit kuin me.” Tämä on erityisen tärkeää meille, koska olemme itse sertifioitu ja odotamme toimittajiemme täyttävän samat turvallisuusstandardit kuin me. Teemme myös säännöllisiä tietoturvatarkastuksia varmistaaksemme, että infrastruktuurimme on aina suojattu. Nämä tarkastukset tehdään vuosittain, jotta mahdolliset haavoittuvuudet voidaan havaita ja korjata ajoissa ennen kuin turvallisuuspoikkeamia tapahtuu, mikä voi tulla kalliiksi.”
“Monet tiedot toimitettiin paperilla, mikä johti aikaa vieviin manuaalisiin prosesseihin […] Led. Tämä mediahäiriö hidasti prosessejamme huomattavasti. Digitalisoimalla nämä prosessit ja ottamalla käyttöön digitaalisen allekirjoituksen pystyimme poistamaan tämän pullonkaulan ja lisäämään tehokkuutta.”
Dr. Franz Burger
Konsultti Sisällönhallinta ja yhteistyö
Millainen on digitaalisen allekirjoituksen ratkaisujen arviointiprosessi kokoisessanne yrityksessä?
Burger: “Meillä on jo useita eri ratkaisuja, mikä on opettanut meille, mitkä ominaisuudet ovat meille tärkeimpiä ja mitkä eivät anna meille tarvitsemaamme joustavuutta. Arvioidessamme mahdollisia myyjiä määrittelimme sen vuoksi erityisvaatimuksia, joihin kuuluivat muun muassa mahdollisuus siirtää allekirjoituksen paikanhaltijaa halutulla tavalla ja säätää skaalautumista sekä käyttäjien mahdollisuus määrittää joustavasti allekirjoitusroolinsa. Tätä emme löytäneet kaikkialta. Painotimme myös kykyä integroitua olemassa oleviin prosesseihin, erityisesti REST API:n kautta, jotta voimme varmistaa saumattoman integroinnin työnkulkuihimme. “
Mistä pidät erityisesti sproof signissa?
Hampurilainen: “Tuotetta usein käyttäville pääkäyttäjillemme tehdyn kyselyn jälkeen erityisesti käytettävyyttä korostettiin erityisen myönteisesti. Käyttöliittymä on intuitiivisesti suunniteltu, mikä yksinkertaistaa käyttäjien allekirjoitusprosessia. Se toimii sujuvasti myös liikkeellä, mitä työntekijämme arvostavat suuresti. Lisäksi he tarvitsivat vain vähän tai ei lainkaan koulutusta tuotteen käyttöön. Tämä minimoi merkittävästi koulutustarpeen ja oli meille suuri etu. Toinen myönteinen seikka on mahdollisuus määrittää allekirjoitusleimoja vapaasti. Näin voimme kattaa erilaisia vaatimuksia ja tukea yksittäisiä prosesseja. Muut allekirjoitusratkaisut eivät yksinkertaisesti ole pystyneet vastaamaan tähän haasteeseen.”
Onko sinulla ideoita sproof signin tulevista käyttötapauksista?
Burger: “Olemme parhaillaan testausvaiheessa, kun integraatio SAP:n kanssa toteutetaan tarjousprosessia varten. Tässä yhteydessä tarjoukset luodaan, hyväksytään ja allekirjoitetaan ennen niiden lähettämistä asiakkaalle. Tämä integraatio on jo perustettu, ja se otetaan käyttöön asteittain kesästä alkaen. Sisäinen HR-osastomme on todennäköisesti myös potentiaalinen asia. Meillä on noin 4 500 työntekijää, joista on huolehdittava. Tietenkin kaikki, mikä toimii digitaalisesti ja siirtyy pois paperista, on valtava vipuvoima.”
