U energetskoj industriji, koja igra središnju ulogu u osnovnoj opskrbi stanovništva, učinkovitost i sigurnost odlučujući su čimbenici. Svakodnevno se ovdje obrađuju ugovori o složenim procesima koji utječu kako na interne procese, tako i na suradnju s partnerima, dobavljačima i kupcima. Bilo da se radi o ugovorima o opskrbi električnom energijom, ugovorima o priključenju na mrežu ili sporazumima o suradnji – gotovo svaki poslovni proces zahtijeva potpisivanje dokumenata.

Bitan dio tih procesa je potpisivanje ugovora i drugih dokumenata – zadatak koji često zahtijeva vrijeme i resurse, ali je ključan za nesmetano poslovanje. U ovom blogu pokazat ćemo vam kako se digitalni potpis koristi za ugovore u energetskoj industriji – s praktičnim primjerom tvrtke Innsbrucker Kommunalbetriebe AG (IKB).

Tradicionalni ručni potpisi sve više dosežu svoje granice u energetskoj industriji.

Bez elektroničkih potpisa organizacije se suočavaju s nizom izazova i nedostataka:

• Visoki troškovi: Potreba za papirom, pisačima, tintom i prostorom za pohranu uzrokuje znatne troškove koji se dugoročno zbrajaju i opterećuju proračun.

• Vremenska izloženost: Postupci ručnog potpisivanja dugotrajni su i značajno usporavaju poslovanje fizičkim ispisom, potpisivanjem i vraćanjem dokumenata.

• Više zahtjeva za osobljem: Često su potrebni dodatni zaposlenici za koordinaciju procesa upravljanja dokumentima i potpisivanja, što uzrokuje dodatne troškove osoblja.

• Utjecaj na okoliš: Velika potrošnja papira doprinosi rasipanju resursa i ima negativan utjecaj na okoliš, što također može naštetiti održivom imidžu tvrtke.
  
• Rizik od krivotvorenja: Vlastoručni potpisi podložni su krivotvorenju i nude manju sigurnost i sljedivost u usporedbi s digitalnim potpisima.
  

Pomoću integriranog kalkulatora povrata ulaganja korisnici mogu sami izračunati koliko bi mogli uštedjeti korištenjem digitalnih potpisa. Alat jasno pokazuje uštede u područjima papira, tiska i administrativnih troškova te koliko vremena štedi digitalni proces. To tvrtkama daje jasnu predodžbu o financijskoj i vremenskoj dodanoj vrijednosti digitalnog potpisa i omogućuje im da donesu informiranu odluku o tome isplati li im se promjena.

Prednosti digitalnih potpisa u organizacijama kritične infrastrukture.

1. Smanjena potrošnja resursa: Prelazak na digitalne potpise štedi papir, materijal za ispis i smanjuje troškove. Manje administrativnog napora, niži troškovi materijala i bez potrebe za skladišnim prostorom zahvaljujući digitalnom arhiviranju rasterećuju tvrtke. Za dobavljače energije s mnogo dokumenata to znači ogromne prednosti i dugoročno poboljšava ekološku ravnotežu – dobro ekološki prihvatljivo rješenje.

2. Poboljšani i brži procesi: Digitalni potpisi omogućuju odobravanje i potpisivanje ugovora i važnih dokumenata u stvarnom vremenu, bez potrebe za slanjem fizičkih kopija poštom ili dogovaranjem sastanaka licem u lice. U industriji u kojoj su pravovremene odluke o održavanju, novoj gradnji ili ugovaranju ključne, digitalni potpisi mogu dramatično smanjiti vrijeme odgovora.

3. Pojednostavljena suradnja: Digitalni potpisi čine suradnju s vanjskim partnerima, kao što su dobavljači i podizvođači, mnogo lakšom i bržom. Partneri mogu biti pozvani na postupak potpisivanja e-poštom i odmah potpisati dokument, bez obzira na njihovu lokaciju, na zakonski usklađen način. Ta je fleksibilnost posebno dragocjena u energetskoj industriji, koja često uključuje složene mreže dionika.

Digitalno potpisivanje za vašu tvrtku – kako funkcionira?

4. Poboljšana sljedivost i transparentnost: Digitalni potpisi pružaju potpunu sljedivost i bilježenje svih koraka. Svaka radnja u dokumentu je dokumentirana, tako da proces ostaje transparentan. Komunalna poduzeća i mrežni operateri mogu vidjeti status svojih dokumenata u bilo kojem trenutku, smanjujući nesporazume i kašnjenja te pružajući jasnoću svim uključenim stranama.

5. Nachhaltig und umweltfreundlich: In Branchen mit hohem Dokumentenaufkommen trägt die digitale Signatur erheblich zum Umweltschutz bei. Sie reduziert den Papierverbrauch, schont Ressourcen und senkt den Energieverbrauch. Zudem wird sie in Zeiten von Homeoffice und globaler Zusammenarbeit unverzichtbar, da sie ortsunabhängige, schnelle und sichere Prozesse ermöglicht – ein Gewinn für Effizienz und Nachhaltigkeit.

6. Sigurnost i usklađenost: Digitalni potpisi nude visoku razinu sigurnosti i pouzdanosti. Dokumenti nisu samo šifrirani, već su i zaštićeni od neovlaštenog pristupa. Konkretno, kvalificirani elektronički potpis (QES) zadovoljava najviše zakonske standarde i pravno je ekvivalentan vlastoručnom potpisu, što ga čini posebno prikladnim za službene dokumente i ugovore te je u skladu s direktivama EU-a o elektroničkim potpisima.

Integracija digitalnih potpisa u europskim poduzećima

Die digitale Signatur findet bei Energieversorgern vielseitige Anwendung. Beispiele: Für neue Netzanschlussverträge eignet sich die QES, die einzige elektronische Signatur mit Rechtskraft wie eine handschriftliche Unterschrift. Sie erfüllt höchste Sicherheitsstandards und ist als Beweismittel vor Gericht anerkannt. Für weniger sensible Dokumente, wie Einwilligungserklärungen, reicht oft die FES, da hier keine so hohe rechtliche Absicherung erforderlich ist.

Mnoge tvrtke zaziru od digitalnih potpisa zbog straha od poteškoća s konverzijom. Međutim, platforme poput sproof signa olakšavaju prijelaz. Integracija s postojećim sustavima je besprijekorna, a korisnička sučelja omogućuju brzo uključivanje zaposlenika i kupaca.

Die Fastlane von sproof sign ermöglicht einen schnellen und rechtlich abgesicherten Signaturprozess und sorgt so für eine einfache und kundenfreundliche Abwicklung. Erfahren Sie mehr auf dieser Seite.

Sigurnost, zaštita podataka i dokazna vrijednost prioriteti su u ugovorima

Platforma osigurava najviše sigurnosne standarde u području zaštite podataka i sigurnosti podataka uz rješenje koje je u potpunosti usklađeno s GDPR-om i eIDAS-om . Svi podaci pohranjuju se isključivo u europskim podatkovnim centrima, a usklađenost sa zaštitom podataka osigurana je sveobuhvatnim ugovorom o obradi podataka (DPA). Redoviti nadzor i revizije osiguravaju kontinuiranu provjeru i optimizaciju IT sigurnosti kako bi se osigurala zaštita osjetljivih podataka u svakom trenutku.

Platforma sproof signa, jedan od vodećih pružatelja digitalnih potpisa, osigurava da

Moguće primjene i praktični primjeri

Postoje različiti standardi elektroničkog potpisa za ugovore i ugovore s dobavljačima energije, koji se mogu koristiti ovisno o slučaju upotrebe.

Slučajevi upotrebe iz energetske industrije za digitalne potpise u ugovorima i dokumentaciji:

• Ugovori o opskrbi električnom energijom

• Ugovori o opskrbi plinom

• Ugovori o radu

• Ugovori o nabavi

• Smjernice za usklađenost

• Revizijska dokumentacija

Standardi potpisivanja ugovora i dokumenata:

• Kvalificirani elektronički potpis (QES)

• Napredni elektronički potpis (FES)

Jednostavni elektronički potpis (EES): Ovaj oblik potpisa je najosnovniji i najmanje reguliran. Pogodan je za jednostavne transakcije gdje ne postoje visoki zakonski zahtjevi.

Napredni elektronički potpis (FES): FES pruža višu razinu sigurnosti jer zahtijeva jasnu identifikaciju potpisnika. Dovoljan je u mnogim poslovnim transakcijama i već zadovoljava visoke sigurnosne standarde.

Kvalificirani elektronički potpis (QES): QES je najsigurniji oblik elektroničkog potpisa i ispunjava najviše zakonske zahtjeve. Kvalificirani elektronički potpis ekvivalentan je vlastoručnom potpisu i stoga je posebno prikladan za ugovore koji zahtijevaju visoku razinu pravne zaštite.

Kao vodeći pružatelj infrastrukturnih usluga u Tirolu, Innbrucker Kommunalbetriebe (IKB) igra središnju ulogu u regiji. S više od 700 zaposlenika, IKB pouzdano opskrbljuje tisuće kućanstava i tvrtki energijom, vodom i drugim osnovnim uslugama. Kako bi svoje unutarnje i eksterne procese učinio učinkovitijima i modernijima, IKB je odlučio uvesti digitalne potpise i time dosljedno digitalizirati svoje procese.

“Jako nam se svidio način na koji smo radili zajedno, kao i fleksibilnost. Budući da se IKB zalaže za održivost i regionalnost, bilo je važno pronaći partnera u regionalnom okruženju. sproof sign također je uspio lako držati korak s vodećim američkim pružateljima usluga. Svidjelo nam se rješenje tvrtke sproof, posebno jednostavnost korištenja i mogućnosti integracije. Osjećali smo se vrlo dobro zbrinuti kada je u pitanju zaštita podataka i usklađenost s europskim direktivama.” – Dipl.-Ing. Gerhard Fichtl, voditelj IT-a u Innsbrucker Kommunalbetriebe AG (IKB)

znak sproof kao važan sastavni dio strategije digitalizacije opskrbljivača energijom sa sjedištem u Innsbrucku

IKB slijedi jasne ciljeve uvođenjem digitalnih potpisa: manja potrošnja papira, automatizirani procesi potpisivanja i 100% zakonski usklađeno rješenje. Tim se mjerama promiče način rada kojim se štede resursi i pojednostavljuju procesi. Integracija API-ja olakšala je integraciju platforme u postojeće tijekove rada. Digitalni potpisi lako su se koristili interno i eksterno, štedeći vrijeme i resurse. Implementacija prilagođena korisniku omogućila je IKB-u brzu digitalizaciju procesa i time povećanje učinkovitosti i održivosti – važan korak u budućnost.

Zaključak: Učinkovito, održivo i sigurno poslovanje s digitalnim potpisom

Digitalni potpisi na ugovorima nezamjenjiva su investicija u budućnost za opskrbljivače energijom . Omogućuju značajno povećanje učinkovitosti upravljanja ugovorima, smanjuju troškove i aktivno doprinose zaštiti okoliša. Iskustvo IKB-a pokazuje da jednostavna implementacija i GDPR-usklađena platforma omogućuju digitalnu transformaciju koja ne samo da poboljšava procese, već i dugoročno jača ekološku ravnotežu tvrtke.