I fatti più importanti in breve
- Certezza giuridica: i mandati SEPA digitali sono pienamente validi dal punto di vista legale in conformità al regolamento eIDAS (FES o QES).
- Niente più digitazione: trasferimento digitale dei dati anziché inserimento manuale di scansioni illeggibili
- Velocità: la raccolta e la firma richiedono meno di 2 minuti con Fastlane.
- Potenza ibrida: sproof Fastlane colma il divario tra carta e digitale, semplicemente scansionando un codice QR sui documenti fisici.
- Best practice: scoprite come il fornitore di servizi energetici e infrastrutturali Salzburg AG ha ottimizzato il suo servizio clienti attraverso la trasformazione digitale.
Perché i processi SEPA tradizionali rallentano la vostra attività
La raccolta manuale delle autorizzazioni all’addebito diretto è un’enorme perdita di tempo e una reliquia del mondo analogico. Il processo tradizionale – stampare, spedire per posta, firmare a mano, scannerizzare e rispedire per e-mail – non solo è noioso per i vostri clienti, ma causa anche enormi spese amministrative:
- Fonte di errore nel trasferimento dei dati: IBAN, nome e riferimento del mandato devono essere trasferiti manualmente dalle scansioni (spesso illeggibili) al sistema ERP o contabile. Questa operazione è soggetta a errori e costosa.
- Elevati tassi di cancellazione: Ogni interruzione dei mezzi di comunicazione, come il passaggio in tipografia o nella buca delle lettere, è un ostacolo che induce i clienti ad abbandonare il processo.
- Congestione burocratica: la calligrafia illeggibile comporta lunghi cicli di correzione e ritarda il processo di pagamento, il che grava direttamente sulla vostra liquidità e impegna preziose risorse amministrative che potrebbero essere utilizzate per attività più produttive.
Mandati SEPA digitali per processi di pagamento moderni
Il passaggio a un processo parzialmente o completamente digitale offre molti più vantaggi della semplice eliminazione della carta. Gli effetti positivi si estendono a tutta la catena del valore.
Gli effetti positivi ottimizzano l’intera amministrazione:
- Tempi di elaborazione significativamente più brevi: I mandati vengono finalizzati in pochi minuti anziché in giorni.
- Riduzione degli errori grazie all’inserimento verificato dei dati: Poiché i clienti inseriscono i loro dati in modo digitale in campi modulo predefiniti, non ci sono errori di trasmissione durante la digitazione. Gli ausili di convalida garantiscono che solo i mandati completi e correttamente formattati entrino nel vostro sistema.
- Tasso di completamento (tasso di conversione) più elevato: Più semplice è il processo di firma, più basso è il tasso di cancellazione.
- Riduzione significativa dei costi: si risparmia sui costi di spedizione, stampa e archiviazione, nonché sul tempo di lavoro prezioso per l’inserimento manuale dei dati.
- Gestione centralizzata e a prova di audit: tutti i mandati sono archiviati digitalmente, sono immediatamente reperibili e sono documentati in modo conforme alla legge grazie a una traccia di audit continua.
- Esperienza moderna per i clienti: offrite ai vostri clienti un servizio moderno e facile da usare, senza discontinuità con i media.
Particolarmente flessibile: questo processo digitale può essere utilizzato anche in forma ibrida.
Se inviate ancora documenti cartacei, potete semplicemente stampare un codice QR. I vostri clienti lo scannerizzeranno e entreranno immediatamente nel flusso della firma digitale: il ponte perfetto tra la posta analogica e l’efficienza digitale. Questo trasforma un processo lento e cartaceo in un processo digitale standard.
Come viene emesso un mandato di addebito diretto SEPA in formato digitale?
Se utilizzate una soluzione di firma digitale come sproof, potete automatizzare l’intero processo di emissione di un mandato utilizzando un modello e offrendo ai vostri clienti una soluzione ibrida.
Quando si crea un mandato di addebito diretto SEPA, il documento deve contenere alcune informazioni obbligatorie. Queste includono:
- Nome del debitore (titolare del conto:in)
- Indirizzo del debitore
- IBAN del debitore
- Nome del beneficiario (creditore)
- Numero di identificazione del creditore (Creditor ID)
- Riferimento del mandato (identificazione univoca del mandato)
- Tipo di mandato (addebito diretto una tantum o addebito diretto ricorrente)
- Riferimento al diritto al rimborso (ad es. “Posso entro 8 settimane…”)
- Data del mandato
- Firma del debitore
Senza queste informazioni, il mandato non può essere elaborato dalle banche.
sproof Fastlane consente di integrare perfettamente questi processi nel design aziendale. Dopo la firma, i dati vengono trasferiti direttamente in formato digitale, rendendo completamente superflua la digitazione manuale.
Il principio è semplice:
- Preparare: Si prepara un contratto o un modulo in sproof sign e si inserisce un codice QR sul documento.
- Spedizione: Il documento sarà inviato ai vostri clienti tramite il consueto servizio postale.
- Firma digitale: Il cliente scansiona il codice QR con il proprio smartphone. Il processo di firma inizia immediatamente, senza bisogno di registrarsi o accedere.
- Finalizzazione: Con pochi clic, il contratto viene firmato legalmente e restituito in modo sicuro alla vostra azienda.
La base giuridica: è valida?
Sì, un mandato di addebito diretto SEPA digitale è soggetto al regolamento eIDAS nell’UE. Sebbene la forma testuale sia sufficiente per molti mandati, le banche spesso richiedono la forma scritta per ridurre al minimo i rischi. La firma elettronica qualificata (QES) è equivalente al 100% a una firma autografa e offre il massimo valore probatorio in tribunale. In pratica, la Firma Elettronica Avanzata (AES) si è affermata come una via di mezzo efficiente per le transazioni di pagamento standard. La certezza del diritto e la velocità non si escludono a vicenda.
Best practice: Salzburg AG
Domande frequenti sull’argomento
- Che cos’è un mandato di addebito diretto SEPA?
Un mandato di addebito diretto SEPA è l’autorizzazione legale data da un cliente a un’azienda per riscuotere gli importi dovuti direttamente dal suo conto bancario. Serve anche come istruzione alla banca per eseguire il pagamento. - Un mandato SEPA elettronico è legalmente valido?
Sì, un mandato SEPA elettronico è giuridicamente pienamente efficace, purché sia conforme agli standard eIDAS. Grazie alle firme digitali (FES o QES) e a un protocollo di verifica a prova di falsificazione, l’identità del firmatario è ancora più facile da dimostrare rispetto alla carta. Le banche accettano questi e-mandati in modo generalizzato, in quanto soddisfano i requisiti del Consiglio europeo per i pagamenti. - Le banche accettano i mandati digitali?
Sì, a condizione che lo standard di firma (FES o QES) dimostri l’autenticità del firmatario al di là di ogni dubbio. - Il cliente deve creare un account sproof per la firma?
No. I vostri clienti possono firmare il mandato direttamente tramite il link che ricevono o dopo aver scansionato il codice QR. Non è richiesta la registrazione o la creazione di un account con sproof, il che mantiene il tasso di cancellazione estremamente basso. - Cosa succede al documento dopo che è stato firmato?
Non appena tutte le parti hanno firmato, sia voi che i vostri clienti ricevete automaticamente il documento firmato in formato PDF via e-mail. I dati possono anche essere trasferiti direttamente al vostro sistema principale (ad esempio ERP o contabilità) tramite un’interfaccia. - Il mandato digitale è archiviato a prova di audit?
Sì, ogni documento firmato tramite sproof contiene una traccia di audit a prova di manomissione. Insieme al certificato digitale, questo soddisfa tutti i requisiti per l’archiviazione a prova di audit e fornisce una catena di prove ininterrotta. - Possono firmare anche i clienti aziendali (B2B)?
Sì, assolutamente. sproof Fastlane è ideale per i processi B2B. Anche i rappresentanti autorizzati o i firmatari autorizzati delle aziende possono firmare digitalmente i mandati commerciali SEPA in modo legalmente sicuro – se lo si desidera, anche con la firma elettronica qualificata (QES), che è legalmente equivalente a una firma autografa.
Altri casi d’uso: posizionare il Fastlane dove i casi d’uso lo richiedono →
