In sintesi

Si prega di notare:

• I documenti firmati esclusivamente con sproof sign sono sempre validi, in qualsiasi ordine
• Le firme non possono essere combinate a piacere (vedi tabella).
• Se tutte le fasi di lavoro sono gestite in modo digitale, non c’è alcuna interruzione dei supporti.
• L’utilizzo di uno strumento di firma digitale contribuisce alla digitalizzazione della rete aziendale e all’introduzione di un processo conforme.
• Con sproof sign, chiunque può essere invitato a firmare e firmare gratuitamente; solo la persona che vi invita a firmare paga.
• Poiché la firma digitale è incorporata nel documento PDF, la validità della firma digitale è indipendente dalla piattaforma e può essere verificata da qualsiasi centro di verifica, indipendentemente dallo sproof.
• Se un documento firmato digitalmente viene stampato, perde la sua validità legale e la sua verificabilità.

Interazione di firme

Esistono diversi tipi di firma digitale che vengono utilizzati nella pratica e c’è la ben nota firma manuale. Tuttavia, se questa deve essere applicata a un documento digitale, può essere un po’ più complicato.

Il documento digitale deve essere prima stampato per poter essere firmato a mano. Una volta apposta la firma analogica, il documento deve essere scansionato per poter essere inviato in forma digitale. Questa operazione viene definita media break (digitale – analogico – digitale).

Immagine della firma – firma elettronica semplice

Tuttavia, se si firma digitalmente, si può evitare la discontinuità dei supporti e risparmiare tempo. Se, ad esempio, si aggiunge al documento un’immagine della firma (con l’aiuto di uno strumento di modifica delle immagini), si parla di firma elettronica semplice (EES).

La firma digitale è invisibile

Per poter firmare con firme avanzate (FES) o qualificate (QES), è necessario uno strumento come sproof sign. Dopo aver posizionato la carta di firma sul documento, il PDF viene dotato di una firma digitale.

Le firme digitali non possono essere stampate

Le firme digitali sono create in modo puramente digitale. Le informazioni necessarie per verificare una firma digitale NON sono attaccate visivamente al documento (in teoria, le firme digitali possono anche essere “invisibili”) e vengono perse quando il documento viene stampato e scansionato nuovamente. Inoltre, la firma digitale viene creata solo per una versione specifica del documento. Non appena il documento viene modificato, la firma digitale non è più valida. Tuttavia, è possibile applicare più firme digitali a un documento PDF. Anche questo è supportato da sproof sign. sproof sign utilizza solo firme digitali e offre la possibilità di scegliere tra una firma avanzata e una qualificata.

Combinazioni di firme: EES – FES – QES

La tabella seguente mostra alcuni esempi di possibili combinazioni delle varie firme digitali, come EES, FES o QES. Le firme vengono applicate in sequenza al documento.

Le firme digitali inserite una dopo l’altra in un documento sono valide, poiché sono sempre collegate al documento e la sequenza viene salvata. Non appena un documento firmato digitalmente viene successivamente modificato, ad esempio inserendo un’immagine con la firma, la firma digitale creata in precedenza, ad esempio la firma del cellulare, perde la sua validità. Anche se un documento già firmato con la firma del cellulare viene stampato e firmato a mano, la firma digitale perde automaticamente la sua validità.