Omslachtige contractprocessen behoren tot het verleden – maar hoe werkt het om contracten eenvoudig en veilig online te ondertekenen? In dit artikel leer je hoe je contracten online kunt ondertekenen of hoe je handtekeningen op het web kunt verkrijgen. Wat is belangrijk, wat zijn de kwaliteitscriteria? Maar een “spoiler” vooraf: Eenvoudig en veilig kunnen werken, maar hoeven niet samen te gaan.

De elektronische handtekening blijft

Het is een kwestie van houding. Het ondertekenen van een document heeft een bepaalde esthetische component. Je bezegelt een beslissing met iets heel persoonlijks: je eigen handgeschreven handtekening. Deze handtekening wordt vaak jarenlang ingestudeerd en verfijnd en blijft in de meeste gevallen onveranderd gedurende het hele zakelijke leven. Vaak wordt de analoge ondertekening van een document geassocieerd met een vergadering, zijn er meerdere contractpartijen en heeft het vaak iets gezelligs. Je ontmoet elkaar, schudt elkaar de hand, ondertekent een document en slaat het vervolgens op in een min of meer beveiligd archief. Meestal zijn de mensen tevreden en gaan ze weer ieder hun eigen weg.

De andere kant van de medaille is duidelijk. Ongeacht of je interne handtekeningprocessen of externe processen in kaart wilt brengen. Er zijn zeer veel middelen voor nodig, die met behulp van de digitale handtekening verspild kunnen worden.
De digitalisering van besluitvormingsprocessen is zelfs al doorgedrongen tot zeer “lang gevestigde” industrieën en bedrijfssectoren. In de particuliere context is de elektronische ondertekening van contracten al enige tijd wijdverspreid en wordt deze in veel Europese landen ondersteund door eIdentity providers van de overheid.

Volgens het onderzoek komt de integratie van handtekeningoplossingen in de bedrijfscontext heel vaak van individuele stemmen in het bedrijf die al lang bekend zijn met de voordelen van elektronische handtekeningen in de privésfeer. Veel online overheidsdiensten stellen burgers in staat om contracten digitaal te ondertekenen. Uiteindelijk betekent dit dat ondernemers ook de voordelen van deze online handtekeningoplossingen willen voor het verwerken van contracten in hun eigen bedrijven.

Hoe werkt de digitale handtekening?

Er zijn steeds meer nieuwe, vaak kleine en gratis freeware signature tools die op het internet circuleren en vaak de registratie en het gebruik erg laagdrempelig houden. Het werkt zoals grotere tools: Je hebt een digitaal document lokaal opgeslagen, uploadt het naar een webbrowser-tool en ondertekent het. Met sommige tools kan het document ook gedownload worden om het daarna door te sturen. Aan de andere kant zijn er complexe handtekeningplatforms die vaak geïntegreerd zijn in een uitgebreid documentbeheersysteem of CRM- of ERP-systeem. Dit maakt ook de veel complexere ondertekening door derden of ondertekening op afstand mogelijk. Dit betekent dat ik ook een zelfondertekend document kan vrijgeven voor ondertekening, complexe handtekeningsequenties en workflows kan definiëren, enz.

Vooral in de professionele omgeving worden oplossingen die specifiek gespecialiseerd zijn in het uitgebreid ondertekenen van PDF-documenten en die de hoogste veiligheidsnormen en vooral een zeer eenvoudige gebruikersbegeleiding mogelijk maken, steeds populairder. Het digitaal ondertekenen van PDF-documenten via de webbrowser kan in principe worden onderverdeeld in drie essentiële componenten.

Contractbeheer

Zoals gezegd is de kloof hier groot. De minimale criteria voor een webtool is de mogelijkheid om documenten te uploaden (in de meeste toepassingen worden bestanden automatisch geconverteerd naar het gangbare PDF-formaat) en na ondertekening weer te downloaden of zo veilig mogelijk op te slaan. Uitgebreide tools maken ook intelligent beheer en overzicht van alle belangrijke documenten op een centrale locatie mogelijk.

De digitale handtekening van documenten

Het kernelement van alle tools voor online handtekeningen is de toepassing van de digitale handtekening op een contractdocument. Het toepassen van een geldige digitale handtekening op een PDF-document is een technisch proces dat duidelijk moet worden onderscheiden van het simpelweg invoegen van een afbeelding van een handmatige handtekening zonder verdere technische maatregelen!

Een geldige digitale handtekening maakt het met name mogelijk om latere wijzigingen in het document te detecteren. Dit is niet het geval bij het eenvoudig invoegen van afbeeldingen.

Technisch gezien is bij een digitale handtekening de inhoud van het document vast verbonden met de bijgevoegde handtekening. In dit geval is het visuele uiterlijk van de handtekening op het document vooral informatief en niet relevant voor de (technische) geldigheid. sproof sign ondersteunt bijvoorbeeld het invoegen van afbeeldingen van een handtekening of de handmatige handtekening op het scherm, maar creëert ook een volledige digitale handtekening op de achtergrond.

Een ander stadium van digitale handtekeningen zijn gekwalificeerde digitale handtekeningen. In deze gevallen wordt de ondertekenaar geverifieerd door een vertrouwensdienstverlener. Dit zijn organisaties die een uitgebreide identiteitscontrole van een persoon of organisatie uitvoeren en de identiteit koppelen aan de handtekening tijdens het digitaal ondertekenen. Dit betekent dat gekwalificeerde digitale handtekeningen een speciale juridische status hebben die gelijkwaardig is aan een handgeschreven handtekening.

Beheer van handtekeningen en workflows

Het volledige potentieel van handtekeningplatforms wordt duidelijk wanneer het aankomt op het veilig en conform verzenden van handtekeningverzoeken naar anderen. Met sproof sign is het bijvoorbeeld mogelijk om verschillende taken (zoals het ondertekenen van documenten, het bekijken van documenten, het doorsturen van documenten) aan verschillende mensen te delegeren. De communicatie vindt enerzijds plaats binnen de WebApp en anderzijds ook via communicatie via e-mailverkeer. Er kan dus niets verloren gaan. Geautomatiseerd delegeren maakt het ook eenvoudiger om handtekeningprocessen te beheren en deadlines en termijnen te halen. Daarnaast is het mogelijk om vertegenwoordigers te definiëren, out-of-office berichten in te stellen, handtekeningsequenties te specificeren en de standaard te definiëren waarmee handtekeningen moeten worden gezet.

Kwaliteit voorop. – De kwaliteitscriteria van webgebaseerde handtekeninghulpmiddelen

De voordelen van de digitale handtekening zijn zeer divers. Hier volgt een lijst met de belangrijkste kwaliteitskenmerken van geavanceerde tools voor e-handtekeningen:

Beschikbaarheid en beveiliging van de cloud

Online contracten zijn altijd en overal beschikbaar, zolang je toegang hebt tot internet. 24/7 beschikbaarheid is het grote voordeel van veilige cloudoplossingen. Er moet echter goed op worden gelet dat er wordt vertrouwd op een veilige en beveiligde opslagomgeving, beschermd tegen ongeautoriseerde toegang, verlies en misbruik. Voor cloudapplicaties is het vooral belangrijk om ervoor te zorgen dat de tool 100% gehost wordt op Europese servers.

Bindende aard van digitale handtekeningen

Daarnaast moet er aandacht worden besteed aan hoe men de eigen identiteit kan of moet bewijzen. Een eenvoudige elektronische handtekening (EES) biedt geen wettelijke bescherming en mag nooit worden gebruikt voor handtekeningen in een bedrijfscontext. Voor het hoogste beveiligingsniveau moet de gekwalificeerde elektronische handtekening (QES) worden gebruikt, die in Europa de maatstaf is volgens de eIDAS-verordening. In feite is de keuze van de leverancier van handtekeningen van bijzonder belang en is een zekere basiskennis van de drie verschillende handtekeningstandaarden vereist om de use cases in je eigen bedrijf zo goed mogelijk in kaart te kunnen brengen.

Bijgevoegde elektronische handtekeningen controleren

Een ander groot voordeel is dat e-handtekeningen voor altijd en altijd verifieerbaar zijn. De informatie over elke stap van het ondertekeningsproces – van begin tot eind – inclusief de bijgevoegde handtekeningen en de unieke identiteit van de ondertekenaars is voor altijd onlosmakelijk verbonden met het pdf-document. Uitgebreide oplossingen voor e-handtekeningen (zoals sproof sign) maken verificatie direct op het platform mogelijk.

Samenwerking

Ondertekening is een teamaangelegenheid. Onderteken intern of verkrijg goedkeuringen van externe belanghebbenden. Het belangrijkste is de mogelijkheid om je team heel eenvoudig te beheren met een beheerdersaccount. Het moet heel eenvoudig zijn om nieuwe gebruikers toe te voegen en de pool van beschikbare ondertekeningseenheden moet heel eenvoudig te vergroten zijn.

Naleving

Het is een verplichting voor bedrijven om te voldoen aan de geldende wet- en regelgeving, vooral met betrekking tot veilige en wettelijk conforme opslag van documenten en gegevens in de Europese ruimte. Enkele tools (zoals sproof sign) vertrouwen op de zeer hoge PDF/A-documentstandaard.

Resultaat

Het is tijd om te ondertekenen. Webgebaseerde diensten voor elektronische handtekeningen zijn een interessante en nuttige manier om bedrijfsactiviteiten te vereenvoudigen en tijd en moeite te besparen. In een zakelijke context is het belangrijk dat het voldoet aan alle relevante vereisten voor de betreffende use case.