Gegevensbeschermingsbepalingen over de website sproof.com

1. inleiding

De bescherming van uw persoonsgegevens is voor ons van groot belang. Daarom verwerken wij uw persoonsgegevens in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving inzake de bescherming, de rechtmatige verwerking en de geheimhouding van persoonsgegevens, in het bijzonder overeenkomstig de Oostenrijkse wet op de gegevensbescherming (hierna „DSG“ genoemd), de Algemene Verordening Gegevensbescherming (hierna „AVG“ genoemd) en de Telecommunicatiewet 2021 (hierna „TKG 2021“ genoemd).

Uit de onderstaande informatie kunt u opmaken hoe wij uw persoonsgegevens verwerken wanneer u onze website (www.sproof.com) (hierna „website“ genoemd) gebruikt.

Dit privacybeleid is van toepassing op de website www.sproof.com. De webapplicatie sign.sproof.com is technisch gescheiden; er vindt geen geautomatiseerde gegevensuitwisseling tussen de sites plaats.

2. Naam en contactgegevens van de verwerkingsverantwoordelijke

sproof GmbH (hierna „sproof“ of „wij“) is verantwoordelijk voor de gegevensverwerking op deze website.

sproof GmbH Urstein Süd 19/2

A-5412 Puch bij Hallein

Oostenrijk

E-mail: privacy@sproof.com

3. gegevensverwerking

Bij het leveren van onze diensten, in het bijzonder onze website en de aanbiedingen die op onze website beschikbaar worden gesteld, verwerken wij persoonsgegevens van gebruikers van onze website en van gebruikers die gebruik maken van ons online aanbod. De specifieke gegevensverwerkingen worden hieronder beschreven:

3.1. Gegevensverwerking Websitegebruik

De volgende persoonlijke gegevens worden automatisch verwerkt wanneer u onze website bezoekt:

• Protocolgegevens;
• IP-adres (in verkorte/geanonimiseerde vorm);
• Type en versie van uw webbrowser;
• Gegevens over uw apparaat (bijv. apparaat-ID);
• Datum en tijdstip van het bezoek aan onze website of de subpagina’s;
• Website van waaruit u onze website bezoekt (referrer URL).

Doel van de verwerking: De verwerking heeft tot doel u de aanbiedingen op onze website ter beschikking te stellen, de veiligheid en stabiliteit van onze IT-infrastructuur te waarborgen, geanonimiseerde analyses uit te voeren met het oog op optimalisatie, en het mogelijk te maken onze website te raadplegen.

Bewaartermijn: De loggegevens worden in principe 30 dagen bewaard. Bij een veiligheidsgerelateerde gebeurtenis (bijv. een DDoS-aanval of een inbraakpoging) worden de gegevens bewaard totdat de gebeurtenis volledig is opgehelderd en verholpen.

Rechtsgrondslag: De rechtsgrondslag voor de verwerking van deze gegevens is ons gerechtvaardigd belang overeenkomstig artikel 6, lid 1, onder f), van de AVG. Ons gerechtvaardigd belang bestaat erin onze website gebruiksvriendelijk te maken, deze voortdurend te verbeteren, de door u opgevraagde inhoud veilig en foutloos aan u ter beschikking te stellen en de veiligheid van onze IT-infrastructuur te waarborgen (met name ter afweer en documentatie van aanvallen en storingen).

Verstrekking van de gegevens: Het verstrekken van deze gegevens is technisch noodzakelijk. Zonder deze gegevens kunnen wij u de opgevraagde inhoud van de website niet ter beschikking stellen.

3.2. Gegevensverwerking, contactverzoeken en communicatie

Gebruik van Atlassian (Jira Service Desk / Confluence)

U kunt rechtstreeks per e-mail of via onze formulieren contact met ons opnemen. Voor een efficiënte afhandeling en structurering van klantvragen maken we gebruik van systemen van onze IT-dienstverlener Atlassian (Atlassian Pty Ltd, Level 6, 341 George Street, Sydney NSW 2000, Australië).

• Doel: het beantwoorden en archiveren van contactverzoeken, supporttickets en klantcommunicatie.
• Rechtsgrondslag: De verwerking is gebaseerd op ons gerechtvaardigd belang (art. 6, lid 1, onder f AVG) bij een snelle en professionele communicatie, en – voor zover uw verzoek gericht is op het sluiten of uitvoeren van een overeenkomst – op het nemen van precontractuele maatregelen of de uitvoering van de overeenkomst (art. 6, lid 1, onder b, AVG).
• Doorgifte naar derde landen: Atlassian is gevestigd in Australië en maakt gebruik van servers over de hele wereld (o.a. in de VS). De gegevensoverdracht is gewaarborgd door het sluiten van EU-modelcontractbepalingen (Standard Contractual Clauses – SCC) overeenkomstig artikel 46, lid 2, onder c), van de AVG.

Gebruik van Google Workspace en Gmail

Voor onze interne en externe e-mailcommunicatie maken we gebruik van Google Workspace, een dienst van Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Ierland.

• Verwerkte gegevens: naam, e-mailadres, metagegevens van de communicatie, evenals de inhoud en bijlagen van uw e-mails.
• Rechtsgrondslag: uitvoering van een overeenkomst of het nemen van maatregelen voorafgaand aan het sluiten van een overeenkomst (art. 6, lid 1, onder b, AVG) en ons gerechtvaardigd belang bij een moderne, veilige en efficiënte kantoor- en communicatie-infrastructuur (art. 6, lid 1, onder f, AVG).
• Doorgifte naar derde landen: Google verwerkt gegevens in bepaalde gevallen ook in derde landen buiten de EU (met name de VS). Google LLC is gecertificeerd onder het EU-VS-kader voor gegevensbescherming. Daarnaast wordt de verwerking gewaarborgd door de standaardcontractbepalingen van de EU.
• Bewaartermijn: Wij verwijderen e-mails en de daarin opgenomen gegevens zodra deze niet langer nodig zijn voor communicatiedoeleinden en er geen wettelijke (met name op het gebied van het vennootschaps- en belastingrecht) bewaarplichten zijn die verwijdering in de weg staan.

Gebruik van HubSpot

Wij maken gebruik van het CRM-systeem van HubSpot (HubSpot, Inc., 25 First Street, 2nd Floor, Cambridge, MA 02141, VS) voor het beheer van onze klantrelaties, voor documentatie en voor het optimaliseren van onze verkoop- en communicatieprocessen.

• Verwerkte gegevens: Afhankelijk van het communicatiekanaal verwerken wij stamgegevens, contactgegevens, e-mailgeschiedenis, aantekeningen bij telefoongesprekken of videoconferenties en, indien van toepassing (alleen na voorafgaande toestemming), transcripties of opnames van onlinevergaderingen.
• Rechtsgrondslagen:
  • Toestemming (art. 6, lid 1, onder a), AVG) in samenhang met § 165, lid 3, TKG 2021: Voor het actief opnemen van geluid en beeld tijdens telefoongesprekken of videovergaderingen vragen wij altijd vooraf uw uitdrukkelijke, vrijwillige toestemming.
  • Gerechtvaardigd belang (art. 6, lid 1, onder f, AVG): Voor het vastleggen van schriftelijke chats, e-mails en klantgeschiedenis in het CRM-systeem met het oog op een efficiënte B2B-klantenservice en een foutloze toewijzing van aanvragen.
• Doorgifte naar derde landen: HubSpot slaat gegevens onder andere op in de VS. HubSpot, Inc. is gecertificeerd volgens het EU-VS-kader voor gegevensbescherming. Bovendien wordt het niveau van gegevensbescherming gewaarborgd door de standaardcontractbepalingen van de EU.
• Intrekking & verwijdering: U kunt een gegeven toestemming voor het opnemen te allen tijde met werking voor de toekomst intrekken (bijvoorbeeld per e-mail aan privacy@sproof.com). De opnames worden onmiddellijk gewist zodra het doel is bereikt of bij intrekking, voor zover dit niet in strijd is met wettelijke bewaarplichten.

3.3. Gegevensverwerking Beheer van sollicitanten

Als u bij ons solliciteert (via e-mail of via een sollicitatieportaal), verwerken wij de volgende gegevens:

• Basisgegevens (naam, geboortedatum, nationaliteit);
• Contactgegevens (adres, e-mailadres, telefoonnummer);
• Sollicitatiegegevens (cv, diploma’s, motivatiebrief, opleidingen, werkervaring);
• Eventueel aantekeningen van sollicitatiegesprekken.

Uw sollicitatiegegevens worden niet doorgegeven aan onbevoegde derden buiten ons bedrijf.

• Doel van de verwerking: het uitvoeren en afhandelen van de sollicitatieprocedure en het opstellen van een arbeidsovereenkomst.
• Rechtsgrondslag: het uitvoeren van precontractuele maatregelen (art. 6, lid 1, onder b, AVG) en het nakomen van wettelijke verplichtingen in het kader van de aanmelding bij de sociale verzekering in geval van een dienstverband (art. 6, lid 1, onder c, AVG).
• Bewaring van gegevens (talentpool): Indien wij uw sollicitatie willen bewaren voor toekomstige vacatures, vragen wij hiervoor uw uitdrukkelijke toestemming overeenkomstig artikel 6, lid 1, onder a), van de AVG.
• Bewaartermijn: In geval van afwijzing worden uw sollicitatiegegevens bewaard ter afweer van eventuele vorderingen (bijvoorbeeld op grond van de wet inzake gelijke behandeling – GlBG) gedurende een periode van 6 maanden na afloop van de sollicitatieprocedure, waarna ze worden gewist. Indien u toestemming hebt gegeven voor het bewaren van uw gegevens in ons bestand, verwerken wij uw gegevens totdat u deze toestemming intrekt, met een maximum van 2 jaar. U kunt uw toestemming voor het bewaren van uw gegevens in ons bestand te allen tijde intrekken door een e-mail te sturen naar privacy@sproof.com.

3.4. Nieuwsbrief gegevensverwerking

Als u zich aanmeldt voor onze nieuwsbrief, verwerken wij:

• Uw naam (om u persoonlijk aan te spreken);
• Uw e-mailadres.

Voor de aanmelding voor de nieuwsbrief maken we gebruik van de zogenaamde double-opt-in-procedure. Nadat u zich op onze website hebt aangemeld, ontvangt u een bevestigingsmail om te verifiëren dat u de eigenaar bent van het e-mailadres.

• Rechtsgrondslag: uw uitdrukkelijke toestemming overeenkomstig artikel 6, lid 1, onder a), van de AVG in samenhang met § 165, lid 3, van de TKG 2021.
• Verwerker: De gegevens worden doorgegeven aan onze IT-dienstverlener voor de verzending van de nieuwsbrief (gevestigd binnen de EU). Er is een overeenkomst voor gegevensverwerking gesloten overeenkomstig artikel 28 van de AVG.
• Afmelden & herroeping: U kunt uw toestemming te allen tijde kosteloos herroepen met werking voor de toekomst. Gebruik hiervoor de afmeldlink onderaan elke nieuwsbrief of stuur ons een e-mail naar privacy@sproof.com. Uw gegevens worden dan onmiddellijk uit de mailinglijst verwijderd. De rechtmatigheid van de gegevensverwerking die tot aan de intrekking heeft plaatsgevonden, blijft onaangetast.

3.5. Gegevensverwerking, sociale media en videodiensten

Plug-ins voor sociale media

We hebben op onze website geen actieve socialemedia-plugins of -knoppen geïntegreerd die al bij het laden van de pagina gegevens naar socialemedia-netwerken doorsturen. Eventuele links naar onze socialemedia-profielen (bijv. LinkedIn, X) zijn als gewone hyperlinks geïmplementeerd.

Videodienst Vimeo

Op onze website integreren we video’s via het platform „Vimeo“. De aanbieder is Vimeo.com, Inc., 330 West 34th Street, 5th Floor, New York, New York 10011, VS.

• Verwerkte gegevens: IP-adres, technische apparaat- en browserinformatie, de bezochte URL en interactiegegevens (bijvoorbeeld of een video is gestart of gepauzeerd). Als u bent ingelogd op uw Vimeo-account, kan Vimeo uw surfgedrag rechtstreeks aan uw persoonlijke profiel koppelen.
• Rechtsgrondslag: De gegevensverwerking vindt uitsluitend plaats op basis van uw toestemming overeenkomstig artikel 6, lid 1, onder a), van de AVG in samenhang met § 165, lid 3, van de TKG 2021. Video’s worden pas geladen en gegevens worden pas verzonden wanneer u actief toestemming hebt gegeven voor de activering via onze cookiebanner of onze videospeler met twee klikken.
• Doorgifte naar derde landen: Vimeo Inc. is gecertificeerd volgens het EU-VS-kader voor gegevensbescherming (DPF). Daarnaast hebben we een verwerkersovereenkomst gesloten op basis van de standaardcontractbepalingen van de EU.

3.6. Gegevensverwerking, cookies en toestemmingsbeheer

Op onze website maken we gebruik van cookies en soortgelijke technologieën (bijvoorbeeld lokale opslag). Cookies zijn kleine tekstbestanden die uw browser op uw apparaat opslaat.

We maken onderscheid tussen:

1. Absoluut noodzakelijke (technische) cookies: deze zijn nodig om de basisfuncties van de website te kunnen aanbieden (bijvoorbeeld het opslaan van uw cookievoorkeuren). Deze worden zonder toestemming verwerkt op basis van ons gerechtvaardigd belang (art. 6, lid 1, onder f AVG) in combinatie met § 165, lid 3 TKG 2021.
2. Cookies waarvoor toestemming vereist is (analyse, marketing, media): Deze worden pas geladen wanneer u ons uw uitdrukkelijke toestemming hebt gegeven (art. 6, lid 1, onder a) AVG in combinatie met § 165, lid 3 TKG 2021).

U kunt de door u gegeven toestemmingen te allen tijde aanpassen of intrekken via onze geïntegreerde tool voor toestemmingsbeheer (cookiebanner).

3.7. Gegevensverwerking door etracker

Op deze website maken we gebruik van analysediensten van etracker GmbH, Erste Brunnenstraße 1, 20459 Hamburg, Duitsland.

• Bijzonderheid: etracker wordt standaard in een cookievrije variant gebruikt. De gegevensverwerking vindt daarbij uitsluitend plaats in het werkgeheugen van de webserver, zonder dat er informatie op uw eindapparaat wordt opgeslagen. Het IP-adres wordt zo snel mogelijk geanonimiseerd. Er worden geen gegevens gegenereerd waarmee een persoon direct kan worden geïdentificeerd.
• Rechtsgrondslag: De verwerking vindt plaats op basis van ons gerechtvaardigd belang (art. 6, lid 1, onder f, AVG) met het oog op een privacyvriendelijke bereikmeting en de optimalisatie van ons webaanbod.
• Voor zover wij aanvullende analyse- en optimalisatiecookies van etracker gebruiken, gebeurt dit uitsluitend op basis van uw voorafgaande uitdrukkelijke toestemming (art. 6, lid 1, onder a) AVG in combinatie met § 165, lid 3 TKG 2021).
• Bezwaar: U kunt te allen tijde bezwaar maken tegen de cookievrije registratie van uw gebruiksgegevens door etracker:
  Opt-out

3.8. Gegevensverwerking en B2B-analyse (Venta.ai & SalesViewer)

Venta AI

Indien u in de cookiebanner toestemming geeft, maken wij gebruik van Venta AI (april.eleven GmbH, Am Kartoffelgarten 14, 81671 München, Duitsland) om het bedrijf of de organisatie te identificeren van waaruit onze website wordt bezocht.

• Verwerkte gegevens: online-identificatiegegevens (IP-adres, cookie-ID), gebruiksgegevens (bezochte pagina’s, verblijfsduur, verwijzende URL) en daaruit afgeleide statistische bedrijfsgegevens (bedrijfsnaam, branche, vestigingsplaats).
• Doel: B2B-marketing, verkoopondersteuning en optimalisatie van de website voor zakelijke klanten.
• Rechtsgrondslag: toestemming overeenkomstig artikel 6, lid 1, onder a), van de AVG in samenhang met § 165, lid 3, van de TKG 2021. U kunt uw toestemming te allen tijde intrekken via de cookiebanner.

SalesViewer®-technologie

Op basis van ons gerechtvaardigd belang (art. 6, lid 1, onder f) AVG) maken wij gebruik van de SalesViewer®-technologie van SalesViewer® GmbH, Huestraße 30, 44787 Bochum, Duitsland, voor de analyse van zakelijke websitebezoeken.

• Werking: Er wordt gebruikgemaakt van een op JavaScript gebaseerde code voor het verzamelen van bedrijfsgerelateerde gegevens. De gegevens (bijv. het IP-adres) worden via een niet-omkeerbare eenrichtingsfunctie (hashing) versleuteld en onmiddellijk gepseudonimiseerd. Er vindt geen identificatie van natuurlijke personen plaats.
• Doel: het identificeren van B2B-prospecten voor marketing- en marktonderzoeksdoeleinden.
• Bezwaar (opt-out): U kunt te allen tijde bezwaar maken tegen het verzamelen van gegevens door SalesViewer® door op de volgende link te klikken: salesviewer.com/opt-out. Hierdoor wordt er een opt-out-cookie voor onze website op uw apparaat geplaatst.

3.9. Gebruik van de LinkedIn Insight Tag

Op onze website maken we gebruik van de „LinkedIn Insight Tag“ van LinkedIn Ireland Unlimited Company, Wilton Place, Dublin 2, Ierland.

• Doel: conversietracking (het meten van het succes van onze LinkedIn-advertenties), retargeting (het tonen van relevante advertenties aan websitebezoekers op LinkedIn) en websiteanalyses (geaggregeerde demografische rapporten over onze bezoekers).
• Verzamelde gegevens: URL, verwijzende URL, IP-adres (door LinkedIn ingekort), apparaatkenmerken, tijdstempel en uitgevoerde acties (bijv. het verzenden van formulieren).
• Rechtsgrondslag: De verwerking (inclusief het plaatsen van de cookie li_c) vindt uitsluitend plaats op basis van uw uitdrukkelijke toestemming overeenkomstig artikel 6, lid 1, onder a), van de AVG in samenhang met § 165, lid 3, van de TKG 2021.
• Gedeelde verantwoordelijkheid (Joint Controllership): Voor de verzameling en doorgifte van de gegevens aan LinkedIn zijn wij samen met LinkedIn Ireland verantwoordelijk (art. 26 AVG). Hiervoor hebben wij een addendum inzake gezamenlijk verwerkingsverantwoordelijkheid gesloten, dat u kunt raadplegen op legal.linkedin.com/pages-joint-controller-addendum. Voor de verdere verwerking door LinkedIn is LinkedIn de enige verwerkingsverantwoordelijke.
• Doorgifte naar derde landen: LinkedIn verwerkt gegevens deels op servers van LinkedIn Corporation in de VS. De doorgifte is gewaarborgd door EU-modelcontractbepalingen. Bovendien is het moederbedrijf van LinkedIn gecertificeerd onder het EU-VS-kader voor gegevensbescherming.
• Intrekking: U kunt uw toestemming te allen tijde intrekken via onze cookie-instellingen of via de optie voor het uitschakelen voor LinkedIn-leden in hun accountinstellingen.

4. geautomatiseerde besluitvorming / profilering

Op onze website vindt geen geautomatiseerde besluitvorming plaats, met inbegrip van profilering in de zin van artikel 22, leden 1 en 4, van de AVG.

5. uw rechten als betrokkene

Als betrokkene hebt u, mits aan de wettelijke voorwaarden is voldaan, de volgende rechten op grond van de AVG:

• Recht op inzage (art. 15 AVG): U kunt verzoeken om te weten of wij persoonsgegevens van u verwerken en, zo ja, welke.
• Recht op rectificatie (art. 16 AVG): U kunt verzoeken om rectificatie van onjuiste gegevens of om aanvulling van onvolledige gegevens.
• Recht op verwijdering / „recht om te worden vergeten“ (art. 17 AVG): Onder bepaalde voorwaarden kunt u verzoeken om verwijdering van uw gegevens.
• Recht op beperking van de verwerking (art. 18 AVG): U kunt verzoeken om beperking van de verwerking van uw gegevens.
• Recht op gegevensoverdraagbaarheid (art. 20 AVG): U hebt het recht om uw gegevens in een gestructureerd, gangbaar en machinaal leesbaar formaat te ontvangen of te laten overdragen aan een andere verwerkingsverantwoordelijke.
• Recht van bezwaar (art. 21 AVG): U kunt te allen tijde bezwaar maken tegen verwerkingen die plaatsvinden op basis van ons gerechtvaardigd belang (art. 6, lid 1, onder f, AVG), om redenen die voortvloeien uit uw specifieke situatie.
• Recht op intrekking (art. 7, lid 3, AVG): Eenmaal verleende toestemmingen kunt u te allen tijde met werking voor de toekomst intrekken.

Om uw rechten uit te oefenen, kunt u per e-mail contact opnemen met privacy@sproof.com.

Recht om een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit

Als u van mening bent dat de verwerking van uw gegevens in strijd is met de wetgeving inzake gegevensbescherming of dat uw rechten op het gebied van gegevensbescherming op een andere manier zijn geschonden, hebt u het recht om een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit. In Oostenrijk is dit:

Oostenrijkse gegevensbeschermingsautoriteit (DSB) Barichgasse 40-42

1030 Wenen

Telefoon: +43 1 52 152-0

E-mail: dsb@dsb.gv.at

Website: www.dsb.gv.at

6. Stand van zaken en wijzigingen

Dit privacybeleid is bijgewerkt in juli 2026.

Een aanpassing kan nodig zijn vanwege technische vernieuwingen of gewijzigde wettelijke voorschriften. Wij raden u daarom aan deze verklaring regelmatig opnieuw door te lezen.

Dit privacybeleid is beschikbaar in verschillende talen. In geval van onduidelijkheden, afwijkingen of interpretatiekwesties is uitsluitend de Duitse versie van dit privacybeleid doorslaggevend.