Complexe handtekeningworkflows heroverwegen: geautomatiseerd, veilig en eIDAS-conform

Elektronische handtekeningen bieden, afhankelijk van het type handtekening, een hoge mate van beveiliging tegen vervalsing en manipulatie. Met name bij geavanceerde (FES) en gekwalificeerde elektronische handtekeningen (QES) zorgen cryptografische methoden ervoor dat latere wijzigingen in het ondertekende document kunnen worden gedetecteerd.

Met sproof worden ondertekeningsprocessen bovendien gedocumenteerd via een fraudebestendig audittraject. Hierdoor kan belangrijke informatie over het ondertekeningsproces op een traceerbare en controleerbare manier worden vastgelegd.

Zodra een document via sproof digitaal wordt ondertekend, wordt er een cryptografische hashwaarde over de inhoud gegenereerd.

• Achteraf aangebrachte wijzigingen: als er na het ondertekenen ook maar één teken, één decimaal of één afbeelding in de PDF wordt gewijzigd, wordt het zegel ongeldig.
• Resultaat: elke gangbare controletool (bijvoorbeeld Adobe Acrobat of de gratis sproof Validator) meldt onmiddellijk dat het document is gewijzigd en dat de handtekening ongeldig is.

De Oostenrijkse wet op elektronische handtekeningen (SigG) regelde oorspronkelijk het wettelijk kader voor elektronische handtekeningen in Oostenrijk. Deze wet is echter op 30 juni 2016 buiten werking getreden. Sinds 1 juli 2016 zijn voor elektronische handtekeningen met name de rechtstreeks toepasselijke eIDAS-verordening van de Europese Unie en de Oostenrijkse wet op elektronische handtekeningen en vertrouwensdiensten (SVG) van toepassing. De SVG vult de Europese eIDAS-voorschriften op nationaal niveau aan en regelt onder andere elektronische handtekeningen, elektronische zegels, tijdstempels en de eisen aan vertrouwensdiensten en hun aanbieders.

In het Europese rechtskader worden voor elektronische handtekeningen verschillende handtekeningniveaus onderscheiden: de eenvoudige elektronische handtekening (EES), de geavanceerde elektronische handtekening (FES) en de gekwalificeerde elektronische handtekening (QES). Welk type handtekening vereist is, hangt met name af van de specifieke toepassing en de wettelijke of contractuele vereisten.

In Oostenrijk speelt ID Austria hierbij een centrale rol, aangezien het veilige digitale identificatie en gekwalificeerde elektronische handtekeningen mogelijk maakt. sproof heeft ID Austria rechtstreeks geïntegreerd en ondersteunt daarnaast talrijke andere Europese eID’s voor digitale identificatie- en ondertekeningsprocessen.

Een geavanceerde elektronische handtekening (FES) is geschikt voor documenten waarvoor hogere eisen gelden op het gebied van aansprakelijkheid, bewijsvoering of veiligheid. Deze handtekening is eenduidig gekoppeld aan de ondertekenaar, maakt diens identificatie mogelijk en maakt latere wijzigingen in het document herkenbaar. Typische toepassingen zijn contracten, vergunningen, personeelsdossiers of zakelijke overeenkomsten waarvoor wettelijk geen gekwalificeerde elektronische handtekening vereist is. Welk type handtekening geschikt is, hangt echter altijd af van het specifieke document en de geldende vormvoorschriften. Meer informatie over de verschillen tussen EES, FES en QES vindt u in ons overzicht van alle normen voor elektronische handtekeningen.

Een eenvoudige elektronische handtekening (EES) is geschikt voor documenten en processen met een laag juridisch of economisch risico, waarbij geen wettelijke schriftelijke vorm is voorgeschreven. Typische voorbeelden zijn interne goedkeuringen, bevestigingen, notulen, offertes of eenvoudige overeenkomsten. Deze handtekening maakt een snelle en ongecompliceerde ondertekening mogelijk, biedt echter slechts beperkte zekerheid wat betreft de eenduidige identificatie van de ondertekenaar. Welk type handtekening geschikt is, moet daarom altijd worden beoordeeld op basis van het concrete gebruiksscenario. Een overzicht van EES, FES en QES vindt u in onze vergelijking van de normen voor elektronische handtekeningen.

Ja. Geïnteresseerde bedrijven kunnen sproof Sign 14 dagen gratis testen. Daarnaast geven de experts van sproof graag persoonlijk advies en laten ze zien hoe het platform optimaal in bestaande bedrijfsprocessen kan worden geïntegreerd. Probeer sproof sign nu uit →

Veel bedrijven willen ervoor zorgen dat persoonsgegevens uitsluitend binnen de Europese Unie worden verwerkt en onder de Europese voorschriften inzake gegevensbescherming vallen. sproof verwerkt gegevens uitsluitend in de EU en maakt gebruik van Europese infrastructuur.

Voor veel bedrijven is de Amerikaanse CLOUD Act een belangrijk aspect bij de keuze van een softwareleverancier. Onder bepaalde voorwaarden kan deze wet Amerikaanse bedrijven of bedrijven met banden met de VS verplichten om gegevens op bevel van de autoriteiten vrij te geven – ongeacht of deze in de VS of in het buitenland zijn opgeslagen. Daarom kijken veel organisaties tegenwoordig niet alleen naar de opslaglocatie van hun gegevens, maar ook naar de vestigingsplaats van het bedrijf, de gebruikte cloudinfrastructuur en het toepasselijke rechtsgebied. sproof maakt uitsluitend gebruik van een Europese infrastructuur. De gegevensverwerking vindt plaats binnen de Europese Unie en valt onder het Europese recht. Dit helpt bedrijven om te voldoen aan hoge eisen op het gebied van gegevensbescherming, compliance en digitale soevereiniteit.

Ja. DocuSign ondersteunt elektronische handtekeningen conform de eIDAS-verordening. Belangrijk is echter dat de eIDAS-conformiteit niets zegt over waar gegevens worden verwerkt of opgeslagen. Bedrijven moeten daarom ook nagaan in welk rechtsgebied hun gegevens worden verwerkt, welke cloudinfrastructuur wordt gebruikt en aan welke vereisten op het gebied van gegevensbescherming en compliance wordt voldaan. sproof ondersteunt alle eIDAS-conforme handtekeningtypes en verwerkt gegevens uitsluitend binnen de Europese Unie op Europese infrastructuur.

Ja. Naast internationale aanbieders zijn er verschillende Europese platforms voor elektronische handtekeningen. Wie bijzonder veel waarde hecht aan gegevensbescherming, digitale soevereiniteit en eIDAS-conformiteit, zou Europese oplossingen in de vergelijking moeten meenemen. sproof is een Oostenrijkse aanbieder die zijn platform speciaal heeft ontwikkeld voor de behoeften van Europese bedrijven.

Het audit trail (controleprotocol) biedt een volledig, in de rechtbank bruikbaar overzicht van het gehele ondertekeningsproces. Het documenteert wanneer en door wie het document is ingezien, goedgekeurd en ondertekend, inclusief de gebruikte verificatiemethode (bijv. tweefactorauthenticatie of gekwalificeerde eID). Dit logboek dient bij audits of juridische geschillen als primair bewijs dat de handtekening op de juiste wijze tot stand is gekomen.

Ja. Wanneer meerdere personen een document achtereenvolgens ondertekenen (sequentiële workflow), bevat de PDF een overzicht van zogenaamde revisieversies. Een controletool (bijvoorbeeld sproof Validate) valideert elke handtekening afzonderlijk op basis van de status van het document op het moment van ondertekening.

Standaardhandtekeningen kunnen na het verstrijken van de geldigheidsduur van het onderliggende certificaat (meestal na 2 tot 3 jaar) vaak niet meer foutloos worden gevalideerd. sproof Sign maakt daarom consequent gebruik van de LTV-standaard (Long-Term Validation). Hierbij wordt de blokkeringsinformatie (zoals CRL- of OCSP-lijsten) op het moment van ondertekening direct in het document ingebed. Hierdoor kan de geldigheid van de handtekening ook na tientallen jaren op een controleerbare manier en onafhankelijk van de uitgever worden gecontroleerd.