De ÖH FH OÖ vertegenwoordigt de studenten tegenover de Hogeschool OÖ. Naast het wettelijke mandaat om studenten te vertegenwoordigen, is de ÖH FH OÖ een publiekrechtelijk bedrijf dat onderworpen is aan talrijke verordeningen, wetten en een toezichthoudend orgaan in het federale ministerie.
De Hogeschool Oberösterreich (FH OÖ) biedt praktijkgerichte opleidingen aan op vier locaties: Hagenberg (informatica, communicatie en media), Linz (medische technologie en sociale wetenschappen), Steyr (bedrijf en management) en Wels (technologie en natuurwetenschappen). Sinds de oprichting in 1993 heeft de University of Applied Sciences Upper Austria zich ontwikkeld tot een toonaangevende onderwijsinstelling, met meer dan 5000 ingeschreven studenten in het academisch jaar 2023/2024.
Naam organisatie:
ÖH FH Oberösterreich
Korte beschrijving van het project:
Digitalisering van de studentenvereniging: Invoering van de digitale handtekening om de efficiëntie van administratieve processen te verhogen
Waarom sproof sign:
sproof sign biedt een aanzienlijk voordeel door de mogelijkheid om externe mensen uit te nodigen om via e-mail te ondertekenen. Deze mensen kunnen vervolgens eenvoudig documenten in de hele EU ondertekenen met behulp van een groot aantal verschillende ondertekeningsmethoden.
Hoe is de beslissing om de digitale handtekening te introduceren tot stand gekomen?
Er zijn verschillende niveaus van vertegenwoordiging en administratie binnen de studentenvereniging. Hiervoor moeten dagelijks verschillende documenten worden vrijgegeven en betalingen worden goedgekeurd. Voor deze use cases is het gebruik van de gekwalificeerde handtekening of anders fysieke handtekeningen en de originele documenten vereist. Dit is echt een tijdrovend proces. Om meer tijd te kunnen investeren in onze eigenlijke taak, namelijk vertegenwoordigingswerk, hebben we besloten om onze administratieve processen en taken te digitaliseren en te moderniseren. Daarom hebben we sproof sign ook gekoppeld aan onze interne tool voor budgetbeheer, zodat we de documenten in de toekomst digitaal kunnen laten ondertekenen door de 3 benodigde personen, zonder dat we ze per e-mail hoeven uit te wisselen en rond te sturen.
Welke criteria waren voor jou doorslaggevend bij je zoektocht naar de juiste leverancier van e-handtekeningen?
Bij het zoeken naar de juiste leverancier van e-handtekeningen waren verschillende criteria doorslaggevend voor ons. Een belangrijk aspect was de API-verbinding, aangezien we deze moeten opbouwen vanuit een systeem van derden. Daarnaast was het belangrijk dat externe personen ook gemakkelijk uitgenodigd konden worden om per e-mail te ondertekenen. Een ander criterium was de gebruiksvriendelijkheid en moderniteit van de software, wat tot uiting moest komen in een intuïtieve gebruikersinterface. Een leverancier die al deze eisen combineert in een betaalbare software is voor ons een groot voordeel en ik denk dat dit een zeer groot pluspunt is voor sproof sign. Om deze redenen hebben we ook besloten om met sproof te werken.
Voor welke use cases wordt de digitale handtekening gebruikt?
We gebruiken de digitale handtekening voor verschillende toepassingen. Enerzijds gebruiken we ze voor betalingsgoedkeuringen, waardoor financiële transacties snel en veilig kunnen worden geautoriseerd. Anderzijds gebruiken we ze voor interne documenten om werkprocessen te optimaliseren en administratieve rompslomp te verminderen. Daarnaast gebruiken we de digitale handtekening voor documenten van studenten van de Hogeschool Oberösterreich. Deze documenten bevestigen dat de studenten van de Oostenrijkse Studentenvakbond (ÖH) een bepaalde functie uitoefenen. De digitale handtekening stelt ons in staat om deze bevestigingen op een ongecompliceerde en wettelijk conforme manier te maken en te verzenden. Door de vele toepassingsmogelijkheden van de digitale handtekening kunnen we efficiënter werken en tegelijkertijd de veiligheid van onze documenten garanderen.
Hoe verliep de integratie van de cloud?
De integratie van de cloud werd geïmplementeerd door een partner en verliep soepel. De API-integratie werkte goed en stelde ons in staat om onze bestaande systemen naadloos te koppelen aan de nieuwe handtekeningoplossing. Het veranderen van de juiste processen voor medewerkers en hen introduceren in deze nieuwe, moderne manieren van werken is echter een proces dat tijd kost.
Aan welke normen op het gebied van gegevensbeveiliging en compliance moet een softwareoplossing in uw organisatie voldoen?
Wij als de Upper Austrian Students’ Union zijn ook onderworpen aan de gebruikelijke regels en wetten. De softwareoplossing die we gebruiken voor digitale handtekeningen moet daarom voldoen aan verschillende normen op het gebied van gegevensbeveiliging en naleving. Enerzijds is het essentieel dat de handtekeningoplossing voldoet aan de eIDAS EU-verordening, aangezien deze het wettelijke kader voor elektronische handtekeningen in de Europese Unie definieert. Daarnaast moet de software voldoen aan de huidige nationale wet- en regelgeving, zodat we wettelijk beschermd zijn. En niet te vergeten moet de software GDPR-compliant zijn. Onze oplossing is in principe ontworpen om ervoor te zorgen dat alle persoonlijke informatie en documenten worden verwerkt en opgeslagen in overeenstemming met de strenge eisen van de GDPR.
Wat vind je vooral leuk aan sproof sign?
Wat mij vooral bevalt aan sproof sign is de duidelijke en moderne presentatie van alle toepassingen en de praktische filterfunctie om snel open documenten te identificeren voor ondertekening. Natuurlijk is de batchfunctie ook handig, omdat deze het mogelijk maakt om efficiënt QES toe te voegen aan grote hoeveelheden documenten tegelijkertijd. Vooral bij het verwerken van maximaal 400 documenten is deze functie een echte verademing bij het dagelijkse werk.
Natuurlijk is de batchfunctie ook handig, want deze maakt het mogelijk om efficiënt QES toe te voegen aan grote hoeveelheden documenten tegelijk. Vooral bij het verwerken van maximaal 400 documenten is deze functie een echte verademing bij het dagelijkse werk.
Sascha Bauer
Voorzitter van de studentenvereniging van de hogeschool Opper-Oostenrijk
Zijn er speciale voordelen van sproof sign die bijzonder voordelig zijn in uw branche?
sproof sign biedt ons een aanzienlijk voordeel in de mogelijkheid om externe mensen uit te nodigen om via e-mail te ondertekenen. Deze mensen kunnen dan gemakkelijk documenten in de hele EU ondertekenen met behulp van een groot aantal verschillende ondertekeningsmethoden.
