De Vereniging ter Bevordering van Vrijwillige Sociale Diensten organiseert al meer dan 56 jaar het Vrijwillig Sociaal Jaar (FSJ) in Oostenrijk. De vereniging doet dit om jonge volwassenen inzicht te geven in de sociale sector; en dit wordt pedagogisch goed begeleid door FSJ-medewerkers die zich bekommeren om het welzijn van de FSJ-deelnemers. De vereniging zonder winstoogmerk werkt samen met tal van grote sociale organisaties, zoals Caritas, Lebenshilfe of staatsklinieken, maar ook met veel kleinere instellingen zoals particuliere kindergroepen.
De FSJ-deelnemers werken 34 uur per week in een sociale instelling in Oostenrijk, doen ervaring op, kunnen zich professioneel oriënteren en persoonlijk ontwikkelen. De vereniging zorgt voor stimulerende en eerlijke omstandigheden in de sociale instellingen met verplichte mentoren en reflectiebijeenkomsten voor kwaliteitsborging. Afhankelijk van het toepassingsgebied en de locatie zijn verschillende activiteiten vereist. Het belangrijkste doel van elke FSJ-opdracht is het ondersteunen van het betreffende team en de te verzorgen cliënten.
Organisatienaam:
Vereniging ter Bevordering van Vrijwillige Sociale Diensten – Vrijwillig Sociaal Jaar
Korte beschrijving van het project:
Digitalisering van handtekeningsprocessen om de administratieve rompslomp aanzienlijk te verminderen en de verwerking van contracten te optimaliseren.
Waarom sproof sign:
“Het was belangrijk voor ons om een oplossing te vinden die praktisch en betaalbaar is. Er moest worden voldaan aan gegevensbescherming. De tool die wordt gebruikt om de handtekening te verwerken, moest competent, betrouwbaar en professioneel werken en vooral “luisteren” naar wat we nodig hebben. Dit alles hebben we gevonden bij sproof.”
Hoe is de beslissing om de digitale handtekening te introduceren tot stand gekomen?
Toen ik drie jaar geleden de leiding overnam, stond de vereniging, die al meer dan 50 jaar bestond, nog in de kinderschoenen op het gebied van digitalisering. Tot die tijd werden alle contracten met de maatschappelijke instellingen en FSJ-deelnemers opgesteld door middel van een formulierbrief, geprint, ondertekend, gefrankeerd, in een envelop gedaan en naar het postkantoor gebracht. En per post terug ondertekend. Als er een verandering nodig was, begon alles opnieuw. Dit was nog haalbaar met een kleiner aantal deelnemers, maar hoe meer jongvolwassenen een FSJ doen, hoe onmogelijker de onderneming wordt. Om nog maar te zwijgen over de kans op fouten in de verschillende Excel-lijsten. Er waren dus gedigitaliseerde oplossingen nodig die geschikt waren voor de 21e eeuw.
In de eerste stap werd een IT-bedrijf gevonden dat al onze processen in een digitaal proces onderbracht. Zo konden we de sollicitaties niet langer als bijlage in een e-mail ontvangen (waarvan de informatie vervolgens in Excel-lijsten moest worden ingevoegd), zoals in het verleden gebruikelijk en noodzakelijk was, maar via een registratietool. De gegevens konden dan direct worden gebruikt om automatisch de benodigde contracten aan te maken na het vastleggen van een FSJ-opdracht. Dit verduidelijkte het aanmaken van het contract, maar toen ontbrak nog de optie om digitaal te ondertekenen. Na wat onderzoek en vooral dankzij een aanbeveling van een vriend kwam ik uiteindelijk bij sproof terecht.
Hoe belangrijk is de digitale transformatie voor de FSJ?
Het belang van digitale transformatie voor de FSJ kan niet worden overschat. Een FSJ-jaar begint altijd met de herfst. De zomer is dus de piekfase van de bemiddeling en ook de piekfase voor de contracten. Voor elke geplaatste persoon zijn twee contracten met onze vereniging nodig: met de sociale instelling en met de FSJ-deelnemer. Wij moeten deze contracten ondertekenen en natuurlijk ook de andere kant. sproof bood en biedt ons vandaag de dag nog steeds de ideale oplossing! Dit jaar verwachten we ongeveer 700 FSJ opdrachten, en dus ongeveer 1400 contracten die ondertekend moeten worden.
Welke criteria waren voor jou doorslaggevend bij je zoektocht naar de juiste leverancier van e-handtekeningen?
Het was belangrijk voor ons om een oplossing te vinden die praktisch en betaalbaar was. Er moest worden voldaan aan gegevensbescherming. De tool die werd gebruikt om de handtekening te verwerken, moest competent, betrouwbaar en professioneel werken en vooral “luisteren” naar wat we nodig hebben. Dit alles hebben we gevonden bij sproof.
Voor welke use cases wordt de digitale handtekening gebruikt?
Voor de inschrijvingen van onze FSJ-overeenkomsten met de sociale instellingen en met de FSJ-deelnemers en ook voor contracten met sponsors, servicecontracten, enz. Simpelweg voor alle documenten die een officieel geldige handtekening vereisen. En dus helpt sproof ons niet alleen met de contracten rond de FSJ-opdrachten, maar ook met documenten die ondertekend moeten worden door de voorzitster van de vereniging en de directeur, aangezien we elkaar niet zo vaak zien – wat het moeilijk maakt om met de hand te tekenen – maar vooral contact hebben via e-mail en telefoon.
Sinds we sproof hebben, waarmee het ook mogelijk is om tekeningen te maken via ID-Austria, zijn er geen vergaderingen meer nodig, die vroeger vooral gingen over het verkrijgen van een handtekening voor een belangrijk document. We vieren ook de papierloze oplossing. Hierdoor kunnen we waardevolle middelen besparen. Vandaag de dag printen we bijna niets meer.
Tot dan toe werden alle contracten met de sociale instellingen en FSJ-deelnemers opgesteld per formulierbrief, uitgeprint, ondertekend, gefrankeerd, in een envelop gedaan en naar het postkantoor gebracht. En per post terug ondertekend. Als er een verandering nodig was, begon alles opnieuw. Dit was nog haalbaar met een kleiner aantal deelnemers, maar hoe meer jongvolwassenen een FSJ doen, hoe onmogelijker de onderneming wordt.
MMag. Elisabeth Marcus
Algemeen directeur van de Vereniging Vrijwillig Sociaal Jaar
Hoe verliep de integratie van de cloud?
Het IT-bedrijf dat de digitalisering voor ons deed en sproof regelden dat direct. Van expert naar expert, zeg maar. Voor ons als klant was dat ideaal.
Welke eisen stelt een organisatie als de FSJ aan beveiliging, compliance en gegevensbescherming?
Natuurlijk stellen we hier extreem hoge eisen. De privacy- en beveiligingsvraag was een van de eerste vragen die we stelden toen we sproof tegenkwamen.
Wat vind je vooral leuk aan sproof sign?
Alle medewerkers van sproof zijn ongelooflijk competent, vriendelijk, professioneel en altijd bereid om de beste oplossing voor ons te vinden. Ze zijn er en beschikbaar voor vragen en problemen en doen er alles aan om ervoor te zorgen dat wij als klanten het resultaat bereiken dat we nodig hebben en willen. sproof is het beste wat ons had kunnen overkomen, naast het geweldige IT-bedrijf waarmee we de digitalisering hebben aangepakt.
Worden er handtekeningworkflows gebruikt voor jouw use case?
Ja. Vooral wanneer ik documenten digitaal onderteken met onze voorzitter, komt de workflow voor handtekeningen om de hoek kijken. Maar ook in de contracten met opdrachtsites en FSJ-deelnemers. Door over te stappen van handmatige handtekeningen bij overeenkomsten die per post worden verstuurd naar digitale handtekeningen per e-mail, hebben we ook gezorgd voor digitalisering bij de meer dan 700 maatschappelijke instellingen, omdat de managers van de maatschappelijke instellingen dan ook te maken kregen met de digitale handtekening.
Nu zijn we al in het derde jaar van gebruik en overal werkt het uitstekend. sproof wordt ervaren als een betrouwbare en ongecompliceerde partner. Overigens was digitaal tekenen nooit een uitdaging voor de FSJ-deelnemers. Vanaf het allereerste begin deden de jongvolwassenen het in een mum van tijd met hun mobiele telefoon, alsof ze het nooit anders hadden gedaan. Dit spreekt ook voor de gemakkelijke en begrijpelijke bruikbaarheid van sproof. Onze hartelijke dank voor de geweldige samenwerking!
