HOGAST is een inkoopcoöperatie die zich naast de volledige inkoop van goederen ook bezighoudt met elektriciteit, brandstof, telefonie en vele andere onderwerpen en er altijd voor zorgt dat de aangesloten bedrijven profiteren van de beste voorwaarden en geoptimaliseerde processen en aanzienlijke voordelen kunnen verwachten op alle relevante inkoop- en servicegebieden.

HOGAST werd meer dan 45 jaar geleden opgericht met het basisidee om prijsvoordelen te creëren door hoeveelheden tussen bedrijven te bundelen en individuele bedrijven te ontlasten van routinetaken.

Vandaag de dag is HOGAST het grootste bedrijf voor de horeca in Oostenrijk en heeft het meer dan 3.200 aangesloten bedrijven met een omzet van 415 miljoen euro. De dochteronderneming in München is verantwoordelijk voor de bediening van de Zuid-Duitse regio. Daarnaast omvat de HOGAST Groep ook HOTEL GASTRO POOL voor kleinere hotels en restaurants en HANDOVER voor voorzieningen in de sociale sector.

Bedrijfsnaam: HOGAST

Korte beschrijving van het project:
“… door werktijdverkorting en thuiskantoor moesten we onvermijdelijk opnieuw nadenken, want zonder een nieuw digitaal systeem hadden we geen contracten, facturen en bestellingen meer kunnen ondertekenen.”

Waarom sproof sign:
“Wat ons vooral bevalt aan sproof sign is het gebruiksgemak. Niet alleen kun je de geüploade documenten snel vinden, maar dankzij de nieuwe functie kun je ook aangeven waar het document ondertekend moet worden. Hierdoor merken we gewoon dat er altijd iets gebeurt bij sproof sign, dat wil zeggen dat er gewerkt wordt aan uitbreidingen en updates en dat is super belangrijk voor ons.”

Hoe is de beslissing om de digitale handtekening te introduceren tot stand gekomen?

Sigmond: “Voor ons als bedrijf waren twee aspecten doorslaggevend bij de keuze voor een oplossing voor digitale handtekeningen. Een daarvan was de Corona pandemie, omdat werktijdverkorting en thuiswerk ons dwongen om opnieuw na te denken, omdat we zonder een nieuw digitaal systeem niet langer in staat zouden zijn geweest om contracten, facturen en orders te ondertekenen.

Het tweede aspect, dat zeker al enige tijd onderwerp van gesprek is met het management, is dat we ons als bedrijf tegelijkertijd hebben gericht op digitalisering en duurzaamheid.

Met de focus hierop kwam uiteindelijk het punt waarop we besloten om alles nu digitaal te ondertekenen en waarbij het mogelijk is om zonder alle papieren facturen en contracten te doen.”

Voor welke use cases wordt de digitale handtekening gebruikt?

Sigmond: “In principe zijn wij de schakel tussen onze leveranciers en klanten of leden. Dit betekent echter ook dat alle facturen en bestellingen via HOGAST gaan en dat wij ze vervolgens in sommige gevallen moeten ondertekenen en medeondertekenen. De keten van handtekeningen kun je zien als een driehoek tussen leverancier, lid en HOGAST.

Een voorbeeld waarbij de digitale handtekening wordt gebruikt en volledig helpt, is bij het aannemen van nieuwe leveranciers. Er zijn ook contracten die op de een of andere manier moeten worden ondertekend. Voordat we voor een eSignature-oplossing kozen, moesten we eerst alles op papier per post opsturen en wachten.
Omdat het hele bedrijf eigenlijk uit vier bedrijven bestaat, moet in deze toepassing de leveringspartner één keer tekenen en HOGAST vier keer. Het kon twee tot drie weken duren voordat alles weer bij ons aankwam. Met de digitale oplossing van sproof sign gaat alles een stuk sneller.

Maar we gebruiken de e-handtekening ook bij het aannemen van leveringen. Dit komt omdat alle orderbevestigingen boven de 7.500 euro door ons moeten worden medeondertekend nadat de klant en de leverancier al hebben getekend. Dit is een kwestie van aansprakelijkheid! HOGAST is ook aansprakelijk voor haar klanten als zij failliet gaan of insolvent zijn. Dan betalen wij de facturen voor onze leden, maar alleen als de orderbevestiging of order vooraf door ons is medeondertekend. Dit is echt een belangrijk aspect voor onze leden en leveranciers.”

Aan welke normen op het gebied van gegevensbeveiliging en compliance moet een softwareoplossing in uw bedrijf voldoen?

Sigmond: “Gegevensbescherming is op dit moment een actueel onderwerp en is nu gewoon een basisvereiste. Alles moet kloppen. Voor ons was echter ook de gebruiksvriendelijkheid belangrijk, dat de software makkelijk te gebruiken is en dat je tijd kunt besparen. “

“Daarom bevelen we sproof met een gerust geweten aan bij onze 7.000 klanten.”

Peter Sigmond
Senior Merchandise Manager

Wat vind je vooral leuk aan sproof sign?

Sigmond: “Wat ons vooral aanspreekt aan sproof sign is het gebruiksgemak. Niet alleen kun je de geüploade documenten snel vinden, maar dankzij de nieuwe functie kun je ook aangeven waar het document ondertekend moet worden. Hierdoor merken we gewoon dat er altijd wat gebeurt bij sproof sign, er wordt namelijk gewerkt aan uitbreidingen en updates en dat is super belangrijk voor ons. Maar ook als er van onze kant een vraag komt over eSignatures of een nieuwe functie, kunnen we altijd terecht bij geweldige en snelle support.”

Zijn er speciale voordelen van sproof sign die bijzonder voordelig zijn in uw branche?

Sigmond: “In de toekomst zouden we graag zien dat sproof sign wordt ingebed in systemen van derden. Een aparte app zou natuurlijk ook interessant zijn. Op dit moment is het nog een webgebaseerd platform, waarbij het uploaden van grote hoeveelheden gegevens nogal wat tijd in beslag kan nemen.

Het leuke van sproof sign is echter dat we dankzij ons nauwe contact al weten dat we bij sproof precies op de goede plek zitten. Want zelfs als iets niet past, werken we aan verdere ontwikkeling en integreren we de nieuwe functies in de software. Daarom bevelen we sproof met een gerust hart aan bij onze 7.000 klanten.”