Het familiebedrijf PÖTTINGER is een van ‘s werelds toonaangevende specialisten op het gebied van grasland, bodembewerking en zaaitechniek. De Opper-Oostenrijkse groep richt zich niet alleen op het verhogen van duurzaamheid en efficiëntie in haar eigen producten. Bij het kiezen van de juiste leverancier voor de digitalisering van handtekeningprocessen werd sproof sign gebruikt. Met succes!
De jonge IT-projectmanager Matthias Oberegger en zijn team waren de drijvende kracht achter de evaluatie en integratie van het handtekeningplatform. In dit interview kom je meer te weten over de criteria aan de hand waarvan de invoering van de digitale handtekening werd gemeten en uiteindelijk beslist.

Bedrijfsnaam:
PÖTTINGER Landtechnik GmbH

Korte beschrijving van het project:
“PÖTTINGER houdt zich bezig met digitale landbouwtechnologie en is een pionier op het gebied van digitale oplossingen. Jaren geleden werden verschillende oplossingen voor elektronische handtekeningen geëvalueerd. De uiteindelijke aanleiding voor het project “Digitale handtekening” was de Corona-situatie.”

Waarom sproof sign:
“… omdat nieuwe ontwikkelingen zonder extra kosten beschikbaar zijn voor alle klanten. Voor ons is dit een belangrijk punt in onze eisen”.

Topfunctie:
“Met de batchhandtekening kunnen honderden documenten elk door twee managing directors worden ondertekend met slechts een paar klikken.”

Hoe is de beslissing om de digitale handtekening te introduceren tot stand gekomen?

Oberegger: “PÖTTINGER houdt zich bezig met digitale landbouwtechnologie en is een pionier op het gebied van digitale oplossingen. Jaren geleden hebben we voelsprieten uitgezet op het gebied van digitale handtekeningen. De uiteindelijke aanleiding voor het project “Digitale Handtekening” was duidelijk de Corona-situatie.
Er zijn vijf directeuren bij PÖTTINGER: er zijn altijd twee handtekeningen nodig voor een geldige handtekening. In tijden van kantoor aan huis en beperkende regels was dit niet altijd gemakkelijk. Daarom moest er een snellere en handigere oplossing op tafel komen.”

Welke criteria waren voor jou doorslaggevend bij je zoektocht naar de juiste leverancier van e-handtekeningen?

Tijdens de analyse van de vereisten keken we naar de belangrijkste use cases in ons bedrijf. We werden ook benaderd met wensen. Het moet bijvoorbeeld mogelijk zijn om het ondertekeningsproces direct vanuit een SharePoint-bibliotheek te starten of om het te integreren in processen met SAP. We kunnen dit allemaal in kaart brengen via de API die sproof sign biedt.
De doorslaggevende factor voor sproof sign als cloudoplossing was ook de locatie in Oostenrijk en een zekere nabijheid tot het bedrijf zelf. Als familiebedrijf geeft PÖTTINGER de voorkeur aan direct contact.

Voor welke use cases wordt de digitale handtekening gebruikt?

Oberegger: “In het dagelijks gebruik vervangt de digitale handtekening de handtekeningenmap, die elke dag langs alle afdelingen reist. Dit maakt ons onafhankelijk van de huidige locatie van onze directeuren en afdelingshoofden.
De belangrijkste afdeling was onze treasury. Het dagelijkse werk met de banken vereiste ook de invoering van een digitale oplossing.
In de toekomst zullen we sproof ook gebruiken voor het verwerken van grote handtekeningpakketten. Door de corona-crisis moesten de servicecontracten met betrekking tot het thuiskantoor worden aangepast. Honderden documenten moesten elk door twee directeuren worden ondertekend. Met de sproof API kunnen we dit in de toekomst via een soort massabrief verwerken en het management uren werk besparen.”

Hoe verliep de integratie van de cloud?

Oberegger: “Om in de huidige wereld digitaal scherp te blijven, heeft een bedrijf de ondersteuning van extra software nodig. Extra software on-premise (noot van de redactie: het hosten van software op eigen servers) betekent ook extra eisen aan het personeel. Het was belangrijk voor PÖTTINGER om een cloudservice te vinden met een Europese vestiging die een hoge beschikbaarheid kon bieden en, in geval van nood, eventuele problemen snel kon verhelpen.
Aan de bal blijven betekent ook altijd blijven evolueren. Met de aanpak van sproof sign dat nieuwe ontwikkelingen zonder extra kosten beschikbaar zijn voor alle klanten, is aan een belangrijk punt in onze eisen voldaan.”

“Vaak moeten honderden documenten elk door twee directeuren worden ondertekend. Met de sproof API kunnen we dit via een soort massabrief verwerken en het management uren werk besparen.”

Matthias Oberegger
IT Project Manager, PÖTTINGER

Aan welke normen op het gebied van gegevensbeveiliging en compliance moet een softwareoplossing in uw bedrijf voldoen?

Oberegger: “PÖTTINGER hecht veel belang aan de naleving van de gegevensbescherming. Het was aan de ene kant belangrijk dat de gegevens alleen in de EU worden opgeslagen, maar aan de andere kant dat er ook een duidelijke regeling is voor de verantwoordelijkheden over de gegevens. Aangezien zowel onze medewerkers als onze klanten worden uitgenodigd om te tekenen, willen we er zeker van zijn dat deze gegevens veilig worden bewaard.”

Wat vind je vooral leuk aan sproof sign?

Oberegger: “Wat ons aanspreekt aan sproof sign is niet alleen de locatie in Oostenrijk en de gebruiksvriendelijke interface, maar ook de basis voor discussie over het onderwerp ondersteuning en klantvriendelijkheid. Bij sproof sign kun je, met wie je ook praat, duidelijk zien welke motivatie er in het hele team zit en je wordt er graag door aangestoken.”