neunerhaus helpt dakloze, thuisloze en onverzekerde mensen hun weg terug te vinden naar een zelfbepaald leven – hoe hobbelig de weg ook is en hoeveel stappen er ook nodig zijn. In drie neunerhaus woongebouwen en begeleid wonen met Housing First en Mobil worden jaarlijks meer dan 1.000 voormalige daklozen en thuislozen verzorgd en geadviseerd. In het gezondheidscentrum van Neunerhaus worden jaarlijks ongeveer 6.000 mensen verzorgd.

Naam organisatie:
Neunerhaus

Korte beschrijving van het project:
Digitale transformatie van handtekeningenprocessen en daarmee een aanzienlijke vermindering van de administratieve inspanningen. Hierdoor kan de organisatie haar interne processen efficiënter maken en meer tijd vrijmaken voor direct sociaal werk met daklozen en mensen die in armoede leven.

Waarom sproof sign:
“We moeten onze schaarse tijd in de administratie bijzonder bewust gebruiken – de digitale handtekening is hier een grote verbetering.”

Hoe is de beslissing om de digitale handtekening te introduceren tot stand gekomen?

Door onze organisatiestructuur vereisen de meeste documenten die we ondertekenen handtekeningen van twee personen. Tot 2023 waren er handtekeningenmappen die van A naar B werden gedragen – en dat kostte veel administratieve rompslomp: Er moest tijd worden ingepland voor het ondertekenen en er waren regelmatig vragen van collega’s over documenten en hun status in het ondertekeningsproces. Vervolgens moest alles met de hand worden gescand en op papier worden gearchiveerd. We moeten heel bewust omgaan met onze schaarse tijd in de administratie – hier was duidelijk ruimte voor verbetering. Naast het locatieonafhankelijke karakter van ondertekening was de doorslaggevende factor vooral deze besparing van tijd en ecologische bronnen voor afdrukken, interne post, het verkrijgen van handtekeningen en het scannen van papieren documenten. Een andere stimulans was het eenvoudiger ondertekenen en beheren van HR-gerelateerde documenten voor onze medewerkers.

Hoe belangrijk is digitale transformatie voor Neunerhaus?

De meeste medewerkers van neunerhaus werken direct met mensen, bijvoorbeeld in de sociale sector of in de gezondheidszorg. In verband met de digitale transformatie houden we ons vooral bezig met het thema digitale inclusie – in de eerste plaats de inclusie van onze gebruikers, als werkgever, maar ook de vaardigheden van onze medewerkers om gelijke tred te houden met de digitalisering en om digitale handtekeningen te kunnen gebruiken – dit wordt door steeds meer instanties geëist of het faciliteren van officiële kanalen.
In de afgelopen jaren hebben we tal van processen in onze ondersteunende processen gedigitaliseerd, zoals in het management, human resources en controlling. Een belangrijke drijfveer hiervoor was de pandemie van het coronavirus, die deze verandering verder heeft versneld. Een andere belangrijke factor is onze eis om zorgvuldig om te gaan met onze human resources en ze zo effectief mogelijk in te zetten. Digitalisering ondersteunt ons, vooral bij HR-werk, bij het bevorderen van zowel efficiëntieverhoging als innovaties. Digitale hulpmiddelen en persoonlijk contact vullen elkaar perfect aan. Een concreet voorbeeld uit het HR-werk: De digitale ondertekening van een nieuw dienstverleningscontract wordt altijd gecombineerd met een persoonlijke afspraak om het contract te ondertekenen.

We moeten onze schaarse tijd in de administratie bijzonder bewust gebruiken – de digitale handtekening is hier een grote verbetering.

Dr. Stephan Gremmel, Managing Director

Welke criteria waren voor jou doorslaggevend bij je zoektocht naar de juiste leverancier van e-handtekeningen?

Bij het zoeken naar de juiste leverancier van e-handtekeningen waren voor ons een aantal centrale criteria doorslaggevend. De kosten kwamen op de eerste plaats, omdat we als non-profitorganisatie ons budget efficiënt moeten gebruiken. Net zo belangrijk was het gebruiksgemak: de oplossing moest niet alleen intuïtief te gebruiken zijn, maar ook functies bieden zoals batchhandtekeningen en een duidelijk dashboard om onze workflows te stroomlijnen. Daarnaast waren essentiële functies zoals het toevoegen van annotaties, het plaatsen van handtekeningen op meerdere plaatsen in het document en het instellen van handtekeningvolgordes essentieel. We waren ook op zoek naar een webgebaseerde oplossing die eenvoudig te integreren was en volledige rechtsgeldigheid zou garanderen.

Een andere must was gegevensbescherming en strikte naleving van de GDPR. sproof garandeert dat alle gegevens op Europese servers worden opgeslagen, wat ons een extra veiligheidsniveau biedt. De bescherming tegen vervalsing was ook een doorslaggevende factor om manipulatie op betrouwbare wijze uit te sluiten. Daarnaast moet klantenondersteuning te allen tijde beschikbaar zijn zonder extra kosten voor elk contact. Bij sproof hebben we gezien dat aan al deze eisen volledig is voldaan.

Voor welke use cases wordt de digitale handtekening gebruikt?

De digitale handtekening wordt bij neunerhaus gebruikt in verschillende use cases, vooral voor contracten en andere belangrijke documenten die een snelle en rechtszekere handtekening vereisen. Hieronder vallen contracten met externe partners, betalingsverzoeken, budgetgoedkeuringen en andere bedrijfsgerelateerde documenten die door het senior management moeten worden ondertekend. Sinds juni 2024 wordt de digitale handtekening ook gebruikt voor personeelsgerelateerde documenten, zoals dienstverleningscontracten, aanvullende overeenkomsten, arbeidsbevestigingen en certificaten voor werknemers.

Hoe verliep de integratie van de cloud?

De integratie van de cloudoplossing verliep soepel en efficiënt. Om de overgang voor alle medewerkers zo gemakkelijk mogelijk te maken, hebben we interne instructies opgesteld waarin stap voor stap wordt uitgelegd hoe documenten via sproof kunnen worden ondertekend. Wij van het management zijn in het begin ook intensief met het proces bezig geweest, maar inmiddels zijn de nieuwe processen goed ingeburgerd. Dankzij de duidelijke structurering en intuïtieve gebruikersinterface van sproof konden we de digitale handtekening gemakkelijk integreren in onze bestaande workflows.

Welke normen hanteert een organisatie als Neunerhaus op het gebied van beveiliging, compliance en gegevensbescherming?

Als sociale organisatie die met gevoelige gegevens van veel mensen werkt, hanteert neunerhaus de hoogste normen op het gebied van beveiliging, gegevensbescherming en naleving van de wet. Met name de bescherming van persoonsgegevens is van het grootste belang, omdat de vertrouwensbasis met onze medewerkers en partners behouden moet blijven.

Wat vind je vooral leuk aan sproof sign?

We waarderen vooral de uitstekende klantenservice van sproof. Verzoeken worden snel en oplossingsgericht behandeld en het systeem wordt voortdurend verder ontwikkeld op basis van feedback van gebruikers. De gebruiksvriendelijke en intuïtieve interface maakt het dagelijks gebruik veel gemakkelijker. De “Academy”, die direct toegankelijk is in het account, biedt ook nuttige ondersteuning om snel vertrouwd te raken met de functies. Over het geheel genomen levert sproof sign een belangrijke bijdrage aan het verhogen van de efficiëntie en het vereenvoudigen van onze werkprocessen.

Worden er handtekeningworkflows gebruikt voor jouw use case?

Ja, in sommige gebieden, zoals senior management en human resources, gebruiken we al handtekeningworkflows in afzonderlijke gevallen. Deze workflows zijn vooral nuttig gebleken voor terugkerende processen, zoals het ondertekenen van servicecontracten of zakelijke documenten. Vanwege onze omvang en relatief nieuwe implementatie staan we echter nog aan het begin van de volledige integratie van deze workflows in onze werkprocessen.