LeasePlan is een wereldwijd bedrijf dat gespecialiseerd is in oplossingen voor autoleasing en wagenparkbeheer. LeasePlan beheert een wagenpark van meer dan 1,9 miljoen voertuigen en biedt bedrijven van elke omvang een uitgebreide service voor hun bedrijfswagens. Bij het kiezen van de juiste leverancier voor de digitalisering van handtekeningprocessen werd sproof sign gebruikt voor een speciale use case.

Bedrijfsnaam: LeasePlan

Korte beschrijving van het project:
Een speciaal geval zette ons ertoe aan om een platform voor digitale handtekeningen te integreren voor de interactie tussen enkele van onze grote klanten.”

Waarom sproof sign:
“Een van de voordelen van sproof sign is de zeer eenvoudige verwerking van grote volumes
ondertekende documenten (documentupload en ondertekening in batches)”.

Roland Woerle, externe IT-projectmanager

Hoe is de beslissing om de digitale handtekening te introduceren tot stand gekomen?

Woerle: “We hadden al een handtekeningplatform in gebruik voor eSignatures en waren daar in principe tevreden over. Voor een noodzakelijke contractuitgifte van ca. 4.000 contracten voor 1.500 B2B-klanten moesten we een nieuwe oplossing vinden, zodat we de contracten volledig elektronisch konden invullen, verzenden en in de handtekeningencirculatie naar onze klanten konden doorsturen.

Het was onze taak om een leverancier te vinden die deze volumes technisch aankon, de technische standaard van gekwalificeerde handtekeningen mogelijk maakte en flexibel kon reageren op onze gedetailleerde vereisten.

We hebben verschillende leveranciers benaderd met deze vereisten, maar vonden de beste oplossing in sproof sign.”

Waarom werd de gekwalificeerde handtekening uitsluitend voor het project gebruikt? Welke criteria waren voor u doorslaggevend bij uw zoektocht naar de juiste leverancier van e-handtekeningen?

Woerle: “Sommige van onze klanten of leveranciers wilden de contracten alleen ondertekenen met een gekwalificeerde elektronische handtekening, voor anderen was een geavanceerde handtekening voldoende. Daarom moesten we flexibel reageren op de vereisten.”

Ze hebben het over “complexe handtekeningruns”. Hoe beschrijf je de use case van sproof sign?

Woerle: “Bij LeasePlan hanteren we een servicegerichte aanpak naar onze klanten toe en spelen we waar mogelijk altijd flexibel in op de verschillende behoeften van de klant. Zo ook bij het verzamelen van handtekeningen voor de contractdocumenten. Het doel was om de ongeveer 4000 contracten vooraf te vullen met alle contractgegevens en ze zo klaar te zetten voor de geautoriseerde ondertekenaars dat ze zonder veel moeite alleen gecontroleerd, eenvoudig ondertekend en geretourneerd konden worden.”

Dus de stackhandtekening werd zeer intensief gebruikt?

Woerle: “De batchhandtekening werd vooral gebruikt door onze leveranciers, die de klantcontracten moesten medeondertekenen. Zij stelden het op prijs als je alle contracten die tot dan toe waren afgesloten één keer per week kon medeondertekenen met een gekwalificeerde handtekening.
We hebben deze functie vooraf intensief getest en zolang de datavolumes van de afzonderlijke documenten niet te groot waren, werkte dit proces probleemloos.”

“Een van de voordelen van sproof sign is de zeer eenvoudige verwerking van grote hoeveelheden te ondertekenen documenten (documentupload en ondertekening in batches).”

Roland Woerle
IT-projectmanager

Wat was de feedback van de klant – werd de digitale handtekening herkend?

Woerle: “Ons klantenbestand varieert van kleine en middelgrote ondernemingen tot de grootste nationale en internationale bedrijven. De acceptatie van digitale handtekeningen liep echter sterk uiteen. Terwijl sommige bedrijven geïntrigeerd waren door de soepele afhandeling van papierloze handtekeningen, waren er andere bedrijven die contracten niet digitaal wilden ondertekenen of waarvan het interne beleid dit niet toestond. Hier konden klanten de contracten downloaden als PDF, ze met de hand ondertekenen en ze vervolgens opnieuw verwerken via Sproof voor een tegenhandtekening.

Ik zie nog een inhaalslag voor Oostenrijk en hoop dat bedrijven zoals sproof met een binnenlandse oplossing het nodige vertrouwen zullen creëren en onze bedrijven in staat zullen stellen om met een veilige, betrouwbare en volledig gedigitaliseerde oplossing veel procesefficiëntie, tijd- en kostenbesparingen te realiseren.”

Aan welke normen op het gebied van gegevensbeveiliging en compliance moet een softwareoplossing in uw bedrijf voldoen?

Woerle: “Natuurlijk was het belangrijk dat de handtekeningoplossing aan alle eisen voor gegevensbescherming voldeed. Als cloudoplossing hoefden we ons ook geen zorgen te maken over de hosting van de documenten.”

Wat vind je vooral leuk aan sproof sign?

Woerle: “Naast de technische kenmerken waren de snelle reactie en implementatie van onze eisen en de goede samenwerking met het sproof team doorslaggevend voor ons.
sproof was zeer dynamisch en professioneel in de afhandeling, wat we erg waardeerden aan het project. Uiteindelijk is alles heel soepel verlopen en waren we zeer tevreden. “