De digitalisering rukt op in alle domeinen van het dagelijkse leven. Veel overheidsbedrijven bevinden zich echter nog grotendeels in de analoge wereld.
Bij het Bundesamt für Wettbewerbsaufgaben ligt dat anders! Het bedrijf heeft 500 werknemers, is actief op 7 locaties in heel Oostenrijk en vertrouwt op een bewuste en op lange termijn geplande digitaliseringsstrategie.
“We zijn bijna verplicht om digitaliseringsprocessen zeer snel te implementeren,” zegt Mag. DI (FH) Alexander Sellner, IT Manager van het Federal Accounting Agency.
Het gevolg: de introductie van een platform voor digitale handtekeningen als een verdere stap naar procesoptimalisatie. Dit maakt een van de meest cruciale operationele processen – het veilig en rechtsgeldig ondertekenen van documenten – veel eenvoudiger.
Beginsituatie
Iedereen praat over digitalisering en dat geldt ook voor de verantwoordelijken in overheidsbedrijven. Steeds meer bedrijven zetten al in op het papierloze kantoor, netwerken hun locaties of bieden nieuwe diensten online aan. Zo verbeteren ze de klantervaring, maar ook de samenwerking met partners, leveranciers en alle andere stakeholders.
Bij het evalueren van verdere digitaliseringsmaatregelen voor hun eigen bedrijf, realiseerde het topmanagement van het federale boekhoudkantoor zich al snel dat de introductie van een platform voor digitale handtekeningen enorme voordelen zou kunnen opleveren. Deze vorm van ondertekening is in heel Europa 100% gelijkwaardig aan handgeschreven handtekeningen en is onderworpen aan de strenge richtlijnen van de eIDAS-verordening (EU) 910/2014 (Electronic Identification and Authentication Services).
Veel bedrijfseigenaars zijn zich echter niet bewust van de voordelen van een bedrijfsbreed platform voor het digitaal ondertekenen van documenten. Een zeer consistent “credo” wordt nog steeds tegen de invoering van een handtekeningplatform gehouden: “Ik heb de mobiele telefoonhandtekening en kan al digitaal ondertekenen”.
In feite gebruikt al bijna de helft van de Oostenrijkse burgers de mobiele telefoonhandtekening als gratis e-overheidsdienst.
De digitale handtekening alleen is echter meestal volstrekt ontoereikend in de bedrijfsomgeving. Wat ontbreekt zijn processen; op maat gemaakte workflows. Een gemeenschappelijk “dashboard” om een perfect overzicht te hebben van de belangrijke documenten in het bedrijf en nog veel meer.
Ondertussen hebben sommige internationaal actieve bedrijven al gekozen voor een digitaal platform dat alle handtekeningworkflows en use cases in het bedrijf digitaal in kaart kan brengen.
BHAG vertrouwt op software uit Oostenrijk.
In de eerste stap evalueerde het BHAG projectteam onder leiding van Sellner welke Europese en Oostenrijkse aanbieders zich al hebben gevestigd en krachtige tools op de markt hebben gebracht.
“We willen geen concessies doen aan de gegevensopslag van gevoelige documenten. Deze gegevens moeten voor 100% in Europa worden opgeslagen. Naar onze mening voldoet sproof aan deze criteria door expliciet datacenters te selecteren die onafhankelijk zijn van Amerikaanse bedrijven.”
Mag. DI (FH) Alexander Sellner
Federaal Accounting Agentschap
Naast de veiligheid en conformiteit van gegevensopslag moet een handtekeningenplatform verschillende handtekeningsprocessen ondersteunen die deel uitmaken van de dagelijkse activiteiten van het Federaal Boekhoudagentschap.
De aandacht viel dus al snel op sproof. Na een intensieve test- en auditfase werd uiteindelijk gekozen voor het jonge IÖB-gecertificeerde bedrijf. De cloudoplossing kon zich zeer goed presenteren als een alles-in-één platform met de hoogste beveiligings- en gegevensbeschermingsstandaarden. “We waren echt bijzonder vereerd dat we werden gekozen en dat we uiteindelijk konden voldoen aan de zeer hoge normen van het federale boekhoudagentschap,” zegt Dr. Fabian Knirsch, medeoprichter en CTO van sproof GmbH.
De digitale handtekening bespaart aanzienlijk middelen vanaf het moment dat deze wordt geïntroduceerd.
De feedback tot nu toe is erg goed. Veel medewerkers, vooral in het management, gebruiken het platform voor verschillende handtekeningprocessen en hebben sindsdien meetbaar tijd en middelen bespaard. Documenten hoeven niet langer geprint, met de hand ondertekend, gescand en per post verstuurd te worden, maar kunnen met slechts een paar klikken digitaal ondertekend worden.
Dus het milieu is ook blij! 500 vellen papier verbruiken 7,5 kilo hout, 130 liter water en 26,8 kilowattuur energie. Een positief neveneffect dat steeds meer ondernemers ertoe aanzet om een handtekeningenplatform te introduceren.
In de eerste stap na de introductie was vooral de soepele integratie van het platform in het IT-landschap van het bedrijf indrukwekkend. Dankzij de cloud nam de onboarding slechts een paar uur in beslag en was er de hele tijd sprake van sproof.
De vlotte communicatie en flexibiliteit overtuigden Alexander Sellner. “sproof staat open voor feedback en verzoeken van klanten en streeft er dus naar om het platform voortdurend te verbeteren”, legt Sellner uit.
