Digitálne podpisovanie mandátov SEPA

Najdôležitejšie fakty v skratke

• Právna istota: digitálne mandáty SEPA sú plne právne platné v súlade s nariadením eIDAS (FES alebo QES)
  
• Už žiadne písanie: digitálny prenos údajov namiesto manuálneho zadávania nečitateľných skenov
  
• Rýchlosť: Vyzdvihnutie a podpísanie trvá menej ako 2 minúty pomocou sproof Fastlane
  
• Hybridný výkon: sproof Fastlane preklenuje priepasť medzi papierovou a digitálnou formou – jednoduchým skenovaním kódu QR na fyzických dokumentoch
  
• Osvedčené postupy: Zistite , ako poskytovateľ energetických a infraštruktúrnych služieb Salzburg AG optimalizoval svoje služby zákazníkom prostredníctvom tejto digitálnej transformácie

Prečo bežné procesy SEPA spomaľujú vaše podnikanie

Manuálne zhromažďovanie povolení na inkaso je obrovská strata času a prežitok z analógového sveta. Tradičný proces – vytlačenie, odoslanie poštou, ručné podpísanie, naskenovanie a vrátenie e-mailom – je nielen únavný pre vašich zákazníkov, ale spôsobuje aj obrovské režijné náklady vo vašej administratíve:

• Zdroj chyby pri prenose údajov: IBAN, názov a referencia mandátu sa musia do ERP alebo účtovného systému preniesť ručne z (často nečitateľných) skenov. Je to náchylné na chyby a nákladné.
  
  
• Vysoká miera zrušenia: Každá prestávka v médiách, ako napríklad cesta do tlačiarne alebo poštovej schránky, je prekážkou, ktorá spôsobuje, že zákazníci od procesu upúšťajú.
  
  
• Byrokratické preťaženie: Nečitateľný rukopis vedie k časovo náročným opravám a zdržuje proces platby, čo priamo zaťažuje vašu likviditu a viaže cenné administratívne zdroje, ktoré by sa mohli využiť na produktívnejšie úlohy.

Digitálne mandáty SEPA pre moderné platobné procesy

Prechod na čiastočne alebo úplne digitálny proces ponúka oveľa viac výhod ako len odstránenie papiera. Pozitívne účinky sa vzťahujú na celý hodnotový reťazec.

Pozitívne účinky optimalizujú celú vašu administratívu:

• Výrazne kratší čas spracovania: Mandáty sú dokončené v priebehu niekoľkých minút namiesto dní.

• Zníženie počtu chýb prostredníctvom overeného zadávania údajov: Keďže zákazníci zadávajú svoje údaje digitálne do preddefinovaných polí formulára, pri zadávaní nedochádza k chybám pri prenose. Pomôcky na overovanie zabezpečujú, že do systému vstupujú len úplné a správne naformátované mandáty.

• Vyššia miera dokončenia (miera konverzie): Čím jednoduchší je proces podpisu, tým nižšia je miera zrušenia.

• Výrazné zníženie nákladov: Ušetríte náklady na poštovné, tlač a archiváciu, ako aj cenný pracovný čas na manuálne zadávanie údajov.

• Centralizovaná a auditovateľná správa: Všetky mandáty sú digitálne archivované, možno ich okamžite nájsť a sú zdokumentované v súlade s právnymi predpismi vďaka bezproblémovej auditnej stope.

• Moderná zákaznícka skúsenosť: Svojim zákazníkom ponúkate moderné, používateľsky prívetivé služby bez mediálnej diskontinuity.

Obzvlášť flexibilný: tento digitálny proces možno použiť aj v hybridnej forme

Ako sa vydáva mandát na inkaso SEPA v digitálnej forme?

Ak používate riešenie digitálneho podpisu, ako je napríklad sproof, môžete celý proces vystavenia mandátu automatizovať pomocou šablóny a ponúknuť svojim zákazníkom hybridné riešenie.

Pri vytváraní mandátu na inkaso SEPA musia byť v dokumente uvedené určité povinné informácie. Patria medzi ne:

• Názov dlžníka ( držiteľa účtu:v)
• Adresa na dlžníka
• IBAN dlžníka
• Názov príjemcu ( veriteľa)
• Identifikačné číslo veriteľa ( ID veriteľa)
• Referencia mandátu ( jedinečná identifikácia mandátu)
• Typ mandátu ( jednorazové inkaso alebo opakované inkaso)
• Odkaz na právo na náhradu ( napr. “Môžem do 8 týždňov…”)
• Dátum udelenia mandátu
• Podpis z dlžníka

Bez týchto informácií nemôžu banky mandát spracovať.

sproof Fastlane umožňuje bezproblémovú integráciu týchto procesov do vášho firemného dizajnu. Po podpise sa údaje prenášajú priamo digitálne, takže ručné písanie je úplne zbytočné.

Princíp je jednoduchý:

1. Pripravte sa: Pripravte zmluvu alebo formulár v programe sproof sign a umiestnite na dokument QR kód.
   
2. Odoslanie: Dokument bude vašim zákazníkom zaslaný bežnou poštovou službou.
   
3. Podpíšte sa digitálne: Zákazník naskenuje kód QR pomocou svojho smartfónu. Proces podpisu sa spustí okamžite – bez potreby registrácie alebo prihlásenia.
   
4. Dokončiť: Stačí niekoľko kliknutí a zmluva je legálne podpísaná a bezpečne vrátená vašej spoločnosti.

Právny základ: Je platný?

Áno, digitálny mandát na inkaso SEPA podlieha nariadeniu eIDAS v EÚ. Hoci na mnohé mandáty stačí textová forma, banky často vyžadujú písomnú formu, aby minimalizovali riziko. Kvalifikovaný elektronický podpis (QES) je stopercentne rovnocenný s vlastnoručným podpisom a na súde má najvyššiu dôkaznú hodnotu. V praxi sa zdokonalený elektronický podpis (AES) etabloval ako účinná stredná cesta pre štandardné platobné transakcie. Právna istota a rýchlosť sa navzájom nevylučujú.

Osvedčený postup: Salzburg AG

Salzburg AG: Digitale Souveränität und mehr als 250.000 Blatt Papier weniger durch den Wechsel zu sproof

Často kladené otázky k tejto téme

1. Čo je mandát na inkaso SEPA?
   Mandát na inkaso SEPA je právne oprávnenie udelené zákazníkom spoločnosti na inkaso dlžných súm priamo z jeho bankového účtu. Zároveň slúži ako pokyn banke na vykonanie platby.
   
2. Je elektronický mandát SEPA právne platný?
   Áno, elektronický mandát SEPA je právne plne účinný, pokiaľ spĺňa normy eIDAS. Vďaka digitálnym podpisom (FES alebo QES) a overovaciemu protokolu odolnému voči falšovaniu sa totožnosť podpisovateľa preukazuje ešte jednoduchšie ako na papieri. Banky tieto elektronické mandáty akceptujú plošne, pretože spĺňajú požiadavky Európskej platobnej rady.
   
3. Akceptujú banky digitálne mandáty?
   Áno, za predpokladu, že podpisový štandard (FES alebo QES) nepochybne preukazuje pravosť podpisujúceho.
   
4. Musí si zákazník vytvoriť účet sproof na podpis?
   Nie. Vaši zákazníci môžu podpísať mandát priamo prostredníctvom odkazu, ktorý dostanú, alebo po naskenovaní kódu QR. Nie je potrebná žiadna registrácia ani vytvorenie účtu v službe sproof, vďaka čomu je miera stornovanosti mimoriadne nízka.
   
5. Čo sa stane s dokumentom po jeho podpísaní?
   Hneď ako všetky strany podpíšu dokument, vy aj vaši zákazníci automaticky dostanete podpísaný dokument vo formáte PDF e-mailom. Údaje sa môžu prostredníctvom rozhrania preniesť aj priamo do vášho vedúceho systému (napr. ERP alebo účtovníctva).
   
6. Je digitálny mandát archivovaný spôsobom odolným voči auditu?
   Áno, každý dokument podpísaný prostredníctvom sproof obsahuje auditnú stopu odolnú voči manipulácii. Spolu s digitálnym certifikátom spĺňa všetky požiadavky na archiváciu odolnú voči auditu a poskytuje plynulý reťazec dôkazov.
   
7. Môžu sa podpísať aj firemní zákazníci (B2B)?
   Áno, určite. sproof Fastlane je ideálny pre procesy B2B. Dokonca aj oprávnení zástupcovia alebo autorizovaní podpisovatelia spoločností môžu digitálne podpisovať obchodné mandáty SEPA právne bezpečným spôsobom – v prípade potreby aj pomocou kvalifikovaného elektronického podpisu (QES), ktorý je právne rovnocenný vlastnoručnému podpisu.

Ďalšie prípady použitia: Umiestnite Fastlane tam, kde si to vyžadujú vaše prípady použitia →