Ustanovenia o ochrane údajov na webovej stránke sproof.com

1. úvod

Ochrana vašich osobných údajov je pre nás mimoriadne dôležitá. Preto s vašimi osobnými údajmi nakladáme v súlade s platnými právnymi predpismi týkajúcimi sa ochrany, zákonného zaobchádzania a utajenia osobných údajov, najmä v súlade s rakúskym zákonom o ochrane údajov (ďalej len „DSG“), všeobecného nariadenia o ochrane osobných údajov (ďalej len „GDPR“) a telekomunikačného zákona z roku 2021 (ďalej len „TKG 2021“).

Z nasledujúcich informácií sa dozviete, ako spracúvame vaše osobné údaje, keď používate našu webovú stránku (www.sproof.com) (ďalej len „webová stránka“).

Toto vyhlásenie o ochrane osobných údajov sa vzťahuje na webovú stránku www.sproof.com. Webová aplikácia sproof sign.sproof.com je technicky oddelená; medzi týmito stránkami nedochádza k automatizovanej výmene údajov.

2. Názov a kontaktné údaje prevádzkovateľa

Spoločnosť sproof GmbH (ďalej len „sproof“ alebo „my“) je zodpovedná za spracúvanie údajov na tejto webovej stránke.

sproof GmbH Urstein Süd 19/2

A-5412 Puch pri Halleine

Rakúsko

E-mail: privacy@sproof.com

3. spracovanie údajov

Pri poskytovaní našich služieb, najmä našej webovej stránky a ponúk dostupných na našej webovej stránke, spracúvame osobné údaje používateľov našej webovej stránky a používateľov, ktorí využívajú našu online ponuku. Konkrétne operácie spracovania údajov sú opísané nižšie:

3.1. Spracovanie údajov Používanie webovej stránky

Pri návšteve našej webovej stránky sa automaticky spracúvajú nasledujúce osobné údaje:

• Údaje z protokolu;
• IP adresa (v skrátenej/anonymizovanej podobe);
• Typ a verzia webového prehliadača;
• Údaje o vašom zariadení (napr. ID zariadenia);
• Dátum a čas návštevy našej webovej stránky alebo jej podstránok;
• Webová lokalita, z ktorej pristupujete na našu webovú lokalitu (URL odkazu).

Účel spracúvania: Spracúvanie slúži na to, aby sme vám mohli poskytovať ponuky na našej webovej stránke, zabezpečiť bezpečnosť a stabilitu našej IT infraštruktúry, vykonávať anonymizované analýzy na účely optimalizácie a umožniť informačné využívanie našej webovej stránky.

Doba uchovávania: Údaje z protokolov sa zásadne uchovávajú po dobu 30 dní. V prípade udalosti súvisiacej s bezpečnosťou (napr. DDoS útok alebo pokus o narušenie) sa údaje uchovávajú až do konečného objasnenia a odstránenia tejto udalosti.

Právny základ: Právnym základom pre spracovanie týchto údajov je náš oprávnený záujem v súlade s článkom 6 ods. 1 písm. f) GDPR. Naším oprávneným záujmom je zabezpečiť užívateľskú prívetivosť našej webovej stránky, neustále ju vylepšovať, poskytovať vám vyžiadaný obsah bezpečne a bez chýb, ako aj zabezpečiť bezpečnosť našej IT infraštruktúry (najmä s cieľom odrážať a dokumentovať útoky a poruchy).

Poskytnutie údajov: Poskytnutie týchto údajov je technicky nevyhnutné. Bez týchto údajov nemôžeme sprístupniť obsah webovej stránky, ktorý ste si otvorili.

3.2. Spracovanie údajov, žiadosti o kontakt a komunikácia

Využitie nástrojov Atlassian (Jira Service Desk / Confluence)

Môžete nás kontaktovať priamo prostredníctvom e-mailu alebo cez naše formuláre. Na efektívne spracovanie a štruktúrovanie zákazníckych požiadaviek využívame systémy nášho poskytovateľa IT služieb Atlassian (Atlassian Pty Ltd, Level 6, 341 George Street, Sydney NSW 2000, Austrália).

• Účel: Odpovedanie na kontaktné žiadosti, lístky podpory a komunikáciu so zákazníkmi a ich archivácia.
• Právny základ: Spracovanie sa zakladá na našom oprávnenom záujme (čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR) o rýchlu a profesionálnu komunikáciu, ako aj – ak je vaša žiadosť zameraná na uzavretie alebo plnenie zmluvy – na vykonanie predzmluvných opatrení, resp. na plnenie zmluvy (čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR).
• Prenos údajov do tretích krajín: Spoločnosť Atlassian má sídlo v Austrálii a využíva servery po celom svete (m. i. v USA). Prenos údajov je zabezpečený uzatvorením štandardných zmluvných doložiek EÚ (Standard Contractual Clauses – SCC) v súlade s článkom 46 ods. 2 písm. c) nariadenia GDPR.

Používanie služieb Google Workspace a Gmail

Pre našu internú a externú e-mailovú komunikáciu používame službu Google Workspace, ktorú poskytuje spoločnosť Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Írsko.

• Spracovávané údaje: meno, e-mailová adresa, metadáta komunikácie, ako aj obsah a prílohy vašich e-mailov.
• Právny základ: Plnenie zmluvy alebo vykonávanie predzmluvných opatrení (čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR), ako aj náš oprávnený záujem na modernej, bezpečnej a efektívnej kancelárskej a komunikačnej infraštruktúre (čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR).
• Prenos do tretích krajín: Spoločnosť Google môže za určitých okolností spracúvať údaje aj v tretích krajinách mimo EÚ (najmä v USA). Spoločnosť Google LLC je certifikovaná v rámci rámca na ochranu osobných údajov medzi EÚ a USA (EU-US Data Privacy Framework). Spracúvanie je navyše zabezpečené štandardnými zmluvnými doložkami EÚ.
• Doba uchovávania: E-maily a údaje v nich obsiahnuté vymažeme hneď, ako už nebudú potrebné na účely komunikácie a ak ich vymazaniu nebránia žiadne zákonné povinnosti uchovávania (najmä podľa obchodného a daňového práva).

Využitie HubSpotu

Na správu vzťahov so zákazníkmi, dokumentáciu a optimalizáciu našich predajných a komunikačných procesov používame systém CRM od spoločnosti HubSpot (HubSpot, Inc., 25 First Street, 2nd Floor, Cambridge, MA 02141, USA).

• Spracovávané údaje: V závislosti od komunikačného kanála spracovávame základné údaje, kontaktné údaje, históriu e-mailovej komunikácie, poznámky k telefonickým rozhovorom alebo videokonferenciám, ako aj prípadne (len po predchádzajúcom súhlase) prepisy alebo záznamy z online stretnutí.
• Právne základy:
  • Súhlas (čl. 6 ods. 1 písm. a) GDPR) v spojení s § 165 ods. 3 TKG 2021: Na aktívne nahrávanie zvuku a obrazu počas telefonátov alebo videokonferencií vždy vopred vyžiadame váš výslovný a dobrovoľný súhlas.
  • Oprávnený záujem (čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR): Na zaznamenávanie písomných chatov, e-mailov a histórie zákazníkov v systéme CRM s cieľom zabezpečiť efektívnu starostlivosť o zákazníkov v oblasti B2B a bezchybné priraďovanie požiadaviek.
• Prenos do tretej krajiny: Spoločnosť HubSpot ukladá údaje okrem iného v USA. Spoločnosť HubSpot, Inc. je certifikovaná v súlade s rámcom EÚ-USA pre ochranu osobných údajov. Úroveň ochrany osobných údajov navyše zabezpečujú štandardné zmluvné doložky EÚ.
• Odvolanie a vymazanie: Udelený súhlas so zaznamenávaním môžete kedykoľvek odvolať s účinnosťou do budúcnosti (napr. e-mailom na adresu privacy@sproof.com). Záznamy budú bezodkladne vymazané po dosiahnutí účelu alebo v prípade odvolania súhlasu, pokiaľ tomu nebránia zákonné povinnosti týkajúce sa uchovávania údajov.

3.3. Spracovanie údajov Správa žiadateľov

Ak sa u nás uchádzate o zamestnanie (e-mailom alebo prostredníctvom portálu pre uchádzačov o zamestnanie), spracúvame nasledujúce údaje:

• Základné údaje (meno, dátum narodenia, štátna príslušnosť);
• Kontaktné údaje (adresa, e-mail, telefónne číslo);
• Údaje k prihláške (životopis, vysvedčenia, motivačný list, vzdelanie, pracovné skúsenosti);
• Prípadne poznámky z pohovorov.

Vaše údaje uchádzača nebudú poskytnuté neoprávneným tretím stranám mimo našej spoločnosti.

• Účel spracovania: Realizácia a vybavovanie výberového konania, ako aj príprava pracovnej zmluvy.
• Právny základ: vykonávanie predzmluvných opatrení (čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR) a plnenie zákonných povinností v rámci prihlásenia do systému sociálneho poistenia v prípade zamestnania (čl. 6 ods. 1 písm. c) GDPR).
• Vedenie evidencie (databáza talentov): Ak si chceme uchovať vašu žiadosť o zamestnanie pre budúce výberové konania, vyžiadame si na to váš výslovný súhlas v súlade s článkom 6 ods. 1 písm. a) GDPR.
• Doba uchovávania: V prípade zamietnutia budú vaše údaje z prihlášky uchovávané na účely obranu proti prípadným nárokom (napr. podľa zákona o rovnakom zaobchádzaní – GlBG) po dobu 6 mesiacov od ukončenia výberového konania a následne budú vymazané. Ak udelíte súhlas s uchovaním údajov v evidencii, budeme vaše údaje spracúvať až do odvolania vášho súhlasu, najdlhšie však 2 roky. Svoj súhlas s uchovaním údajov v evidencii môžete kedykoľvek odvolať e-mailom na adresu privacy@sproof.com.

3.4. Newsletter o spracovaní údajov

Ak sa prihlásite k odberu nášho newslettra, spracovávame:

• Vaše meno (na oslovenie);
• Vaša e-mailová adresa.

Na registráciu do newslettra používame takzvaný postup „double opt-in“. Po registrácii na našej webovej stránke dostanete potvrdzovací e-mail, ktorým overíte, že ste vlastníkom danej e-mailovej adresy.

• Právny základ: Váš výslovný súhlas podľa čl. 6 ods. 1 písm. a) GDPR v spojení s § 165 ods. 3 TKG 2021.
• Spracovateľ na základe zmluvy: Údaje sa odovzdávajú nášmu poskytovateľovi IT služieb na účely zasielania newsletteru (so sídlom v rámci EÚ). Existuje príslušná zmluva o spracovaní na základe zmluvy v súlade s článkom 28 GDPR.
• Odhlásenie a odvolanie súhlasu: Svoj súhlas môžete kedykoľvek bezplatne odvolať s účinnosťou do budúcnosti. Na tento účel použite odkaz na odhlásenie na konci každého newslettra alebo nám napíšte e-mail na adresu privacy@sproof.com. Vaše údaje budú následne bezodkladne vymazané zo zoznamu odberateľov. Zákonnosť spracovania údajov, ku ktorému došlo do odvolania súhlasu, tým nie je dotknutá.

3.5. Spracovanie údajov, sociálne médiá a videoplatformy

Pluginy pre sociálne médiá

Na našej webovej stránke nemáme integrované žiadne aktívne pluginy ani tlačidlá sociálnych sietí, ktoré by už pri načítaní stránky odosielali údaje do sociálnych sietí. Prípadné odkazy na naše profily v sociálnych sieťach (napr. LinkedIn, X) sú realizované ako jednoduché hypertextové odkazy.

Videoportál Vimeo

Na našej webovej stránke vkladáme videá prostredníctvom platformy „Vimeo“. Poskytovateľom je spoločnosť Vimeo.com, Inc., 330 West 34th Street, 5. poschodie, New York, New York 10011, USA.

• Spracovávané údaje: IP adresa, technické informácie o zariadení a prehliadači, navštívená URL adresa, ako aj údaje o interakcii (napr. či bolo video spustené alebo pozastavené). Ak ste prihlásení do svojho účtu Vimeo, Vimeo môže vaše správanie pri prehliadaní priamo priradiť k vášmu osobnému profilu.
• Právny základ: Spracovanie údajov prebieha výlučne na základe vášho súhlasu v súlade s článkom 6 ods. 1 písm. a) GDPR v spojení s § 165 ods. 3 TKG 2021. Videá sa načítajú a údaje sa prenesú až vtedy, keď aktívne súhlasíte s ich aktiváciou prostredníctvom nášho banneru o súboroch cookie alebo nášho videoprehrávača s dvoma kliknutiami.
• Prenos údajov do tretích krajín: Spoločnosť Vimeo Inc. je certifikovaná v súlade s rámcom EÚ-USA pre ochranu osobných údajov (DPF). Okrem toho sme uzavreli zmluvu o spracovaní údajov na základe štandardných zmluvných doložiek EÚ.

3.6. Spracovanie údajov, súbory cookie a správa súhlasov

Na našej webovej stránke používame súbory cookie a podobné technológie (napr. lokálne ukladanie). Súbory cookie sú malé textové súbory, ktoré váš prehliadač ukladá do vášho zariadenia.

Rozlišujeme medzi:

1. Absolútne nevyhnutné (technické) súbory cookie: Tieto sú potrebné na zabezpečenie základných funkcií webovej stránky (napr. uloženie vašich preferencií týkajúcich sa súborov cookie). Tieto súbory sa spracúvajú bez vášho súhlasu na základe nášho oprávneného záujmu (čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR) v spojení s § 165 ods. 3 TKG 2021.
2. Súbory cookie, ktoré vyžadujú súhlas (analýza, marketing, médiá): Tieto súbory sa načítajú až vtedy, keď nám udelíte svoj výslovný súhlas (čl. 6 ods. 1 písm. a) GDPR v spojení s § 165 ods. 3 TKG 2021).

Svoje udelené súhlasy môžete kedykoľvek upraviť alebo odvolať prostredníctvom nášho integrovaného nástroja na správu súhlasov (banner s informáciami o súboroch cookie).

3.7. Spracovanie údajov etracker

Na tejto webovej stránke využívame analytické služby spoločnosti etracker GmbH, Erste Brunnenstraße 1, 20459 Hamburg, Nemecko.

• Zvláštnosť: etracker sa štandardne používa vo verzii bez súborov cookie. Spracovanie údajov prebieha výlučne v pamäti webového servera a bez ukladania informácií na vašom koncovom zariadení. IP adresa je anonymizovaná čo najskôr. Nevytvárajú sa žiadne údaje, ktoré by umožňovali priamu identifikáciu osoby.
• Právny základ: Spracúvanie sa vykonáva na základe nášho oprávneného záujmu (čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR) s cieľom merania dosahu spôsobom, ktorý rešpektuje ochranu osobných údajov, a optimalizácie našej webovej ponuky.
• Pokiaľ používame ďalšie analytické a optimalizačné súbory cookie od spoločnosti etracker, deje sa tak výlučne na základe vášho predchádzajúceho výslovného súhlasu (čl. 6 ods. 1 písm. a) GDPR v spojení s § 165 ods. 3 TKG 2021).
• Odvolanie: Kedykoľvek môžete namietať proti zaznamenávaniu vašich údajov o používaní prostredníctvom služby etracker bez použitia súborov cookie:
  Opt-out

3.8. Spracovanie údajov – analýza B2B (Venta.ai a SalesViewer)

Venta AI

Ak v banneru týkajúcom sa súborov cookie udelíte súhlas, používame službu Venta AI (april.eleven GmbH, Am Kartoffelgarten 14, 81671 Mníchov, Nemecko) na identifikáciu spoločnosti alebo organizácie, z ktorej prebieha návšteva našej webovej stránky.

• Spracovávané údaje: online identifikátory (IP adresa, ID súboru cookie), údaje o používaní (navštívené stránky, dĺžka pobytu, odkazujúca URL) a z nich odvodené štatistické údaje o spoločnosti (názov spoločnosti, odvetvie, sídlo).
• Účel: B2B marketing, podpora predaja a optimalizácia webovej stránky pre firemných zákazníkov.
• Právny základ: Súhlas podľa čl. 6 ods. 1 písm. a) GDPR v spojení s § 165 ods. 3 TKG 2021. Svoj súhlas môžete kedykoľvek odvolať prostredníctvom banneru o súboroch cookie.

Technológia SalesViewer®

Na základe nášho oprávneného záujmu (čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR) využívame technológiu SalesViewer® spoločnosti SalesViewer® GmbH, Huestraße 30, 44787 Bochum, Nemecko, na analýzu návštev našej firemnej webovej stránky.

• Spôsob fungovania: Na zber údajov týkajúcich sa spoločnosti sa používa kód založený na jazyku JavaScript. Údaje (napr. IP adresa) sa šifrujú pomocou jednosmernej funkcie (hashing), z ktorej nie je možné spätne odvodiť pôvodné údaje, a sú okamžite pseudonymizované. Nedochádza k identifikácii fyzických osôb.
• Účel: Identifikácia potenciálnych zákazníkov v segmente B2B na účely marketingu a prieskumu trhu.
• Odmietnutie (opt-out): Zber údajov prostredníctvom SalesViewer® môžete kedykoľvek odmietnuť kliknutím na nasledujúci odkaz: salesviewer.com/opt-out. Tým sa do vášho zariadenia uloží súbor cookie pre odmietnutie (opt-out) pre našu webovú stránku.

3.9. Používanie značky LinkedIn Insight

Na našej webovej stránke používame „LinkedIn Insight Tag“ spoločnosti LinkedIn Ireland Unlimited Company, Wilton Place, Dublin 2, Írsko.

• Účel: Sledovanie konverzií (meranie úspešnosti našich reklám na LinkedIn), retargeting (zobrazovanie relevantných reklám návštevníkom našej webovej stránky na LinkedIn) a analýza webových stránok (súhrnné demografické správy o našich návštevníkoch).
• Zaznamenávané údaje: URL, odkazujúca URL, IP adresa (skrátená službou LinkedIn), vlastnosti zariadenia, časová pečiatka a vykonané akcie (napr. odoslanie formulára).
• Právny základ: Spracovanie (vrátane uloženia súboru cookie li_c) prebieha výlučne na základe vášho výslovného súhlasu v súlade s článkom 6 ods. 1 písm. a) GDPR v spojení s § 165 ods. 3 TKG 2021.
• Spoločná zodpovednosť (Joint Controllership): Za zber a odosielanie údajov spoločnosti LinkedIn nesieme spoločnú zodpovednosť so spoločnosťou LinkedIn Ireland (čl. 26 GDPR). V tejto súvislosti sme uzavreli dodatok o spoločnom prevádzkovateľovi, ktorý si môžete prečítať na stránke legal.linkedin.com/pages-joint-controller-addendum. Za následné spracovanie zo strany spoločnosti LinkedIn je zodpovedná výlučne spoločnosť LinkedIn.
• Prenos do tretích krajín: Spoločnosť LinkedIn spracúva údaje čiastočne na serveroch spoločnosti LinkedIn Corporation v USA. Tento prenos je zabezpečený štandardnými zmluvnými doložkami EÚ. Materská spoločnosť LinkedIn je navyše certifikovaná v rámci rámca EÚ-USA pre ochranu osobných údajov (EU-US Data Privacy Framework).
• Odvolanie súhlasu: Svoj súhlas môžete kedykoľvek odvolať prostredníctvom našich nastavení súborov cookie alebo prostredníctvom možnosti deaktivácie pre členov LinkedIn v nastaveniach ich účtu.

4. automatizované rozhodovanie / profilovanie

Na našej webovej stránke sa neuskutočňuje žiadne automatizované rozhodovanie vrátane profilovania v zmysle článku 22 ods. 1 a 4 nariadenia GDPR.

5. vaše práva ako dotknutej osoby

Ako dotknutá osoba máte pri splnení zákonných podmienok nasledujúce práva podľa GDPR:

• Právo na informácie (čl. 15 GDPR): Môžete požiadať o informáciu, či a aké vaše osobné údaje spracúvame.
• Právo na opravu (článok 16 GDPR): Môžete požiadať o opravu nesprávnych údajov alebo o doplnenie neúplných údajov.
• Právo na vymazanie / „právo na zabudnutie“ (článok 17 GDPR): Za určitých podmienok môžete požiadať o vymazanie svojich údajov.
• Právo na obmedzenie spracúvania (článok 18 GDPR): Môžete požiadať o obmedzenie spracúvania vašich údajov.
• Právo na prenosnosť údajov (článok 20 GDPR): Máte právo získať svoje údaje v štruktúrovanom, bežne používanom a strojovo čitateľnom formáte alebo nechať ich preniesť inému prevádzkovateľovi.
• Právo na vznesenie námietky (čl. 21 GDPR): Z dôvodov vyplývajúcich z vašej konkrétnej situácie môžete kedykoľvek vznesť námietku proti spracúvaniu, ktoré prebieha na základe nášho oprávneného záujmu (čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR).
• Právo na odvolanie súhlasu (čl. 7 ods. 3 GDPR): Udelené súhlasy môžete kedykoľvek odvolať s účinnosťou do budúcnosti.

Ak chcete uplatniť svoje práva, kontaktujte nás prosím e-mailom na adrese privacy@sproof.com.

Právo podať sťažnosť u dozorného orgánu

Ak sa domnievate, že spracúvanie vašich údajov porušuje právne predpisy o ochrane osobných údajov alebo že vaše práva v oblasti ochrany osobných údajov boli iným spôsobom porušené, máte právo podať sťažnosť na príslušný dozorný orgán. V Rakúsku je to:

Rakúsky úrad na ochranu osobných údajov (DSB) Barichgasse 40–42

1030 Viedeň

Telefón: +43 1 52 152-0

E-mail: dsb@dsb.gv.at

Webová stránka: www.dsb.gv.at

6. Stav a zmeny

Toto vyhlásenie o ochrane osobných údajov je platné od júla 2026.

Aktualizácia môže byť potrebná z dôvodu technických zmien alebo zmien v právnych predpisoch. Preto vám odporúčame, aby ste si toto vyhlásenie pravidelne prečítali.

Tieto zásady ochrany osobných údajov sú k dispozícii v rôznych jazykoch. V prípade nejasností, rozdielov alebo otázok týkajúcich sa výkladu je rozhodujúce výlučne nemecké znenie týchto zásad ochrany osobných údajov.