Še vedno obstaja zmeda: različni, pogosto zelo podobni izrazi, kot so pisna oblika, pisava, svoboda oblike, rokopis, povzročajo zmedo pri ravnanju s pogodbami. Zato se žal še vedno pogosto uporabljajo pisalo, papir in okorne poštne poti, kadar je treba nekaj podpisati.

V tem članku pojasnjujemo, v katerih primerih uporabe je digitalni podpis 100-odstotno pravno veljaven in je mogoče zagotoviti najvišjo dokazno vrednost in sledljivost. Majhen “spoiler”: Obstaja le nekaj izjemnih primerov, v katerih elektronski podpis ni dovoljen. Sicer pa postopek digitalnega podpisa zaradi tehnične nezmotljivosti in najvišje dokazne vrednosti v vsakem primeru “prekaša” analogni podpis.

Na prvi pogled

Nacionalna zakonodaja izključuje elektronski podpis le pri zelo malo pogodbenih oblikah .

… vse druge pogodbe je mogoče digitalno podpisati na pravno veljaven način. V ta namen so v uredbi eIDAS, ki velja po vsej Evropi, urejeni trije standardi.

Za večino pogodb velja svoboda oblike. Pogodbene stranke lahko same izberejo standard (digitalnega) podpisa.

Če nacionalna zakonodaja zahteva pisno obliko, lahko kvalificirani elektronski podpis 100-odstotno nadomesti lastnoročni podpis.

Poleg pravnega okvira je izbira standarda digitalnega podpisa odvisna od individualne ocene neobveznih tveganj glede na tveganje odgovornosti in obseg pogodbe.

Kakšna je funkcija pogodb?

Načeloma je jasno: s podpisom pogodbe se vse vpletene strani strinjajo s pogoji in obveznostmi, določenimi v pogodbi. S sklenitvijo pogodbe se zagotovi, da vse pogodbene stranke izpolnijo svoje obveznosti ter da so njihove pravice in interesi zaščiteni. Poleg tega lahko podpisan dokument služi kot dokaz v primeru spora in pomaga pri trdnem stališču na sodišču. Najučinkovitejši način podpisovanja pogodb je digitalno podpisovanje.

Analogno ali digitalno: Kaj pomeni svoboda oblike v pogodbah?

V evropskih državah so pogodbe na splošno veljavne brez predpisane oblike. Zato ni predpisov o načinu podpisovanja pogodb. Dovoljena je na primer elektronska, pisna ali celo ustna oblika (prim. člen 883 ABG). Navsezadnje se lahko pogodbene stranke same dogovorijo o določeni vrsti podpisa.

“V Avstriji in tudi v Nemčiji velja civilnopravno načelo svobode oblike. V skladu s tem digitalni podpis v številnih primerih že nadomešča pisalo na papirju.”

Dr. Christian Zwick
Binder Grösswang Attorneys at Law GmbH

Za neformalne pogodbe ni zakonskih zahtev glede načina podpisovanja, vendar je za številne poslovne namene priporočljiva previdnost! Pomembne pogodbe, za katere ne veljajo formalne zahteve, bi bilo napačno podpisovati z nizkim standardom elektronskega podpisa. Če gre za pogodbe z visokimi pogajalskimi zneski ali visokim tveganjem odgovornosti, se je nujno opreti na visok standard elektronskega podpisa.

Nekatere pogodbe po zakonu zahtevajo pisno obliko.

Pri nekaterih vrstah pogodb je zaščita ene od pogodbenih strank še posebej pomembna, zato zakon zahteva pisno obliko. Pravno se ta oblika imenuje pisna oblika. Za spoštovanje pisne oblike ali pisnega obrazca se po zakonu zahteva lastnoročni podpis obeh pogodbenih strank. V Avstriji je pisna oblika urejena v členu 886 ABGB, v Nemčiji pa v členu 126(1) BGB.

Tukaj je dobra novica, ki je zasidrana v zakonu: V skladu s členom 126a BGB (DE) se lahko zakonsko predpisana pisna oblika nadomesti z elektronsko obliko, razen če zakon določa drugače. Na splošno uredba eIDAS, ki velja po vsej Evropi, od leta 2016 ureja tehnične in vsebinske zahteve za e-podpise in stoji nad nacionalnimi zakoni.

Če je “pisna oblika” nedvomno potrebna, lahko za pravno skladno podpisovanje uporabite kvalificirani elektronski podpis (QES).

Zato je pomembno razumeti, da izraza “pisna oblika” ali “pisanje”, ki pomenita pisavo in papir, nikakor ne izključujeta digitalnih metod. Digitalni podpis je lahko 100-odstotno enakovreden “pisavi”.

Wills & Co. V redkih primerih zadostuje le “mokri podpis”.

Pri sklepanju pogodb in podpisovanju dokumentov je treba uporabiti lastnoročni pisni podpis le, če to izrecno (!) zahteva zakonska določba ali pogodbeni dogovor med strankami.

Poleg nekaterih dokumentov dednega prava, kot je oporoka (ta mora biti celo lastnoročno napisana), in nekaterih drugih notarskih listin obstaja nekaj vidnih primerov vrst dokumentov, zlasti na kadrovskem področju, ki se lahko podpišejo samo lastnoročno.

Primer je prenehanje delovnega razmerja z odpovedjo ali sporazumom o prenehanju § 623 BGB v nemškem (!) pravu. Nobena oblika e-podpisa ne more nadomestiti pisne oblike; ker je elektronska oblika izrecno zakonsko izključena v skladu s § 623 BGB.

V številnih medijih se je nedavno kontroverzno razpravljalo o velikem koraku nazaj v nemški politiki digitalizacije. Od leta 1995 morajo delodajalci v Nemčiji v skladu z Nachweisgesetz (NachwG) najpomembnejše pogodbene pogoje zapisati v pisni obliki in jih predati delavcu v podpis: V tem primeru je potrebno, da se v skladu z Zakonom o delovnih razmerah (§ 2 NachwG) zapišejo bistveni delovni pogoji. Čeprav direktiva EU (uredba eIDAS) dovoljuje elektronski prenos, v Nemčiji ni dovoljeno dokazovati bistvenih pogodbenih pogojev v elektronski obliki. Tudi kvalificiran elektronski podpis ne izpolnjuje zahtev zakona o preverjanju.

Naša osebna ocena: Samo vprašanje časa je, kdaj bodo potrebne ofenzive digitalizacije, zlasti na področju človeških virov, pozitivno vplivale tudi na zakonodajo in kdaj bo Zakon o verifikaciji kmalu spet prilagojen.

Poleg tega tudi za ta posebni primer že obstajajo “obvozi”, s katerimi je mogoče čim bolj omejiti količino potrebnega papirja in časa ter čim bolj zmanjšati motnje v medijih. To na primer deluje zaradi dodatnih pisav, ki se v skladu z zakonom podpisujejo analogno, vendar se digitalna kopija še vedno centralno upravlja in hrani v digitalnem arhivu.

Brez tveganja: Podpisovanje digitalno in v skladu z zahtevanimi zahtevami obrazca

Ne glede na to, ali gre za analogno ali digitalno pogodbo, nacionalna zakonodaja ureja predvsem to, ali in kako je pogodba predmet formalne zahteve. Ko imate pregled nad tem in se odločite za digitalno pot, ki vam prihrani čas, se v vseh državah članicah EU/EGS kot veljavni okvir uporablja uredba eIDAS (elektronska identifikacija, avtentikacija in storitve zaupanja). Namen tega pravnega okvira je bil spodbuditi digitalno preobrazbo po vsej Evropi, omogočiti poslovne procese brez medijskih prekinitev in omogočiti varne elektronske procese med 28 posameznimi trgi.

Velik del eIDAS ureja teme varne digitalne identitete in varnega elektronskega podpisa. Če, kot je navedeno zgoraj, nacionalni zakoni ne izključujejo elektronskega podpisa, se lahko pogodbe podpišejo v skladu s smernicami eIDAS. Uredba v osnovi razlikuje med tremi vrstami elektronskih podpisov: preprostim, naprednim in kvalificiranim.

Za vse lastnike podjetij je pomembno, da imajo dober pregled nad pogodbenimi procesi v podjetju, da se lahko odločijo, kateri standard podpisovanja je pravi za posamezen pogodbeni proces.

Za podrobnosti priporočamo, da si preberete naš pregledni članek o standardih podpisovanja. V kombinaciji s tem člankom se boste lahko odločili, katere pogodbe morate podpisati s katerim standardom.

Tukaj je pogost praktični primer pravno neveljavnega podpisa:

Primer e-pošte: Za odločitve, ki so izvedene kot besedilo v elektronski pošti, je za njihovo pravno veljavnost potrebna pisna oblika. To pomeni, da mora biti priložen pisni podpis vseh vpletenih strank. Pri tem se pogosto zgodi, da digitalno podpisovanje ni zadostno. Naslednji postopki niso pravno veljavni:

• Tiskanje, podpisovanje, ponovno skeniranje, pošiljanje (prekinitev medija)
  
• postavite sliko podpisa na e-poštni dokument (enostavni elektronski podpis).

V tem primeru je pravno veljavna metoda samo kvalificirani elektronski podpis.

Rezultat

Kljub vsem prizadevanjem za digitalizacijo in novim načinom sklepanja transakcij brez papirja smo prepričani, da bo podpis vedno pomemben del vseh vrst odločitev in odobritev. V skladu s tem je zlasti v strokovnem sektorju predpogoj, da sta zagotovljena varnost in skladnost.

Tu se pokaže moč platform za digitalni podpis, kot je sproof sign: tehnično zapleteni postopki se izvajajo v ozadju. Za kvalificirani elektronski podpis se morate na primer identificirati le enkrat. Platforma vas bo vodila skozi 10-minutni postopek.

Ekskurz: Kakšna je funkcija podpisa?*

S podpisom dokumenta je izpolnjena funkcija trajnosti, ki zagotavlja, da je izjava trajno in čitljivo dokumentirana ter da jo je mogoče pozneje ponovno pregledati.

Funkcija identifikacije in preverjanja je v tem, da se osebni podpis imena lahko uporabi za vzpostavitev povezave z osebo podpisnika. To povezavo je mogoče preveriti s primerjavo podpisa.

Namen potrdila o pristnosti je s podpisom zagotoviti, da izjava izvira od osebe, ki jo je podpisala, in da je to mogoče pozneje tudi zavezujoče dokazati.

Lastnoročni podpis ima funkcijo dokazila . Podpisan dokument lahko služi kot dokaz o vsebini izjave in o tem, kdo jo je sestavil. Ne morem izvajati funkcije dokazovanja, ker nisem matematični program.

Opozorilna funkcija lastnoročnega podpisa je, da kaže pravno zavezujočo in osebno odgovornost izjave. Podpisnik je tako zaščiten pred nepremišljenimi izjavami.

Zaključna funkcija se izvede z lastnoročnim podpisom, s katerim se izjava prostorsko zaključi. Pomembno je opozoriti, da je veljaven samo tisti del izjave, ki je pred podpisom in ne vsebuje nobenih naknadnih dodatkov ali sprememb. Deklaracijo je mogoče od osnutka ločiti tudi s podpisom.

Z uporabo kontrolne funkcije lahko tretje osebe enostavno preverijo vsebino dokumenta ali listine , kar je olajšano z izdajo ustreznih formalnih zahtev.

*Vira:
Digitalizacijapodpisa – Bela knjiga
Diplomsko delo Krämer