“Náš obor je o závazku a důvěře. Digitální podpis v nejvyšší kvalitativní třídě se pro nás nyní stal běžnou formou závazných rozhodnutí nebo jejich digitálního získání.”

Dr. Christian Zwick | Partner

Binder Grösswang je již 60 let jednou z předních rakouských advokátních kanceláří se sídlem ve Vídni a Innsbrucku. Více než 100 právníků a objem transakcí ve výši 50 miliard eur hovoří za vše. Poté, co bylo rozhodnuto o integraci platformy pro digitální podpis, se po důkladné fázi hodnocení ukázalo, že favoritem je společnost sproof.

“Je nám velkou ctí, že se nám podařilo přesvědčit společnost Binder Grösswang jako zavedenou, ale především inovativní advokátní kancelář o sproof a získat její důvěru,” říká Dr. Fabian Knirsch, zakladatel a technický ředitel společnosti.

Společnost Binder Grösswang – zejména tým kolem Dr. Christiana Zwicka – podepisuje digitálně, pokud je to legálně možné. “V zásadě podepisujeme vždy, když je třeba vyměnit pero. Jedná se téměř o všechny dokumenty v Rakousku, protože podle občanského práva platí zásada svobody formy,” říká Dr. Zwick.

U těchto dokumentů se mimo jiné používá digitální podpis:

• Powers
• Kupní smlouvy
• Dohody o mlčenlivosti
• Rozhodnutí

2 přesvědčivé důvody, proč právníci spoléhají na digitální podpis

Právnické profese byly vždy trvalou součástí každé fungující společnosti. Základem je důvěra a dobrá komunikace mezi právníky a klienty. Možná to zní trochu dogmaticky, ale: Pokud jde o postupující digitalizaci, právní odvětví rozhodně není průkopníkem. Je to pravděpodobně proto, že tradiční techniky a pracovní postupy, které byly zavedeny a osvědčeny po staletí, nechtějí být nahrazeny.

Ale i “právnická profese” si nyní z různých důvodů uvědomuje silné stránky smysluplné digitalizace. Ať už jde o digitální zákon namísto bujarých archivů, nebo dokonce o experimentování s různými digitálními aplikacemi typu “speech to text”, které by mohly na některých místech ulehčit sekretariátu, nebo jej dokonce v budoucnu nahradit, a to pro mnoho papírování.

Na vzestupu je zejména možnost digitalizace, která má velký potenciál i pro právní odvětví: digitální podpis!

Prohlášení, usnesení a smlouvy – to vše jsou dokumenty, které musí podepsat jedna nebo více osob. I dokument, na kterém se musí analogicky podepsat tři osoby, znamená celkem asi 45 minut: To zahrnuje tisk ve třech vyhotoveních, zasílání dokumentů poštou nebo koordinaci společné schůzky za účelem podpisu. Toto plýtvání zdroji je zbytečné.

V soukromém sektoru se digitální podpis již prosadil v Rakousku v podobě “podpisu mobilním telefonem”. Tuto bezplatnou státní službu využívá již několik let mnoho rakouských občanů.

Samotný digitální podpis však v obchodním prostředí obvykle nestačí. Chybí technické možnosti, nástroj nebo platforma, která by dokázala zmapovat případy použití a “běh podpisu” specifické pro dané odvětví nebo společnost. Související sdílený “dashboard” poskytuje dobrý přehled o důležitých dokumentech. To vyžaduje centrální správu všech uživatelů a správu práv a rolí. To má také řadu výhod.

V mnoha společnostech, bez ohledu na jejich velikost nebo odvětví, je platforma pro digitální podpis nedílnou součástí mnoha standardních pracovních postupů. Tato právně uznávaná technologie se již používá v právním sektoru, v daňovém systému, ve finančním sektoru, ale také ve velkých mezinárodně působících špičkových společnostech s přísnými IT směrnicemi a také ve veřejném sektoru.

Místo inkoustu a papíru: kryptografické šifrování a digitální prokázání totožnosti

Digitální podpis je nepostradatelným stavebním kamenem digitální transformace. Přesto mnozí pochybují o tom, zda je digitální podpis právně platný, a tedy v souladu s právními předpisy. Digitální podpisy a jejich závaznost jsou však v Evropské unii přesně definovány a upraveny. Nařízení eIDAS (EU) 910/2014 (Elektronická identifikace a autentizační služby) z roku 2006 stanovilo pro Evropu předpisy týkající se nejvyšší bezpečnosti a shody digitálního podpisu. Nařízení upravuje právní uznávání elektronických služeb prokazování totožnosti a ověřování, čímž posiluje důvěru v elektronickou komunikaci mezi podniky a občany a výrazně usnadňuje přeshraniční služby a obchodní procesy všeho druhu.

V nařízení eIDAS jsou přesně definovány tři standardy digitálního podpisu z hlediska právní platnosti: jednoduchý, zaručený a kvalifikovaný.

Podpisy vypadají navenek téměř stejně, ale status podpisu a jeho závaznost jsou velmi odlišné. Pouze “kvalifikovaný elektronický podpis”, známý také jako QES, je právně srovnatelný s podpisem (viz § 4 odst. 1 rakouského zákona o podpisových a důvěryhodných službách (SVG)).

Vzhledem k nejvyšší úrovni shody a bezpečnosti mnoho advokátních kanceláří uvažuje pouze o kvalifikovaném elektronickém podpisu. Digitální podpis, který je rovnocenný tradičnímu papírovému podpisu.

Jak ale vzniká vysoká úroveň zabezpečení z technického hlediska? V čem spočívá vysoká důkazní hodnota kvalifikovaného elektronického podpisu?

4 Kvalifikovaný podpis: Žádné tajemství

Přestože se příslušná odborná média snaží kvalifikovaný elektronický podpis vždy stavět do co nejsložitějšího a nejtechničtějšího světla, my ve společnosti sproof jsme si dali za úkol tuto domnělou “záhadu” v kostce rozluštit.

Stejně jako u mnoha jiných elektronických právních nebo bankovních transakcí musíte být schopni 100% bezpečně prokázat svou totožnost. K tomu slouží nejprve krátká (cca 10minutová videoidentifikace), při níž jsou vaše osobní údaje a také biometrické údaje zkontrolovány státem uznávanou službou (Trust Service Provider).

Poté budete moci pomocí aplikace v mobilním telefonu dodatečně ověřit každý digitální podpis, který učiníte. Mobilní telefon je tedy vedle e-mailové adresy, kterou stejně potřebujete k podepisování a získávání podpisů, vaším druhým bezpečnostním faktorem.

Samotné podepsané dokumenty jsou digitálně šifrovány pomocí kryptografických metod. Dokument mohou upravovat nebo jen podepisovat pouze jeho vlastníci nebo ti, kteří byli k podpisu přizváni. Každý dokument je vždy opatřen jedinečným kryptografickým klíčem, který nemůže vidět žádná osoba ani žádný počítač. Platnost a důkazní hodnota dokumentu je také nezávislá na použité podpisové platformě, protože kryptografický klíč (neboli “hash hodnota”) je vyražen v samotném souboru pdf. V důsledku toho není účelem ani případné vytištění a fyzické uložení dokumentu, protože vysledovatelnost zaniká vytištěním dokumentu.

Pro ověření platnosti elektronického podpisu a souladu s výše uvedeným je třeba podepsaný (digitální!) dokument zkontrolovat pomocí národních služeb pro ověřování podpisu, např. prostřednictvím rakouského komunikačního úřadu:
https://www.rtr.at/TKP/was_wir_tun/vertrauensdienste/Signatur/signaturpruefung/Pruefung.de.html
platformy, jako je sproof, nabízejí integrovanou službu testování jako samotnou platformu.

Stručně řečeno: kvalifikovaný digitální podpis je 100% odolný proti padělání a právně platný. Vlastnoruční podpis je také 100% právně platný, ale nikdy není 100% odolný proti padělání.

5 Začít s kvalifikovaným digitálním podpisem není tak těžké.

Přestože jsou digitální podpisy technicky náročné a z hlediska výrobce vyžadují zvláštní míru odpovědnosti, podpisy, které jsou jimi vytvářeny, nabízejí vysokou míru závaznosti. Široké spektrum uživatelů, od právníků přes sekretářky až po klienty, však musí mít možnost pracovat snadno, rychle a intuitivně.

Technická složitost je díky sproofu zcela skryta a je vytvořen jednoduchý a nízkoprahový přístup. Philipp Gernerth je ve společnosti sproof zodpovědný za uživatelské rozhraní a UX (User Interface and User Experience).

“Vyvíjíme moderní, technicky vysoce propracovaný produkt, který nabízí nejvyšší záruky bezpečnosti a závazku. Přesto musí být jeho používání snadné a intuitivní. Jinak se mineme účinkem,” vysvětluje Philipp Gernerth, který je ve společnosti sproof zodpovědný mimo jiné za UX (user experience) a UI (usability).

Z pohledu uživatele znamená kvalifikovaný elektronický podpis v podstatě následující:

• Máte dokument k podpisu, který je ve formátu Word nebo PDF. Ten načtete do podpisového softwaru a podepíšete jej. Podpisový software naleznete na adrese https://sign .sproof.com . Můžete začít kdykoli zdarma.
• Pro kvalifikovaný elektronický podpis je vyžadována jednorázová identifikace. To znamená, že se musíte identifikovat v krátkém videohovoru (“Video-Ident-Procedure”) a předložit svůj (platný) cestovní pas nebo občanský průkaz. Tato identifikace je vyžadována pouze jednou a poté je platná po dobu pěti let nebo (pokud k tomu dojde dříve) do skončení platnosti vašeho dokladu totožnosti.
• V průběhu identifikace si do mobilního telefonu nainstalujete aplikaci, případně – pokud aplikaci nemůžete nebo nechcete instalovat – obdržíte později jednorázový kód prostřednictvím SMS.
• Chcete-li podepsat dokument, vyberte umístění digitálního podpisu a případně nahrajte obrázek vlastnoručního podpisu. Nyní autorizujte podpis v mobilním telefonu prostřednictvím aplikace nebo zadejte jednorázový kód obdržený prostřednictvím SMS. Obrázek vašeho podpisu zde nemá žádný právní význam, ale umožňuje běžné a známé zobrazení podpisu. Právně závazný podpis je aplikován na pozadí “neviditelně” čistě digitálně.
  Dokument je nyní právně digitálně podepsán. Pomocí nástroje sproof se také provádí převod do formátu PDF/A, který je obvyklý nebo vyžadovaný právníky. Vy, vaši klienti nebo soud můžete kdykoli zkontrolovat shodu dokumentu a elektronického podpisu, a to i u státní inspekční služby RTR.

6 Citlivé údaje v bezpečných rukou

Při používání služeb digitálního podpisu hraje zvláštní roli ochrana dat. To je důležité zejména u takzvaného “cloudového softwaru” (tj. softwaru, který není třeba instalovat, ale lze jej používat přímo prostřednictvím webového prohlížeče a internetu). Výhodou je, že je připraven k okamžitému použití bez vlastního hardwaru nebo IT projektu. K softwaru lze navíc přistupovat odkudkoli, včetně mobilních zařízení. Přenos dat je vždy na nejmodernější úrovni a je šifrován na nejvyšší úrovni zabezpečení.

“Cloud funguje od prvního dne. Vše je obsluhováno společností sproof, splňuje evropskou ochranu dat, a proto je ideální i pro nás právníky.

Dr. Christian Zwick
Binder Grösswang

Z hlediska ochrany údajů je třeba na jedné straně splnit zákonné požadavky ve smyslu GDPR a na druhé straně zajistit nejvyšší úroveň zabezpečení z hlediska bezpečnosti IT. Poskytovatel podpisového softwaru sproof zaručuje obojí tím, že ukládá a zpracovává údaje výhradně v datových centrech v Evropské unii a vyhýbá se jakýmkoli odkazům na USA. Koncepce výmazu, která je nedílnou součástí řešení, stejně jako smluvní dohoda o zpracování údajů založená na vzoru EU rovněž zaručují nejvyšší standard ochrany údajů z právního hlediska.

Výsledek

Výhody digitálního podpisu jsou zřejmé: je rychlý, snadný a především 100% bezpečný. To si uvědomuje stále více právníků, kteří digitální podpis využívají při své práci. Jde o jasný trend, který bude v následujících letech pokračovat.