Přehodnocení složitých podpisových pracovních postupů: automatizované, bezpečné a v souladu s eIDAS

Elektronické podpisy nabízejí v závislosti na typu podpisu vysokou míru ochrany proti padělání a manipulaci. Zejména u pokročilých elektronických podpisů (FES) a kvalifikovaných elektronických podpisů (QES) zajišťují kryptografické postupy, že lze odhalit dodatečné změny v podepsaném dokumentu.

Díky nástroji sproof jsou procesy podepisování navíc dokumentovány auditní stopou odolnou proti manipulaci. Díky tomu lze důležité informace o procesu podepisování zaznamenat tak, aby byly dohledatelné a ověřitelné.

Jakmile je dokument digitálně podepsán prostřednictvím služby sproof, je na jeho obsah aplikována kryptografická hash hodnota.

• Dodatečné změny: Pokud se po podepsání změní v souboru PDF byť jen jediný znak, desetinná čárka nebo obrázek, pečeť se zruší.
• Výsledek: Každý běžný kontrolní nástroj (např. Adobe Acrobat nebo bezplatný sproof Validator) okamžitě upozorní, že dokument byl změněn a podpis je neplatný.

Rakouský zákon o elektronických podpisech (SigG) původně upravoval právní rámec pro elektronické podpisy v Rakousku. Dne 30. června 2016 však pozbyl platnosti. Od 1. července 2016 se na elektronické podpisy vztahují zejména přímo použitelná směrnice eIDAS Evropské unie a rakouský zákon o elektronických podpisech a důvěryhodných službách (SVG). Zákon SVG doplňuje evropské požadavky směrnice eIDAS na vnitrostátní úrovni a upravuje mimo jiné elektronické podpisy, elektronické pečetě, časová razítka a požadavky na služby důvěryhodnosti a jejich poskytovatele.

V evropském právním rámci se u elektronických podpisů rozlišují různé úrovně podpisů: jednoduchý elektronický podpis (EES), pokročilý elektronický podpis (FES) a kvalifikovaný elektronický podpis (QES). To, jaký typ podpisu je vyžadován, závisí zejména na konkrétním případě použití a na zákonných či smluvních požadavcích.

V Rakousku hraje v tomto ohledu klíčovou roli služba ID Austria, která umožňuje bezpečnou digitální identifikaci a kvalifikované elektronické podpisy. Společnost sproof přímo integrovala službu ID Austria a navíc podporuje řadu dalších evropských elektronických identifikačních prostředků pro procesy digitální identifikace a podpisu.

Pokročilý elektronický podpis (FES) je vhodný pro dokumenty s vyššími požadavky na odpovědnost, prokazatelnost nebo bezpečnost. Je jednoznačně přiřazen podepisující osobě, umožňuje její identifikaci a zviditelňuje dodatečné změny v dokumentu. Typickými příklady použití jsou smlouvy, povolení, personální dokumenty nebo obchodní dohody, u nichž zákon nevyžaduje kvalifikovaný elektronický podpis. Vhodný typ podpisu však vždy závisí na konkrétním dokumentu a platných formálních předpisech. Více o rozdílech mezi EES, FES a QES se dozvíte v našem přehledu všech standardů elektronického podpisu.

Jednoduchý elektronický podpis (EES) je vhodný pro dokumenty a procesy s nízkým právním či ekonomickým rizikem, u nichž není zákonem předepsána písemná forma. Typickými příklady jsou interní schválení, potvrzení, zápisy, nabídky nebo jednoduché dohody. Umožňuje rychlé a nekomplikované podepsání, nabízí však pouze omezenou jistotu při jednoznačné identifikaci podepisující osoby. Který typ podpisu je vhodný, by se proto mělo vždy posoudit na základě konkrétního případu použití. Přehled standardů EES, FES a QES najdete v našem srovnání standardů elektronického podpisu.

Ano. Zájemci z řad firem si mohou sproof sign vyzkoušet zdarma po dobu 14 dnů. Kromě toho vám odborníci ze společnosti sproof rádi poskytnou osobní poradenství a ukážou, jak lze platformu optimálně integrovat do stávajících obchodních procesů. Vyzkoušejte si nyní sproof sign →

Mnoho společností chce zajistit, aby osobní údaje byly zpracovávány výhradně v rámci Evropské unie a podléhaly evropským předpisům o ochraně osobních údajů. Společnost sproof zpracovává údaje výhradně v EU a využívá evropskou infrastrukturu.

Pro mnoho podniků představuje americký zákon CLOUD Act důležitý aspekt při výběru dodavatele softwaru. Tento zákon může za určitých podmínek zavázat americké společnosti nebo společnosti s vazbami na USA k předání dat na základě úředního příkazu – a to bez ohledu na to, zda jsou tato data uložena v USA nebo v zahraničí. Proto dnes mnoho organizací prověřuje nejen místo uložení svých dat, ale také sídlo společnosti, použitou cloudovou infrastrukturu a příslušnou právní oblast. Společnost sproof sází výhradně na evropskou infrastrukturu. Zpracování dat probíhá v rámci Evropské unie a podléhá evropskému právu. To pomáhá firmám splnit vysoké požadavky na ochranu osobních údajů, dodržování předpisů a digitální suverenitu.

Ano. DocuSign podporuje elektronické podpisy v souladu s nařízením eIDAS. Je však důležité si uvědomit, že soulad s nařízením eIDAS nic neříká o tom, kde jsou data zpracovávána nebo ukládána. Podniky by proto měly navíc ověřit, v jaké jurisdikci jsou jejich data zpracovávána, jaká cloudová infrastruktura je využívána a jaké požadavky na ochranu osobních údajů a dodržování předpisů jsou splněny. sproof podporuje všechny typy podpisů v souladu s nařízením eIDAS a zpracovává data výhradně v rámci Evropské unie na evropské infrastruktuře.

Ano. Kromě mezinárodních poskytovatelů existuje několik evropských platforem pro elektronický podpis. Kdo klade zvláštní důraz na ochranu osobních údajů, digitální suverenitu a soulad s nařízením eIDAS, měl by do svého srovnání zahrnout i evropská řešení. sproof je rakouský poskytovatel, který svou platformu vyvinul speciálně pro potřeby evropských podniků.

Audit Trail (kontrolní protokol) poskytuje úplnou a soudně použitelnou historii celého procesu podepisování. Zaznamenává, kdy a kdo dokument prohlédl, schválil a podepsal, včetně použité metody ověření (např. dvoufaktorová autentizace nebo kvalifikovaná elektronická identita). Tento protokol slouží při auditech nebo právních sporech jako primární důkaz toho, že podpis byl řádně vytvořen.

Ano. Pokud dokument podepisuje postupně více osob (sekvenční pracovní postup), obsahuje soubor PDF historii tzv. revizních verzí. Kontrolní nástroj (např. sproof Validate) ověřuje každý podpis zvlášť s ohledem na stav dokumentu, který platil v daném okamžiku podpisu.

Standardní podpisy často nelze po uplynutí platnosti příslušného certifikátu (obvykle po 2 až 3 letech) bezchybně ověřit. sproof sign proto důsledně využívá standard LTV (Long-Term Validation). Při tom jsou informace o zneplatnění (jako seznamy CRL nebo OCSP) v okamžiku podpisu přímo vloženy do dokumentu. Díky tomu lze platnost podpisu ověřit i po desítkách let způsobem, který je v souladu s požadavky na auditovatelnost, a to nezávisle na vydavateli.