Ustanovení o ochraně údajů na webových stránkách sproof.com

1. úvod

Ochrana vašich osobních údajů je pro nás mimořádně důležitá. Vaše osobní údaje proto zpracováváme v souladu s platnými právními předpisy týkajícími se ochrany, zákonného nakládání a zachování důvěrnosti osobních údajů, zejména v souladu s rakouským zákonem o ochraně osobních údajů (dále jen „DSG“), obecného nařízení o ochraně osobních údajů (dále jen „GDPR“) a telekomunikačního zákona z roku 2021 (dále jen „TKG 2021“).

Z následujících informací se dozvíte, jak zpracováváme vaše osobní údaje, když využíváte naše webové stránky (www.sproof.com) (dále jen „webové stránky“).

Toto prohlášení o ochraně osobních údajů se vztahuje na webovou stránku www.sproof.com. Webová aplikace sproof sign.sproof.com je technicky oddělená; mezi těmito stránkami nedochází k automatizované výměně dat.

2. Jméno a kontaktní údaje správce

Společnost sproof GmbH (dále jen „sproof“ nebo „my“) je odpovědná za zpracování údajů na této webové stránce.

sproof GmbH, Urstein Süd 19/2

A-5412 Puch u Halleinu

Rakousko

E-mail: privacy@sproof.com

3. zpracování dat

Při poskytování našich služeb, zejména našich webových stránek a nabídek dostupných na našich webových stránkách, zpracováváme osobní údaje uživatelů našich webových stránek a uživatelů, kteří využívají naši online nabídku. Konkrétní operace zpracování údajů jsou popsány níže:

3.1. Zpracování dat Používání webových stránek

Při návštěvě našich webových stránek jsou automaticky zpracovávány následující osobní údaje:

• Údaje z protokolu;
• IP adresa (ve zkrácené/anonymizované podobě);
• Typ a verze webového prohlížeče;
• Údaje o vašem koncovém zařízení (např. ID zařízení);
• datum a čas návštěvy naší webové stránky nebo jejích podstránek;
• Webové stránky, ze kterých na naše webové stránky přistupujete (URL odkazu).

Účel zpracování: Účelem zpracování je poskytovat vám nabídky na našich webových stránkách, zajistit bezpečnost a stabilitu naší IT infrastruktury, provádět anonymizované analýzy za účelem optimalizace a umožnit informativní využívání našich webových stránek.

Doba uchovávání: Údaje z protokolů se zásadně uchovávají po dobu 30 dnů. V případě události související s bezpečností (např. DDoS útok nebo pokus o vniknutí) se údaje uchovávají až do konečného objasnění a vyřešení dané události.

Právní základ: Právním základem pro zpracování těchto údajů je náš oprávněný zájem podle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR. Naším oprávněným zájmem je zajistit uživatelsky přívětivý design našich webových stránek, jejich neustálé zlepšování, bezpečné a bezchybné poskytování obsahu, který si prohlížíte, a zajištění bezpečnosti naší IT infrastruktury (zejména za účelem odrážení a dokumentace útoků a poruch).

Poskytnutí údajů: Poskytnutí těchto údajů je technicky nezbytné. Bez těchto údajů nemůžeme zajistit, abyste měli přístup k obsahu webových stránek, které si prohlížíte.

3.2. Zpracování údajů, kontaktní dotazy a komunikace

Využití nástrojů Atlassian (Jira Service Desk / Confluence)

Můžete nás kontaktovat přímo e-mailem nebo prostřednictvím našich formulářů. Pro efektivní zpracování a uspořádání dotazů zákazníků využíváme systémy našeho poskytovatele IT služeb společnosti Atlassian (Atlassian Pty Ltd, Level 6, 341 George Street, Sydney NSW 2000, Austrálie).

• Účel: Zpracování a archivace kontaktních dotazů, žádostí o podporu a komunikace se zákazníky.
• Právní základ: Zpracování se opírá o náš oprávněný zájem (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR) na rychlé a profesionální komunikaci a – pokud je cílem vašeho dotazu uzavření nebo plnění smlouvy – o provádění předsmluvních opatření, resp. plnění smlouvy (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR).
• Přenos do třetích zemí: Společnost Atlassian má sídlo v Austrálii a využívá servery po celém světě (mj. v USA). Přenos údajů je zajištěn uzavřením standardních smluvních doložek EU (Standard Contractual Clauses – SCC) v souladu s čl. 46 odst. 2 písm. c) GDPR.

Používání Google Workspace a Gmailu

Pro naši interní i externí e-mailovou komunikaci využíváme službu Google Workspace, kterou poskytuje společnost Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irsko.

• Zpracovávané údaje: jméno, e-mailová adresa, metadata komunikace a obsahy a přílohy vašich e-mailů.
• Právní základ: Plnění smlouvy nebo provádění předsmluvních opatření (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR) a náš oprávněný zájem na moderní, bezpečné a efektivní kancelářské a komunikační infrastruktuře (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR).
• Přenos do třetích zemí: Společnost Google může za určitých okolností zpracovávat údaje také v třetích zemích mimo EU (zejména v USA). Společnost Google LLC je certifikována v rámci rámce pro ochranu osobních údajů mezi EU a USA (EU-US Data Privacy Framework). Zpracování je navíc zajištěno standardními smluvními doložkami EU.
• Doba uchovávání: E-maily a údaje v nich obsažené mažeme, jakmile již nejsou potřebné pro účely komunikace a jejich smazání nebrání žádné zákonné povinnosti uchovávání (zejména podle obchodního a daňového práva).

Využití HubSpotu

K správě vztahů se zákazníky, dokumentaci a optimalizaci našich prodejních a komunikačních procesů využíváme CRM systém společnosti HubSpot (HubSpot, Inc., 25 First Street, 2nd Floor, Cambridge, MA 02141, USA).

• Zpracovávané údaje: V závislosti na komunikačním kanálu zpracováváme základní údaje, kontaktní údaje, historii e-mailové korespondence, poznámky k telefonním hovorům nebo videokonferencím a případně (pouze po předchozím souhlasu) přepisy nebo záznamy z online schůzek.
• Právní základy:
  • Souhlas (čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR) ve spojení s § 165 odst. 3 TKG 2021: K aktivnímu nahrávání zvuku a obrazu během telefonních hovorů nebo videokonferencí vždy předem vyžádáme váš výslovný a dobrovolný souhlas.
  • Oprávněný zájem (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR): Pro zaznamenávání písemných chatů, e-mailů a historie zákazníků v systému CRM za účelem efektivní péče o B2B zákazníky a bezchybného přiřazování dotazů.
• Přenos do třetích zemí: Společnost HubSpot ukládá údaje mimo jiné v USA. Společnost HubSpot, Inc. je certifikována podle rámce EU-US Data Privacy Framework. Úroveň ochrany osobních údajů navíc zajišťují standardní smluvní doložky EU.
• Odvolání a výmaz: Udělený souhlas se záznamem můžete kdykoli odvolat s účinkem do budoucna (např. e-mailem na adresu privacy@sproof.com). Záznamy budou po dosažení účelu nebo v případě odvolání neprodleně vymazány, pokud tomu nebrání žádné zákonné povinnosti týkající se uchovávání údajů.

3.3. Zpracování dat Správa žadatelů

Pokud se u nás ucházíte o zaměstnání (e-mailem nebo prostřednictvím portálu pro uchazeče), zpracováváme následující údaje:

• Základní údaje (jméno, datum narození, státní příslušnost);
• Kontaktní údaje (adresa, e-mail, telefonní číslo);
• Údaje k žádosti o zaměstnání (životopis, vysvědčení, motivační dopis, absolvované kurzy, pracovní zkušenosti);
• Případně poznámky z přijímacích pohovorů.

K předání vašich údajů uchazeče neoprávněným třetím stranám mimo naši společnost nedochází.

• Účel zpracování: Provedení a vyřízení výběrového řízení a příprava pracovní smlouvy.
• Právní základ: Provedení předsmluvních opatření (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR) a plnění zákonných povinností v rámci přihlášení k sociálnímu pojištění v případě zaměstnání (čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR).
• Vedení evidence (talentový fond): Pokud si přejeme uchovat vaši přihlášku pro budoucí výběrová řízení, vyžádáme si k tomu váš výslovný souhlas v souladu s čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR.
• Doba uchovávání: V případě zamítnutí budou vaše údaje z přihlášky uchovávány po dobu 6 měsíců od ukončení výběrového řízení za účelem obrany proti případným nárokům (např. podle zákona o rovném zacházení – GlBG) a poté budou smazány. Pokud udělíte souhlas s uchováním údajů v evidenci, budeme vaše údaje zpracovávat až do odvolání vašeho souhlasu, nejdéle však po dobu 2 let. Svůj souhlas s uchováním údajů v evidenci můžete kdykoli odvolat e-mailem na adresu privacy@sproof.com.

3.4. Zpravodaj o zpracování dat

Pokud se přihlásíte k odběru našeho zpravodaje, zpracováváme:

• Vaše jméno (pro osobní oslovení);
• Vaše e-mailová adresa.

Pro přihlášení k odběru newsletteru používáme tzv. postup „double opt-in“. Po přihlášení na našem webu obdržíte potvrzovací e-mail, jehož cílem je ověřit, že jste skutečným majitelem dané e-mailové adresy.

• Právní základ: Váš výslovný souhlas podle čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR ve spojení s § 165 odst. 3 TKG 2021.
• Zpracovatel údajů: Údaje jsou předávány našemu poskytovateli IT služeb pro zasílání newsletterů (se sídlem v rámci EU). Byla uzavřena příslušná smlouva o zpracování údajů v souladu s článkem 28 GDPR.
• Odhlášení a odvolání souhlasu: Svůj souhlas můžete kdykoli bezplatně odvolat s účinkem do budoucna. K tomu využijte odkaz pro odhlášení na konci každého zpravodaje nebo nám pošlete e-mail na adresu privacy@sproof.com. Vaše údaje budou následně neprodleně vymazány z distribučního seznamu. Zákonnost zpracování údajů provedeného do okamžiku odvolání zůstává nedotčena.

3.5. Zpracování dat, sociální sítě a videoplatformy

Pluginy pro sociální sítě

Na našem webu nemáme integrovány žádné aktivní pluginy ani tlačítka sociálních sítí, které by již při načítání stránky přenášely data do sociálních sítí. Případné odkazy na naše profily na sociálních sítích (např. LinkedIn, X) jsou realizovány jako jednoduché hypertextové odkazy.

Videoplatforma Vimeo

Na našem webu vkládáme videa prostřednictvím platformy „Vimeo“. Poskytovatelem této služby je společnost Vimeo.com, Inc., 330 West 34th Street, 5. patro, New York, New York 10011, USA.

• Zpracovávané údaje: IP adresa, technické informace o zařízení a prohlížeči, navštívená URL adresa a údaje o interakci (např. zda bylo video spuštěno nebo pozastaveno). Pokud jste přihlášeni ke svému účtu na Vimeo, může Vimeo přiřadit vaše chování při procházení webu přímo k vašemu osobnímu profilu.
• Právní základ: Zpracování údajů probíhá výhradně na základě vašeho souhlasu v souladu s čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR ve spojení s § 165 odst. 3 TKG 2021. Videa se načtou a data se přenesou teprve poté, co aktivně souhlasíte s jejich aktivací prostřednictvím našeho banneru pro soubory cookie nebo našeho videopřehrávače se dvěma kliknutími.
• Přenos do třetích zemí: Společnost Vimeo Inc. je certifikována v souladu s rámcem pro ochranu osobních údajů mezi EU a USA (DPF). Kromě toho jsme uzavřeli smlouvu o zpracování osobních údajů na základě standardních smluvních doložek EU.

3.6. Zpracování dat, soubory cookie a správa souhlasů

Na našich webových stránkách používáme soubory cookie a podobné technologie (např. lokální úložiště). Soubory cookie jsou malé textové soubory, které váš prohlížeč ukládá do vašeho koncového zařízení.

Rozlišujeme mezi:

1. Nezbytně nutné (technické) soubory cookie: Tyto soubory jsou nezbytné k zajištění základních funkcí webových stránek (např. uložení vašich preferencí ohledně souborů cookie). Tyto soubory cookie jsou zpracovávány bez vašeho souhlasu na základě našeho oprávněného zájmu (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR) ve spojení s § 165 odst. 3 TKG 2021.
2. Soubory cookie, u nichž je vyžadován souhlas (analýza, marketing, média): Tyto soubory cookie se načtou až poté, co nám udělíte svůj výslovný souhlas (čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR ve spojení s § 165 odst. 3 TKG 2021).

Své udělené souhlasy můžete kdykoli upravit nebo odvolat prostřednictvím našeho integrovaného nástroje pro správu souhlasů (banner s informacemi o souborech cookie).

3.7. Zpracování dat etracker

Na této webové stránce využíváme analytické služby společnosti etracker GmbH, Erste Brunnenstraße 1, 20459 Hamburk, Německo.

• Zvláštnost: etracker se standardně používá ve verzi bez souborů cookie. Zpracování dat probíhá výhradně v pracovní paměti webového serveru, aniž by docházelo k ukládání informací na vašem koncovém zařízení. IP adresa je co nejdříve anonymizována. Nevznikají žádná data, která by umožňovala přímou identifikaci osoby.
• Právní základ: Zpracování se provádí na základě našeho oprávněného zájmu (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR) za účelem měření dosahu v souladu s předpisy o ochraně osobních údajů a optimalizace našich webových stránek.
• Pokud používáme další analytické a optimalizační soubory cookie od společnosti etracker, děje se tak výhradně na základě vašeho předchozího výslovného souhlasu (čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR ve spojení s § 165 odst. 3 TKG 2021).
• Odvolání: Shromažďování vašich údajů o používání službou etracker bez použití souborů cookie můžete kdykoli odmítnout:
  Odhlášení

3.8. Zpracování dat – analýza B2B (Venta.ai & SalesViewer)

Venta AI

Pokud v banneru s informacemi o souborech cookie udělíte souhlas, využíváme službu Venta AI (april.eleven GmbH, Am Kartoffelgarten 14, 81671 Mnichov, Německo) k identifikaci společnosti či organizace, z níž dochází k návštěvě našich webových stránek.

• Zpracovávané údaje: online identifikátory (IP adresa, ID souboru cookie), údaje o používání (navštívené stránky, doba strávená na stránkách, odkazující URL) a z nich odvozené statistické údaje o společnosti (název společnosti, odvětví, sídlo).
• Účel: B2B marketing, podpora prodeje a optimalizace webových stránek pro firemní zákazníky.
• Právní základ: Souhlas podle čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR ve spojení s § 165 odst. 3 TKG 2021. Svůj souhlas můžete kdykoli odvolat prostřednictvím banneru s informacemi o souborech cookie.

Technologie SalesViewer®

Na základě našeho oprávněného zájmu (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR) využíváme technologii SalesViewer® společnosti SalesViewer® GmbH, Huestraße 30, 44787 Bochum, Německo, k analýze návštěv našich firemních webových stránek.

• Způsob fungování: K shromažďování údajů týkajících se společnosti se používá kód založený na jazyce JavaScript. Údaje (např. IP adresa) jsou zašifrovány pomocí jednosměrné funkce (hashing), která neumožňuje zpětný výpočet, a jsou okamžitě pseudonymizovány. K identifikaci fyzických osob nedochází.
• Účel: Identifikace potenciálních zákazníků v segmentu B2B pro marketingové účely a účely průzkumu trhu.
• Odmítnutí (opt-out): Shromažďování údajů službou SalesViewer® můžete kdykoli odmítnout kliknutím na následující odkaz: salesviewer.com/opt-out. Tím se do vašeho zařízení uloží soubor cookie pro odmítnutí (opt-out) pro naši webovou stránku.

3.9. Použití značky LinkedIn Insight

Na našich webových stránkách využíváme „LinkedIn Insight Tag“ společnosti LinkedIn Ireland Unlimited Company, Wilton Place, Dublin 2, Irsko.

• Účel: Sledování konverzí (měření úspěšnosti našich reklam na LinkedIn), retargeting (zobrazování relevantních reklam návštěvníkům našich webových stránek na LinkedIn) a analýza webových stránek (souhrnné demografické přehledy o našich návštěvnících).
• Shromažďované údaje: URL, odkazující URL, IP adresa (zkrácená službou LinkedIn), vlastnosti zařízení, časové razítko a provedené akce (např. odeslání formuláře).
• Právní základ: Zpracování (včetně uložení souboru cookie li_c) se provádí výhradně na základě vašeho výslovného souhlasu v souladu s čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR ve spojení s § 165 odst. 3 TKG 2021.
• Společná odpovědnost (Joint Controllership): Za shromažďování a předávání údajů společnosti LinkedIn neseme společnou odpovědnost s LinkedIn Ireland (čl. 26 GDPR). V této souvislosti jsme uzavřeli dodatek o společném správci, který si můžete prohlédnout na adrese legal.linkedin.com/pages-joint-controller-addendum. Za následné zpracování ze strany LinkedIn je výhradně odpovědná společnost LinkedIn.
• Přenos do třetích zemí: Společnost LinkedIn částečně zpracovává údaje na serverech společnosti LinkedIn Corporation v USA. Tento přenos je zabezpečen standardními smluvními doložkami EU. Materská společnost LinkedIn je navíc certifikována v rámci rámce EU-US Data Privacy Framework.
• Odvolání souhlasu: Svůj souhlas můžete kdykoli odvolat prostřednictvím našich nastavení souborů cookie nebo pomocí možnosti deaktivace pro členy LinkedIn v nastavení jejich účtu.

4. automatizované rozhodování / profilování

Na našich webových stránkách nedochází k automatizovanému rozhodování, včetně profilování ve smyslu čl. 22 odst. 1 a 4 GDPR.

5. vaše práva jako subjektu údajů

Jako dotčená osoba máte při splnění zákonných předpokladů následující práva podle GDPR:

• Právo na informace (čl. 15 GDPR): Máte právo požádat o informaci, zda a jaké vaše osobní údaje zpracováváme.
• Právo na opravu (čl. 16 GDPR): Můžete požádat o opravu nesprávných údajů nebo o doplnění neúplných údajů.
• Právo na výmaz / „právo být zapomenut“ (čl. 17 GDPR): Za určitých podmínek můžete požádat o výmaz svých údajů.
• Právo na omezení zpracování (čl. 18 GDPR): Můžete požádat o omezení zpracování svých osobních údajů.
• Právo na přenositelnost údajů (čl. 20 GDPR): Máte právo obdržet své údaje ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu nebo nechat je přenést k jinému správci.
• Právo vznést námitku (čl. 21 GDPR): Z důvodů vyplývajících z vaší konkrétní situace můžete kdykoli vznést námitku proti zpracování, které se provádí na základě našeho oprávněného zájmu (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR).
• Právo na odvolání souhlasu (čl. 7 odst. 3 GDPR): Souhlas, který jste jednou udělili, můžete kdykoli odvolat s účinkem do budoucna.

Chcete-li uplatnit svá práva, obraťte se prosím e-mailem na adresu privacy@sproof.com.

Právo podat stížnost u dozorového orgánu

Pokud se domníváte, že zpracování vašich údajů porušuje předpisy o ochraně osobních údajů nebo že vaše práva v oblasti ochrany osobních údajů byla jinak porušena, máte právo podat stížnost u příslušného dozorového úřadu. V Rakousku se jedná o:

Rakouský úřad pro ochranu osobních údajů (DSB) Barichgasse 40–42

1030 Vídeň

Telefon: +43 1 52 152-0

E-mail: dsb@dsb.gv.at

Webové stránky: www.dsb.gv.at

6. Stav a změny

Toto prohlášení o ochraně osobních údajů je platné od července 2026.

Aktualizace může být nezbytná z důvodu technických inovací nebo změn právních předpisů. Doporučujeme vám proto, abyste si toto prohlášení v pravidelných intervalech znovu přečetli.

Tyto zásady ochrany osobních údajů jsou k dispozici v různých jazycích. V případě nejasností, rozporů nebo otázek týkajících se výkladu je rozhodující výhradně německé znění těchto zásad ochrany osobních údajů.