eMoveUs poskytuje řešení pro elektrické a elektromechanické systémy přeměny energie v hnacím ústrojí na úrovni elektronického hardwaru, softwaru, elektromagnetiky a mechaniky s cílem zajistit účinnou a udržitelnou mobilitu pro všechny. Díky integraci sproof sign společnost digitalizuje a zrychluje interní procesy zakázky.

Název společnosti:
eMoveUs GmbH

Stručný popis projektu:
Digitalizace zpracování smluv a interních smluvních procesů za účelem efektivnějšího využití zdrojů a zvýšení rychlosti zpracování.

Proč sproof sign:
“Zejména při zpracování smluv, dodavatelských dohod, NDA a interních schválení jsme si všimli, že tradiční papírová cesta, zejména v době vzdálené práce, je časově náročná a náchylná k chybám. To vedlo ke zpoždění a další administrativní zátěži, proto jsme chtěli optimalizovat oběh dokumentů a modernizovat obchodní procesy.”

Jak došlo k rozhodnutí zavést digitální podpis?

Jako malá středně velká začínající společnost v automobilovém průmyslu jsme stáli před výzvou zefektivnit naše interní procesy a zkrátit dobu zpracování. Zejména pokud jde o zpracování smluv, dodavatelských smluv, NDA a interních schválení, všimli jsme si, že tradiční papírová cesta je časově náročná a náchylná k chybám, zejména v době práce na dálku. To často vedlo ke zpoždění, dodatečným nákladům a nárůstu administrativní práce, proto jsme chtěli optimalizovat oběh dokumentů a modernizovat obchodní procesy.

Jak důležitá je pro vaši společnost digitální transformace? Jak se na ní podepsala dříve?

Digitální transformace hraje v naší společnosti ústřední roli, protože nám nabízí možnost efektivněji a pružněji reagovat na výzvy v automobilovém průmyslu. Pro nás jako začínající firmu je digitalizace rozhodující pákou k zajištění naší konkurenceschopnosti a k tomu, aby naše podnikání bylo odolné vůči budoucnosti. Pomocí digitálních technologií můžeme optimalizovat procesy, zlepšit spolupráci uvnitř společnosti i s externími partnery a zároveň snížit náklady.

Před zavedením digitálního podpisu se všechny podpisy prováděly tradičním způsobem: smlouvy a důležité dokumenty se vytiskly, podepsaly ručně a pak se poslaly poštou, kurýrem nebo e-mailem, aby se shromáždilo více podpisů. Tento proces byl časově náročný, neefektivní a náchylný ke zpoždění, zejména pokud bylo potřeba více podpisů nebo bylo nutné vyměnit dokumenty mezi různými místy. Kromě toho papírový přístup zvyšoval riziko chyb, ztrát a neúplných archivů.

Jaká kritéria pro vás byla rozhodující při hledání vhodného poskytovatele elektronických podpisů?

Při výběru vhodného poskytovatele elektronického podpisu pro nás bylo rozhodujících několik kritérií. Zpočátku byla prioritou bezpečnost, protože digitální podpis se používá pro důležité smlouvy a dokumenty, které obsahují důvěrné informace. Poskytovatel s vysokými bezpečnostními standardy, jako jsou šifrovací technologie a soulad s předpisy o ochraně osobních údajů, jako je GDPR, byl proto nutností.

Kromě toho byla velmi důležitá snadnost použití. Poskytovatel by měl nabízet intuitivní a snadno použitelnou platformu, aby naši zaměstnanci mohli ihned začít pracovat bez dlouhého školení. Důležitým faktorem byla také kompatibilita s našimi stávajícími systémy a bezproblémová integrace do našich pracovních postupů.

V neposlední řadě hrála roli i cena a flexibilita nabídky. Záměrně jsme hledali evropského poskytovatele, který nabízí transparentní strukturu nákladů a poskytuje škálovatelná řešení, která mohou růst spolu s naší společností. Důležitým kritériem byla také podpora a zákaznický servis, abychom měli jistotu, že v případě dotazů nebo problémů dostaneme rychle podporu.

Zejména při zpracování smluv, dodavatelských smluv, NDA a interních schválení jsme si všimli, že tradiční papírová cesta je časově náročná a náchylná k chybám, zejména v době vzdálené práce. To často vedlo ke zpožděním, dodatečným nákladům a nárůstu administrativní práce, a proto jsme chtěli optimalizovat oběh dokumentů a modernizovat obchodní procesy.

Christopher Pizarro
Rozvoj obchodu a řízení projektů

Pro jaké případy použití se digitální podpis používá?

Hlavní oblastí použití je zpracování smluv, zejména dodavatelských a servisních smluv, kupních smluv, NDA a rámcových dohod, které často vyžadují několik podpisů.

Jaké standardy z hlediska bezpečnosti dat a shody s předpisy musí softwarové řešení ve vaší společnosti splňovat?

V naší společnosti musí softwarové řešení splňovat přísné normy z hlediska bezpečnosti dat a dodržování předpisů, aby byla zajištěna ochrana citlivých informací. To zahrnuje především dodržování obecného nařízení o ochraně osobních údajů (GDPR), aby bylo zajištěno bezpečné a odpovědné zpracování osobních údajů. Šifrovací technologie, a to jak pro přenos, tak pro ukládání dat, jsou nezbytné, aby se zabránilo neoprávněnému přístupu. Prioritou je pro nás také vícefaktorová autentizace (MFA) a správa přístupu, abychom zajistili, že k našim systémům a datům budou mít přístup pouze oprávněné osoby.

Co se vám na sproof sign obzvlášť líbí?

Na sproof sign se nám líbí zejména kombinace vysokého zabezpečení a snadného používání, stejně jako intuitivní uživatelské rozhraní, které umožňuje našim zaměstnancům rychle používat platformu bez dlouhého školení. Integrace s našimi stávajícími systémy proběhla hladce a flexibilní možnosti přizpůsobení platformy sproof sign se dokonale přizpůsobují našim specifickým požadavkům a pracovním postupům.