HOGAST je nákupní družstvo, které se kromě kompletního nákupu zboží zabývá také oblastí elektřiny, pohonných hmot, telefonie a mnoha dalšími tématy a vždy zajišťuje, aby jeho členské společnosti měly nejlepší podmínky a optimalizované procesy a mohly očekávat významné výhody ve všech příslušných oblastech nákupu a služeb.
Společnost HOGAST byla založena před více než 45 lety se základní myšlenkou vytvořit cenové výhody prostřednictvím sdružování množství mezi společnostmi a odlehčit jednotlivým společnostem od rutinních úkolů.
V současné době je HOGAST největší společností pro hotelnictví a gastronomii v Rakousku a má více než 3 200 členských společností s obratem 415 milionů eur. Dceřiná společnost v Mnichově je zodpovědná za obsluhu jihoněmeckého regionu. Kromě toho do skupiny HOGAST patří také HOTEL GASTRO POOL pro menší hotely a restaurace a HANDOVER pro zařízení v sociálním sektoru.
Název společnosti: HOGAST
Krátký popis projektu:
“… kvůli zkrácené pracovní době a home office jsme se museli nevyhnutelně zamyslet, protože bez nového digitálního systému bychom již nebyli schopni podepisovat smlouvy, faktury a objednávky.”
Proč sproof sign:
“Na sproof sign se nám líbí především jeho snadné používání. Nejenže můžete rychle najít nahrané dokumenty, ale díky nové funkci můžete také určit, kde má být dokument podepsán. Díky tomu si jednoduše všímáme, že se ve sproof sign stále něco děje, tj. pracuje se na rozšířeních a aktualizacích, což je pro nás super důležité.
Jak došlo k rozhodnutí zavést digitální podpis?
Sigmond: “Pro nás jako společnost byly při výběru řešení digitálního podpisu rozhodující dva aspekty. Jedním z nich byla pandemie Corony, protože zkrácená pracovní doba a home office nás donutily přehodnotit situaci, protože bez nového digitálního systému bychom již nebyli schopni podepisovat smlouvy, faktury a objednávky.
Druhým aspektem, o kterém se s vedením společnosti již nějakou dobu diskutuje, je to, že jsme se jako společnost zaměřili na digitalizaci a udržitelnost zároveň.
Když jsme se na to zaměřili, přišel konečně okamžik, kdy jsme se rozhodli podepisovat vše digitálně a kdy je možné se obejít bez všech papírových faktur a smluv.”
Pro jaké případy použití se digitální podpis používá?
Sigmond: “V podstatě jsme spojovacím článkem mezi našimi dodavateli a zákazníky nebo členy. To však také znamená, že všechny faktury a objednávky jdou přes HOGAST a my je pak musíme v některých případech podepisovat a spolupodepisovat. Řetězec podpisů si lze představit jako trojúhelník mezi dodavatelem, členem a společností HOGAST.
Příkladem, kdy se digitální podpis používá a zcela pomáhá, je nástup nových dodavatelů. Existují také smlouvy, které je třeba nějakým způsobem podepsat. Než jsme se rozhodli pro řešení s elektronickým podpisem, museli jsme nejprve vše posílat poštou v papírové podobě a čekat.
Vzhledem k tomu, že se celá společnost vlastně skládá ze čtyř firem, musí v této aplikaci dodavatelský partner podepsat jednou a HOGAST čtyřikrát. Než vše dorazilo zpět k nám, mohlo to trvat dva až tři týdny. S digitálním řešením od sproof sign je vše mnohem rychlejší.
Elektronický podpis však používáme i při přebírání zásilek. Je to proto, že všechna potvrzení objednávek nad 7 500 eur musí být námi spolupodepsána poté, co je zákazník a dodavatel již podepsali. Jedná se o otázku odpovědnosti! Společnost HOGAST ručí za své zákazníky i v případě, že se dostanou do úpadku nebo platební neschopnosti. Pak faktury za naše členy proplácíme, ale pouze v případě, že potvrzení objednávky nebo objednávka byla předem kontrasignována z naší strany. To je pro naše členy a dodavatele opravdu důležitý aspekt.”
Jaké standardy z hlediska bezpečnosti dat a shody s předpisy musí softwarové řešení ve vaší společnosti splňovat?
Sigmond: “Ochrana dat je v současné době aktuálním tématem a je nyní prostě základním požadavkem. Vše musí být v pořádku. Pro nás však byla důležitá i uživatelská přívětivost, aby se software snadno používal a abyste mohli ušetřit čas. “
Proto našim 7 000 zákazníkům s klidným svědomím doporučujeme společnost sproof.
Peter Sigmond
Senior Merchandise Manager
Co se vám na sproof sign obzvlášť líbí?
Sigmond: Na značce sproof se nám líbí především její snadné použití. Nejenže můžete rychle najít nahrané dokumenty, ale díky nové funkci můžete také určit, kde má být dokument podepsán. Díky tomu jsme si jednoduše všimli, že se v sproof sign stále něco děje, tj. pracuje se na rozšířeních a aktualizacích, což je pro nás super důležité. Ale i když z naší strany vyvstane dotaz ohledně elektronického podpisu nebo nové funkce, vždy se můžeme obrátit na skvělou a rychlou podporu.”
Existují nějaké zvláštní výhody sproof sign, které jsou ve vašem oboru obzvláště výhodné?
Sigmond: V budoucnu bychom rádi viděli sproof sign zabudovanou v systémech třetích stran. Samozřejmě by byla zajímavá i samostatná aplikace. V současné době se stále jedná o webovou platformu, kde může nahrávání velkého množství dat trvat delší dobu.
Na značce sproof je však příjemné to, že díky našemu úzkému kontaktu již víme, že jsme u společnosti sproof přesně na tom správném místě. Protože i když nám něco nesedí, pracujeme na dalším vývoji a integrujeme nové funkce do softwaru. Proto sproof s klidným svědomím doporučujeme našim 7 000 zákazníkům.
