ÖH FH Horní Rakousko zastupuje studenty vůči Vysoké škole aplikovaných věd v Horním Rakousku. Kromě zákonného pověření zastupovat studenty je ÖH FH OÖ veřejnoprávní korporací a podléhá mnoha nařízením, zákonům a kontrolnímu orgánu spolkového ministerstva.
Hornorakouská vysoká škola aplikovaných věd (FH OÖ) nabízí na čtyřech místech studijní obory zaměřené na praxi: Hagenberg (informatika, komunikace a média), Linec (zdravotnická technika a sociální vědy), Steyr (obchod a management) a Wels (technika a přírodní vědy). Od svého založení v roce 1993 se Hornorakouská univerzita aplikovaných věd vypracovala na přední vzdělávací instituci, na níž bude v akademickém roce 2023/2024 zapsáno více než 5 000 studentů.
Název organizace:
ÖH FH Horní Rakousko
Stručný popis projektu:
Digitalizace studentské unie: Zavedení digitálního podpisu pro zvýšení efektivity administrativních procesů
Proč sproof sign:
sproof sign nabízí významnou výhodu díky možnosti pozvat externí osoby k podpisu prostřednictvím e-mailu. Tyto osoby pak mohou snadno podepisovat dokumenty v celé EU pomocí nejrůznějších metod podepisování.
Jak došlo k rozhodnutí zavést digitální podpis?
V rámci studentské unie existují různé úrovně zastoupení a správy. To vyžaduje každodenní vydávání různých dokumentů a schvalování plateb. Pro tyto případy použití je vyžadováno použití kvalifikovaného podpisu nebo případně fyzických podpisů a jejich originálů. Je to opravdu časově náročný proces. Abychom mohli investovat více času do našeho skutečného úkolu, kterým je reprezentativní práce, rozhodli jsme se digitalizovat a modernizovat naše administrativní procesy a úkoly. Z tohoto důvodu jsme také propojili sproof sign s naším interním nástrojem pro správu rozpočtu, abychom v budoucnu mohli mít dokumenty digitálně podepsané třemi potřebnými osobami a nemuseli si je vyměňovat e-mailem a posílat.
Jaká kritéria pro vás byla rozhodující při hledání vhodného poskytovatele elektronických podpisů?
Při hledání vhodného poskytovatele elektronických podpisů pro nás bylo rozhodujících několik kritérií. Klíčovým aspektem bylo připojení k rozhraní API, protože jej potřebujeme vytvořit ze systému třetí strany. Kromě toho bylo důležité, aby bylo možné k podpisu e-mailem snadno přizvat i externí osoby. Dalším kritériem byla uživatelská přívětivost a modernost softwaru, která se měla projevit v intuitivním uživatelském rozhraní. Poskytovatel, který všechny tyto požadavky spojuje v cenově dostupném softwaru, je pro nás velkou výhodou a myslím, že to je pro sproof sign velmi velké plus. Z těchto důvodů jsme se také rozhodli pro spolupráci se společností sproof.
Pro jaké případy použití se digitální podpis používá?
Digitální podpis používáme pro různé aplikace. Jednak je používáme pro schvalování plateb, což umožňuje rychlé a bezpečné autorizování finančních transakcí. Na druhé straně je používáme pro interní dokumenty, abychom optimalizovali pracovní procesy a snížili administrativní náročnost. Kromě toho používáme digitální podpis pro dokumenty studentů Vysoké školy aplikovaných věd v Horním Rakousku. Tyto dokumenty potvrzují, že studenti v Rakouském svazu studentů (ÖH) vykonávají určitou funkci. Digitální podpis nám umožňuje vytvářet a odesílat tato potvrzení nekomplikovaným a právně vyhovujícím způsobem. Široká škála využití digitálních podpisů nám umožňuje pracovat efektivněji a zároveň zajistit bezpečnost našich dokumentů.
Jak integrace cloudu fungovala?
Integrace cloudu byla provedena partnerem a proběhla hladce. Integrace API fungovala dobře a umožnila nám bezproblémově propojit naše stávající systémy s novým podpisovým řešením. Změna příslušných procesů pro zaměstnance a jejich zavedení do těchto nových, moderních způsobů práce je však proces, který vyžaduje čas.
Jaké standardy z hlediska zabezpečení dat a shody musí softwarové řešení ve vaší organizaci splňovat?
I my jako hornorakouský studentský svaz podléháme obvyklým předpisům a zákonům. Softwarové řešení, které používáme pro digitální podpisy, proto musí splňovat několik standardů z hlediska bezpečnosti dat a dodržování předpisů. Na jedné straně je nezbytné, aby řešení pro podepisování splňovalo nařízení EU eIDAS, protože to definuje právní rámec pro elektronické podpisy v Evropské unii. Kromě toho musí být software v souladu s platnými vnitrostátními zákony a předpisy, abychom byli právně chráněni. Nesmíme zapomenout, že musí být v souladu s nařízením GDPR. Naše řešení je v zásadě navrženo tak, aby zajistilo, že všechny osobní údaje a dokumenty budou zpracovávány a uchovávány v souladu s přísnými požadavky GDPR.
Co se vám na sproof sign obzvlášť líbí?
Na sproof sign se mi líbí především přehledná a moderní prezentace všech aplikací a praktická funkce filtru pro rychlou identifikaci otevřených dokumentů k podpisu. Užitečná je samozřejmě také dávková funkce, která umožňuje efektivně přidávat QES k velkému množství dokumentů najednou. Zejména při zpracování až 400 dokumentů je tato funkce skutečným ulehčením každodenní práce.
Užitečná je samozřejmě také dávková funkce, která umožňuje efektivně přidávat QES do velkého množství dokumentů najednou. Zejména při zpracování až 400 dokumentů je tato funkce skutečným ulehčením každodenní práce.
Sascha Bauer
Předseda studentského svazu Univerzity aplikovaných věd v Horním Rakousku
Existují nějaké zvláštní výhody sproof sign, které jsou ve vašem oboru obzvláště výhodné?
sproof sign nám nabízí významnou výhodu v možnosti vyzvat externí osoby k podpisu prostřednictvím e-mailu. Tyto osoby pak mohou snadno podepisovat dokumenty v celé EU pomocí nejrůznějších metod podepisování.
