LeasePlan je globální společnost, která se specializuje na poskytování leasingu automobilů a řešení pro správu vozového parku. LeasePlan spravuje vozový park čítající více než 1,9 milionu vozidel a nabízí společnostem všech velikostí komplexní služby pro jejich užitková vozidla. Při výběru vhodného poskytovatele pro digitalizaci podpisových procesů byla pro speciální případ použití použita společnost sproof sign.

Název společnosti: LeasePlan

Stručný popis projektu:
Zvláštní případ nás přiměl k integraci platformy pro digitální podpis pro interakci mezi některými našimi významnými zákazníky.”

Proč sproof sign:
“Jednou z výhod sproof sign je velmi snadná manipulace s velkými objemy dokumentů
(nahrávání dokumentů a dávkové podepisování)”

Roland Woerle, externí projektový manažer IT

Jak došlo k rozhodnutí zavést digitální podpis?

Woerle: “Již jsme používali podpisovou platformu pro elektronické podpisy a byli jsme s ní v podstatě spokojeni. Pro potřebnou emisi cca 4 000 smluv pro 1 500 B2B zákazníků jsme museli najít nové řešení, abychom mohli smlouvy vyplnit plně elektronicky, odeslat je a předat našim zákazníkům v oběhu podpisů.

Naším úkolem bylo najít poskytovatele, který by technicky zvládl tyto objemy, umožnil technickou úroveň kvalifikovaných podpisů a pružně reagoval na naše podrobné požadavky.

S těmito požadavky jsme oslovili několik dodavatelů, ale nejlepší řešení jsme našli ve společnosti sproof sign.

Proč byl kvalifikovaný podpis použit výhradně pro tento projekt? Jaká kritéria pro vás byla rozhodující při hledání vhodného poskytovatele elektronického podpisu?

Woerle: “Někteří naši zákazníci nebo dodavatelé chtěli podepisovat smlouvy pouze kvalifikovaným elektronickým podpisem, jiným stačil zaručený podpis. Z tohoto důvodu jsme museli pružně reagovat na požadavky.”

Mluví se o “složitých signaturách”. Jak byste popsali případ použití podpisu sproof sign?

Woerle: “Ve společnosti LeasePlan zachováváme přístup k zákazníkům orientovaný na služby a pokud je to možné, vždy pružně reagujeme na různé potřeby zákazníků. Tak tomu bylo i v případě sběru podpisů pod smluvní dokumenty. Cílem bylo předvyplnit přibližně 4000 smluv všemi smluvními údaji a připravit je pro oprávněné signatáře tak, aby je bylo možné pouze zkontrolovat, jednoduše podepsat a bez větší námahy vrátit.”

Takže podpis zásobníku byl používán velmi intenzivně?

Woerle: “ Dávkový podpis používali především naši dodavatelé, kteří museli spolupodepisovat smlouvy se zákazníky. Ti ocenili, pokud bylo možné všechny do té doby uzavřené smlouvy spolupodepsat kvalifikovaným podpisem jen jednou týdně.
Tuto funkci jsme předem intenzivně testovali a pokud nebyly objemy dat jednotlivých dokumentů příliš velké, fungoval tento proces bez problémů.”

Jednou z výhod sproof sign je velmi jednoduchá manipulace s velkými objemy podepisovaných dokumentů (nahrávání dokumentů a dávkové podepisování).

Roland Woerle
Manažer IT projektů

Jaká byla zpětná vazba ze strany zákazníka – byl digitální podpis rozpoznán?

Woerle: “Naše zákaznická základna sahá od malých a středních podniků až po největší národní a mezinárodní společnosti. Přijetí digitálních podpisů se však velmi liší. Zatímco některé společnosti zaujalo bezproblémové zpracování bezpapírových podpisů, byly zde i jiné společnosti, které buď digitálně podepisovat smlouvy nechtěly, nebo jim to jejich interní směrnice neumožňovaly. Zde si zákazníci mohli stáhnout smlouvy ve formátu PDF, vlastnoručně je podepsat a poté je znovu zpracovat prostřednictvím aplikace Sproof pro kontrasignaci.

V Rakousku mám stále co dohánět a doufám, že společnosti jako Sproof s domácím řešením vytvoří potřebnou důvěru a umožní našim společnostem pomocí bezpečného, důvěryhodného a plně digitalizovaného řešení dosáhnout mnoha zefektivnění procesů, úspor času a nákladů.

Jaké standardy z hlediska bezpečnosti dat a shody s předpisy musí softwarové řešení ve vaší společnosti splňovat?

Woerle: “ Bylo samozřejmě důležité, aby řešení podpisu splňovalo všechny požadavky na ochranu dat. Protože se jedná o cloudové řešení, nemuseli jsme se starat ani o hostování dokumentů.”

Co se vám na sproof sign obzvlášť líbí?

Woerle: “Kromě technických vlastností pro nás byla rozhodující rychlá reakce a realizace našich požadavků a dobrá spolupráce s týmem sproof.
sproof byl při jednání velmi dynamický a profesionální, což jsme na projektu velmi ocenili. Nakonec vše proběhlo velmi hladce a byli jsme velmi spokojeni. “