Digitalizace postupuje ve všech oblastech každodenního života. Mnohé veřejnoprávní společnosti však stále zůstávají z velké části v analogovém světě.
Jinak je tomu u Spolkové účetní agentury! Ta má 500 zaměstnanců, působí na 7 místech po celém Rakousku a sází na vědomou a dlouhodobě plánovanou strategii digitalizace.
“Jsme téměř nuceni zavádět digitalizační procesy velmi rychle,” říká Mag. DI (FH) Alexander Sellner, manažer IT Spolkové účetní agentury.
Důsledek: zavedení platformy digitálního podpisu jako dalšího kroku k optimalizaci procesů. Díky tomu je jeden z nejdůležitějších provozních procesů – bezpečné a právně platné podepisování dokumentů – mnohem jednodušší.
Výchozí situace
Digitalizaci mají všichni na jazyku a stejně tak i odpovědné osoby ve veřejných společnostech. Stále více společností již sází na bezpapírovou kancelář, propojuje svá pracoviště nebo nabízí nové služby online. Zlepšují tak nejen zákaznickou zkušenost, ale také spolupráci s partnery, dodavateli a všemi dalšími zainteresovanými stranami.
Při hodnocení dalších digitalizačních opatření pro vlastní společnost si vrcholové vedení federální účetní agentury rychle uvědomilo, že zavedení platformy digitálního podpisu může přinést obrovské výhody. Tato forma podepisování je v celé Evropě stoprocentně rovnocenná vlastnoručním podpisům a podléhá přísným pokynům nařízení (EU) č. 910/2014 o elektronické identifikaci a autentizačních službách (eIDAS).
Mnoho majitelů firem si však neuvědomuje výhody celopodnikové platformy pro digitální podepisování dokumentů. Proti zavedení podpisové platformy se stále drží velmi důsledné “krédo”: “Mám podpis v mobilním telefonu a digitálně podepisovat už umím”.
Téměř polovina rakouských občanů již využívá mobilní podpis jako bezplatnou službu eGovernmentu.
Samotný digitální podpis je však v obchodním prostředí obvykle zcela nedostatečný. Chybí procesy; pracovní postupy šité na míru. Společný “dashboard”, abyste měli dokonalý přehled o důležitých dokumentech ve firmě, a mnoho dalšího.
Některé mezinárodně působící společnosti se mezitím již rozhodly pro digitální platformu, která dokáže digitálně zmapovat všechny podpisové pracovní postupy a případy použití ve společnosti.
Společnost BHAG se spoléhá na software z Rakouska.
V prvním kroku tým projektu BHAG pod vedením Sellnera vyhodnotil, kteří evropští a rakouští poskytovatelé se již prosadili a přinesli na trh výkonné nástroje.
“Nechceme dělat kompromisy při ukládání citlivých dokumentů. Tato data mají být stoprocentně uložena v Evropě. Podle našeho názoru splňuje společnost sproof tato kritéria tím, že výslovně vybírá datová centra, která jsou nezávislá na amerických společnostech.
Mag. DI (FH) Alexander Sellner
Spolková účetní agentura
Kromě bezpečnosti a shody ukládání dat má podpisová platforma podporovat různé podpisové procesy, které jsou součástí každodenní činnosti Federální účetní agentury.
Pozornost se tedy rychle upřela na sproof. Po intenzivním testování a auditu byla nakonec vybrána mladá společnost s certifikátem IÖB. Cloudové řešení se dokázalo velmi dobře prezentovat jako platforma “vše v jednom” s nejvyššími standardy zabezpečení a ochrany dat. “Byli jsme opravdu obzvlášť poctěni, že jsme byli vybráni a že jsme nakonec dokázali splnit velmi vysoké standardy spolkové účetní agentury,” říká Dr. Fabian Knirsch, spoluzakladatel a technický ředitel společnosti sproof GmbH.
Digitální podpis výrazně šetří prostředky již od svého zavedení.
Dosavadní ohlasy jsou velmi dobré. Mnoho zaměstnanců, zejména z řad managementu, využívá platformu pro různé podpisové procesy a od té doby měřitelně šetří čas a zdroje. Dokumenty se již nemusí tisknout, ručně podepisovat, skenovat a posílat poštou, ale lze je digitálně podepsat několika kliknutími.
Takže i životní prostředí je spokojené! Na 500 listů papíru se spotřebuje 7,5 kilogramu dřeva, 130 litrů vody a 26,8 kilowatthodin energie. Pozitivní vedlejší efekt, který podněcuje stále více podnikatelů k zavedení podpisové platformy.
V prvním kroku po zavedení bylo obzvláště působivé hladké začlenění platformy do podnikového IT prostředí. Díky cloudu trval onboarding jen několik hodin a byl po celou dobu doprovázen sproof.
Hladká komunikace a flexibilita přesvědčily Alexandra Sellnera. “Společnost sproof je otevřená zpětné vazbě a požadavkům zákazníků, a proto se snaží platformu neustále zlepšovat,” vysvětluje Sellner.
