neunerhaus pomáhá lidem bez domova, bez přístřeší a bez pojištění najít cestu zpět k samostatnému životu – bez ohledu na to, jak hrbolatá cesta to může být a kolik kroků to bude stát. Ve třech obytných budovách neunerhaus a v asistovaném bydlení Housing First a Mobil je každoročně poskytována péče a poradenství více než 1 000 bývalým bezdomovcům a lidem bez domova. Ve zdravotním středisku neunerhaus je každoročně postaráno o přibližně 6 000 osob.

Název organizace:
Neunerhaus

Stručný popis projektu:
Digitální transformace podpisových procesů a tím výrazné snížení administrativní náročnosti. Díky tomu může organizace zefektivnit své interní procesy a uvolnit více času pro přímou sociální práci s lidmi bez domova a ohroženými chudobou.

Proč sproof sign:
“Naše omezené časové zdroje v administrativě musíme využívat obzvláště uvědoměle – digitální podpis je zde velkým zlepšením.”

Jak došlo k rozhodnutí zavést digitální podpis?

Vzhledem k naší organizační struktuře vyžaduje většina dokumentů, které podepisujeme, podpisy dvou osob. Až do roku 2023 existovaly podpisové složky, které se přenášely z bodu A do bodu B – a bylo s tím spojeno mnoho administrativního úsilí: Bylo třeba plánovat časovou rezervu pro podepisování a kolegové se pravidelně dotazovali na dokumenty a jejich stav v procesu podepisování. Pak bylo nutné vše ručně naskenovat a dodatečně archivovat v papírové podobě. Omezené časové zdroje v administrativě musíme využívat obzvlášť uvědoměle – zde bylo zřejmé, že je co zlepšovat. Kromě nezávislosti podepisování na místě byla rozhodujícím faktorem především tato úspora času a ekologických zdrojů na tisk, vnitropodnikovou poštu, získávání podpisů a skenování papírových dokumentů. Dalším podnětem bylo snazší podepisování a správa dokumentů souvisejících s personalistikou pro naše zaměstnance.

Jak důležitá je digitální transformace pro společnost neunerhaus?

Většina zaměstnanců neunerhausu pracuje přímo s lidmi, např. v sociální oblasti nebo ve zdravotnictví. V souvislosti s digitální transformací se zabýváme především tématem digitální inkluze – především inkluze našich uživatelů, jako zaměstnavatel, ale také dovedností našich zaměstnanců držet krok s digitalizací a umět používat digitální podpisy – to požaduje stále více orgánů nebo usnadnění úředních kanálů.
V posledních letech jsme digitalizovali řadu procesů v našich podpůrných procesech, například v oblasti řízení, lidských zdrojů a controllingu. Klíčovou hnací silou zde byla pandemie koronaviru, která tuto změnu dále urychlila. Dalším důležitým faktorem je naše tvrzení, že s lidskými zdroji zacházíme obzvlášť pečlivě a využíváme je co nejefektivněji. Digitalizace nás podporuje, zejména v oblasti personální práce, při podpoře zvyšování efektivity i inovací. Digitální nástroje a osobní kontakt se skvěle doplňují. Konkrétní příklad z oblasti personální práce: Digitální podpis nové smlouvy o poskytování služeb je vždy spojen s osobní schůzkou za účelem podpisu smlouvy.

Naše omezené časové zdroje v administrativě musíme využívat obzvláště uvědoměle – digitální podpis je zde velkým zlepšením.

Dr. Stephan Gremmel, výkonný ředitel

Jaká kritéria pro vás byla rozhodující při hledání vhodného poskytovatele elektronických podpisů?

Při hledání vhodného poskytovatele elektronických podpisů pro nás bylo rozhodující několik hlavních kritérií. Na prvním místě byly náklady, protože jako nezisková organizace musíme efektivně využívat náš rozpočet. Neméně důležitá byla snadnost použití: řešení muselo být nejen intuitivní na používání, ale také nabízet funkce, jako jsou dávkové podpisy a přehledný ovládací panel, který zefektivní naše pracovní postupy. Kromě toho byly zásadní funkce, jako je přidávání poznámek, umisťování podpisů na více míst v dokumentu a nastavování podpisových sekvencí. Hledali jsme také webové řešení, které by se snadno integrovalo a zajistilo plnou právní platnost.

Další nutností byla ochrana dat a přísné dodržování GDPR. Společnost sproof zaručuje, že všechna data jsou uložena na evropských serverech, což nám poskytuje vyšší úroveň zabezpečení. Rozhodujícím faktorem byla také ochrana proti padělání, která spolehlivě vyloučila manipulaci. Kromě toho měla být zákaznická podpora k dispozici kdykoli, aniž by za každý kontakt vznikaly dodatečné náklady. Všechny tyto požadavky jsme u společnosti sproof viděli plně splněné.

Pro jaké případy použití se digitální podpis používá?

Digitální podpis se ve společnosti neunerhaus používá v různých případech použití, zejména u smluv a dalších důležitých dokumentů, které vyžadují rychlý a právně bezpečný podpis. Patří sem smlouvy s externími partnery, žádosti o platby, schvalování rozpočtu a další dokumenty související s podnikáním, které musí podepsat vyšší vedení. Od června 2024 se digitální podpis používá také pro dokumenty související s personálními záležitostmi, jako jsou smlouvy o poskytování služeb, dodatkové dohody, potvrzení o zaměstnání a osvědčení pro zaměstnance.

Jak integrace cloudu fungovala?

Integrace cloudového řešení proběhla hladce a efektivně. Abychom všem zaměstnancům přechod co nejvíce usnadnili, vytvořili jsme interní pokyny, které krok za krokem vysvětlují, jak podepisovat dokumenty prostřednictvím sproof. I my ve vedení jsme se zpočátku tímto procesem intenzivně zabývali, ale mezitím se nové procesy velmi dobře zavedly. Díky přehlednému strukturování a intuitivnímu uživatelskému rozhraní sproof jsme mohli digitální podpis snadno integrovat do našich stávajících pracovních postupů.

Jaké standardy má organizace jako neunerhaus, pokud jde o bezpečnost, dodržování předpisů a ochranu dat?

Jako společenská organizace, která pracuje s citlivými údaji mnoha lidí, má neunerhaus nejvyšší standardy bezpečnosti, ochrany dat a dodržování právních předpisů. Zejména ochrana osobních údajů je nanejvýš důležitá, protože je třeba zachovat základ důvěry s našimi zaměstnanci a partnery.

Co se vám na sproof sign obzvlášť líbí?

Oceňujeme zejména vynikající zákaznickou podporu společnosti sproof. Požadavky jsou vyřizovány rychle a s orientací na řešení a systém je neustále vyvíjen na základě zpětné vazby od uživatelů. Uživatelsky přívětivé a intuitivní rozhraní výrazně usnadňuje každodenní používání. Užitečnou podporu pro rychlé seznámení s funkcemi nabízí také “Akademie”, do které lze vstoupit přímo v účtu. Celkově lze říci, že sproof sign významně přispívá ke zvýšení efektivity a zjednodušení našich pracovních procesů.

Používají se pro váš případ použití podpisové pracovní postupy?

Ano, v některých oblastech, jako je vrcholový management a lidské zdroje, již v ojedinělých případech používáme podpisové pracovní postupy. Tyto pracovní postupy se osvědčily zejména u opakujících se procesů, jako je podepisování smluv o poskytování služeb nebo obchodních dokumentů. Vzhledem k naší velikosti a relativně nové implementaci jsme však stále na začátku plné integrace těchto pracovních postupů do našich pracovních procesů.