En la industria energética, que desempeña un papel central en el suministro básico de la población, la eficiencia y la seguridad son factores decisivos. Todos los días, aquí se procesan contratos en procesos complejos que afectan tanto a los procesos internos como a la cooperación con socios, proveedores y clientes. Ya sean contratos de suministro de electricidad, acuerdos de conexión a la red o acuerdos de cooperación, casi todos los procesos comerciales requieren la firma de documentos.

Una parte esencial de estos procesos es la firma de contratos y otros documentos, una tarea que a menudo requiere tiempo y recursos, pero que es crucial para el buen funcionamiento del negocio. En este blog, le mostraremos cómo se utiliza la firma digital para los contratos en la industria energética, con un ejemplo práctico de Innsbrucker Kommunalbetriebe AG (IKB).

Las firmas tradicionales a mano están llegando cada vez más a sus límites en la industria energética.

Sin firmas electrónicas, las organizaciones enfrentan una serie de desafíos y desventajas:

• Altos costos: La necesidad de papel, impresoras, tinta y espacio de almacenamiento provoca gastos considerables que se suman a largo plazo y ejercen presión sobre el presupuesto.

• Tiempo de exposición: Los procesos de firma manual requieren mucho tiempo y ralentizan significativamente las operaciones comerciales al imprimir, firmar y devolver documentos físicamente.

• Más requisitos de personal: A menudo, se necesitan empleados adicionales para coordinar los procesos de gestión de documentos y firma, lo que genera costos de personal adicionales.

• Impacto ambiental: El alto consumo de papel contribuye al desperdicio de recursos y tiene un impacto negativo en el medio ambiente, lo que también puede dañar la imagen sostenible de la empresa.
  
• Riesgo de falsificación: Las firmas manuscritas son susceptibles de falsificación y ofrecen menos seguridad y trazabilidad en comparación con las firmas digitales.
  

Con la calculadora de ROI integrada, los clientes pueden calcular por sí mismos cuánto podrían ahorrar mediante el uso de firmas digitales. La herramienta muestra claramente los ahorros en las áreas de papel, impresión y costos administrativos y cuánto tiempo se ahorra con el proceso digital. Esto les da a las empresas una idea clara del valor financiero y de tiempo agregado de la firma digital y les permite tomar una decisión informada sobre si el cambio vale la pena para ellos.

Los beneficios de las firmas digitales en organizaciones de infraestructura crítica.

1. Reducción del consumo de recursos: El cambio a firmas digitales ahorra papel, materiales de impresión y reduce los costes. Menos esfuerzo administrativo, menores costes de material y no necesidad de espacio de almacenamiento gracias al archivo digital alivian a las empresas. Para los proveedores de energía con muchos documentos, esto significa enormes ventajas y mejora el equilibrio ecológico a largo plazo, una buena solución respetuosa con el medio ambiente.

2. Procesos mejorados y más rápidos: Las firmas digitales permiten aprobar y firmar contratos y documentos importantes en tiempo real, sin necesidad de enviar copias físicas por correo o concertar reuniones presenciales. En una industria donde las decisiones oportunas sobre mantenimiento, nuevas construcciones o contratación son críticas, las firmas digitales pueden reducir drásticamente los tiempos de respuesta.

3. Colaboración simplificada: Las firmas digitales hacen que la colaboración con socios externos, como proveedores y subcontratistas, sea mucho más fácil y rápida. Los socios pueden ser invitados a un proceso de firma por correo electrónico y firmar el documento inmediatamente, independientemente de su ubicación, de manera que cumpla con la ley. Esta flexibilidad es particularmente valiosa en la industria energética, que a menudo involucra redes complejas de partes interesadas.

Firma digital para su empresa: ¿cómo funciona?

4. Trazabilidad y transparencia mejoradas: Las firmas digitales proporcionan una trazabilidad y un registro completos de todos los pasos. Cada acción en el documento está documentada, por lo que el proceso sigue siendo transparente. Las empresas de servicios públicos y los operadores de la red pueden ver el estado de sus documentos en cualquier momento, lo que reduce los malentendidos y los retrasos y proporciona claridad a todas las partes involucradas.

5. Sostenible y respetuoso con el medio ambiente: En industrias con altos volúmenes de documentos, la firma digital contribuye significativamente a la protección del medio ambiente. Reduce el consumo de papel, conserva los recursos y reduce el consumo de energía. Además, se vuelve indispensable en tiempos de oficina en casa y colaboración global, ya que permite procesos independientes de la ubicación, rápidos y seguros, una ganancia para la eficiencia y la sostenibilidad.

6. Seguridad y cumplimiento: Las firmas digitales ofrecen un alto nivel de seguridad y confiabilidad. Los documentos no solo están encriptados, sino que también están protegidos contra el acceso no autorizado. En particular, la firma electrónica cualificada (QES) cumple con los más altos estándares legales y es legalmente equivalente a la firma manuscrita, lo que la hace especialmente adecuada para documentos y contratos oficiales y cumple con las directivas de la UE para firmas electrónicas.

La integración de la firma digital en las empresas europeas

La firma digital es utilizada de diversas maneras por los proveedores de energía. Ejemplos: Para los nuevos contratos de conexión a la red, el QES, la única firma electrónica con fuerza legal como una firma manuscrita, es adecuada. Cumple con los más altos estándares de seguridad y es reconocido como prueba en los tribunales. Para documentos menos sensibles, como las declaraciones de consentimiento, la FES suele ser suficiente, ya que no se requiere un nivel tan alto de protección legal aquí.

Muchas empresas rehúyen la firma digital por miedo a las dificultades del cambio. Sin embargo, plataformas como sproof sign simplifican la transición. La integración en los sistemas existentes es perfecta y las interfaces fáciles de usar permiten una rápida integración para empleados y clientes.

El Fastlane de sproof sign permite un proceso de firma rápido y seguro desde el punto de vista legal, garantizando así una tramitación sencilla y cómoda para el cliente. Más información en esta página.

La seguridad, la protección de datos y el valor probatorio son prioridades en los contratos

La plataforma garantiza los más altos estándares de seguridad en el ámbito de la protección y la seguridad de los datos con una solución totalmente compatible con el RGPD y eIDAS . Todos los datos se almacenan exclusivamente en centros de datos europeos, y el cumplimiento de la protección de datos está garantizado por un acuerdo integral de procesamiento de datos (DPA). El monitoreo y las auditorías periódicas garantizan que la seguridad de TI se verifique y optimice continuamente para garantizar la protección de los datos confidenciales en todo momento.

La plataforma de sproof sign, uno de los principales proveedores de firmas digitales, garantiza que.

Posibles aplicaciones y ejemplos prácticos

Existen varios estándares de firma electrónica para acuerdos y contratos con proveedores de energía, que se pueden utilizar según el caso de uso.

Casos de uso de la industria energética para firmas digitales en contratos y documentación:

• Contratos de suministro de electricidad

• Contratos de suministro de gas

• Contratos de trabajo

• Contratos de suministro

• Pautas de cumplimiento

• Documentación de auditoría

Normas de firma para contratos y documentos:

• Firma Electrónica Cualificada (QES)

• Firma Electrónica Avanzada (FES)

Firma electrónica simple (EES): Esta forma de firma es la más básica y menos regulada. Es adecuado para transacciones simples donde no existen altos requisitos legales.

Firma Electrónica Avanzada (FES): El FES proporciona un mayor nivel de seguridad, ya que requiere una identificación clara del firmante. Es suficiente en muchas transacciones comerciales y ya cumple con altos estándares de seguridad.

Firma Electrónica Cualificada (QES): El QES es la forma más segura de firma electrónica y cumple con los más altos requisitos legales. La firma electrónica cualificada es equivalente a una firma manuscrita y, por lo tanto, es especialmente adecuada para contratos que requieren un alto nivel de protección jurídica.

Como proveedor líder de servicios de infraestructura del Tirol, Innbrucker Kommunalbetriebe (IKB) desempeña un papel central en la región. Con más de 700 empleados, IKB suministra de forma fiable energía, agua y otros servicios esenciales a miles de hogares y empresas. Con el fin de hacer que sus procesos internos y externos sean más eficientes y modernos, IKB decidió introducir firmas digitales y, por lo tanto, digitalizar sus procesos de manera consistente.

“Nos gustó mucho la forma de trabajar juntos y la flexibilidad. Puesto que IKB es sinónimo de sostenibilidad y regionalidad, era importante encontrar un socio en el entorno regional. sproof sign podía estar fácilmente a la altura de los principales proveedores estadounidenses. Nos gustó la solución de sproof, especialmente su facilidad de uso y sus opciones de integración. Sentimos que estábamos en muy buenas manos en lo que respecta a la protección de datos y el cumplimiento de las directrices europeas.” – Ingeniero Gerhard Fichtl, Director de TI de Innsbrucker Kommunalbetriebe AG (IKB)

sproof sign como elemento importante de la estrategia de digitalización del proveedor de energía de Innsbruck

IKB persigue objetivos claros al introducir firmas digitales: menos consumo de papel, procesos de firma automatizados y una solución 100% compatible con la ley. Estas medidas promueven una forma de trabajar que ahorra recursos y simplifican los procesos. La integración de la API facilitó la integración de la plataforma en los flujos de trabajo existentes. Las firmas digitales se utilizaron fácilmente interna y externamente, ahorrando tiempo y recursos. La implementación fácil de usar permitió a IKB digitalizar rápidamente los procesos y así aumentar la eficiencia y la sostenibilidad, un paso importante hacia el futuro.

Conclusión: Negocio eficiente, sostenible y seguro con la firma digital

Las firmas digitales en los contratos son una inversión indispensable en el futuro para los proveedores de energía . Permiten un aumento significativo de la eficiencia en la gestión de contratos, reducen los costos y contribuyen activamente a la protección del medio ambiente. La experiencia de IKB muestra que la fácil implementación y una plataforma compatible con GDPR permiten una transformación digital que no solo mejora los procesos, sino que también fortalece el equilibrio ecológico de una empresa a largo plazo.