Energiatööstuses, millel on keskne roll elanikkonna põhivarustuses, on tõhusus ja ohutus otsustavad tegurid. Siin töödeldakse iga päev lepinguid keeruliste protsesside kohta, mis mõjutavad nii sisemisi protsesse kui ka koostööd partnerite, tarnijate ja klientidega. Olgu tegemist elektritarnelepingute, võrguga liitumise lepingute või koostöölepingutega – peaaegu iga äriprotsess nõuab dokumentide allkirjastamist.

Nende protsesside oluline osa on lepingute ja muude dokumentide allkirjastamine – ülesanne, mis võtab sageli aega ja ressursse, kuid on ettevõtte sujuvaks toimimiseks hädavajalik. Selles blogis näitame teile, kuidas kasutatakse digitaalset allkirja lepingute puhul energeetikatööstuses – praktilise näite abil Innsbrucker Kommunalbetriebe AG (IKB).

Traditsioonilised käsitsi tehtavad allkirjad jõuavad energiatööstuses üha enam oma piiridesse.

Ilma elektrooniliste allkirjadeta seisavad organisatsioonid silmitsi mitmete probleemide ja puudustega:

• Kõrged kulud: Vajadus paberi, printerite, tindi ja ladustamisruumi järele põhjustab märkimisväärseid kulutusi, mis pikas perspektiivis suurenevad ja koormavad eelarvet.

• Ajakulu: käsitsi allkirjastamise protsessid on aeganõudvad ja aeglustavad oluliselt äritegevust, kuna dokumendid tuleb füüsiliselt välja printida, allkirjastada ja tagastada.

• Rohkem personalinõudeid: Sageli on dokumendihalduse ja allkirjastamisprotsesside koordineerimiseks vaja lisatöötajaid, mis põhjustab täiendavaid personalikulusid.

• Keskkonnamõju: See võib kahjustada ka ettevõtte jätkusuutlikku kuvandit.
  
• Võltsimisoht: Käsitsi kirjutatud allkirjad on võltsimisele vastuvõtlikud ning pakuvad vähem turvalisust ja jälgitavust võrreldes digitaalallkirjaga.
  

Integreeritud tasuvuskalkulaatori abil saavad kliendid ise välja arvutada , kui palju nad võiksid digitaalallkirjade kasutamisega säästa. Tööriist näitab selgelt, kui palju paberit, trükkimist ja halduskulusid säästetakse ning kui palju aega säästetakse digitaalse protsessi abil. See annab ettevõtetele selge ettekujutuse digitaalallkirja rahalisest ja ajalisest lisaväärtusest ning võimaldab neil teha teadliku otsuse, kas üleminek tasub nende jaoks ära.

Digitaalallkirjade eelised elutähtsate infrastruktuuride organisatsioonides.

1. Vähendatud ressursitarbimine: Üleminek digitaalallkirjadele säästab paberit, trükimaterjale ja vähendab kulusid. Vähem halduskoormust, väiksemad materjalikulud ja puudub vajadus ladustamisruumi järele tänu digitaalsele arhiveerimisele vabastavad ettevõtteid. Paljude dokumentidega energiatarnijatele tähendab see tohutuid eeliseid ja parandab pikemas perspektiivis ökoloogilist tasakaalu – hea keskkonnasõbralik lahendus.

2. Paremad ja kiiremad protsessid: Digitaalallkirjad võimaldavad lepinguid ja olulisi dokumente reaalajas heaks kiita ja allkirjastada, ilma et oleks vaja saata füüsilisi koopiaid posti teel või korraldada kohtumisi silmast silma. Tööstuses, kus õigeaegsed otsused hoolduse, uue ehitamise või lepingute sõlmimise kohta on kriitilise tähtsusega, võivad digitaalallkirjad oluliselt lühendada reageerimisaega.

3. Lihtsustatud koostöö: Digitaalallkirjad muudavad koostöö välispartneritega, näiteks tarnijate ja alltöövõtjatega, palju lihtsamaks ja kiiremaks. Partnerid saab kutsuda allkirjastamisprotsessi e-kirja teel ja allkirjastada dokumendi kohe, sõltumata nende asukohast, õiguskohaselt. Selline paindlikkus on eriti väärtuslik energeetikasektoris, kus on sageli tegemist keeruliste sidusrühmade võrgustikega.

Digitaalne allkirjastamine teie ettevõtte jaoks – kuidas see toimib?

4. Parem jälgitavus ja läbipaistvus: Digitaalallkirjad tagavad täieliku jälgitavuse ja kõikide etappide logimise. Iga toiming dokumendis on dokumenteeritud, nii et protsess jääb läbipaistvaks. Elektriettevõtjad ja võrguettevõtjad saavad igal ajal vaadata oma dokumentide staatust, mis vähendab arusaamatusi ja viivitusi ning tagab selguse kõigile asjaosalistele.

5. Nachhaltig und umweltfreundlich: In Branche mit hohem Dokumentenaufkommen trägt die digitale Signatur erheblich zum Umweltschutz bei. Sie reduct den Papierverbrauch, schont Ressourcen und senkt den Energieverbrauch. Zudem wird sie in Zeiten von Homeoffice und globaler Zusammenarbeit unverzichtbar, da sie ortsunabhängige, schnelle und sichere Prozesse võimaldab – ein Gewinn für Effizienz und Nachhaltigkeit.

6. Turvalisus ja vastavus: Digitaalallkirjad pakuvad kõrgetasemelist turvalisust ja usaldusväärsust. Dokumendid ei ole mitte ainult krüpteeritud, vaid ka kaitstud volitamata juurdepääsu eest. Eelkõige vastab kvalifitseeritud elektrooniline allkiri (QES) kõrgeimatele õigusstandarditele ja on õiguslikult samaväärne käsitsi kirjutatud allkirjaga, mistõttu sobib see eriti hästi ametlike dokumentide ja lepingute jaoks ning vastab ELi direktiividele elektrooniliste allkirjade kohta.

Digitaalallkirjade integreerimine Euroopa ettevõtetes

Die digitale Signatur findet bei Energieversorgern vielseitige Anwendung. Beispiele: Für neue Netzanschlussverträge eignet sich die QES, die einzige elektronische Signatur mit Rechtskraft wie eine handschriftliche Unterschrift. Sie täidab kõrgeimad ohutusstandardid ja on kui tõendismittel vor Gericht tunnustatud. Für weniger sensible Dokumente, wie Einwilligungserklärungen, reicht oft die FES, da hier keine die hohe rechtliche Absicherung erforderlich ist.

Paljud ettevõtted hoiduvad digitaalallkirjastamisest, sest kardetakse konverteerimisraskusi. Kuid platvormid nagu sproof sign muudavad ülemineku lihtsamaks. Integratsioon olemasolevate süsteemidega on sujuv ning kasutajasõbralikud kasutajaliidesed võimaldavad töötajatele ja klientidele kiiret sisseelamist.

Die Fastlane von sproof sign võimaldab einen schnellen und rechtlich abgesicherten Signaturprozess und sorg so für eine einfache und kundenfreundliche Abwicklung. Erfahren Sie mehr auf dieser Seite.

Turvalisus, andmekaitse ja tõenduslik väärtus on lepingute prioriteedid.

Platvorm tagab andmekaitse ja andmete turvalisuse valdkonnas kõrgeimad turvastandardid, kuna see on täielikult GDPR-i ja eIDAS-i nõuetele vastav lahendus. Kõiki andmeid hoitakse ainult Euroopa andmekeskustes ning andmekaitse nõuetele vastavus on tagatud põhjaliku andmetöötluslepinguga (DPA). Regulaarne järelevalve ja auditid tagavad, et IT-turvalisust kontrollitakse ja optimeeritakse pidevalt, et tagada tundlike andmete kaitse igal ajal.

Ühe juhtiva digitaalallkirjade pakkuja sproof sign platvorm tagab, et

Võimalikud rakendused ja praktilised näited

Energiavarustajatega sõlmitavate kokkulepete ja lepingute jaoks on olemas erinevad elektroonilise allkirja standardid, mida võib kasutada sõltuvalt kasutusjuhust.

Lepingute ja dokumentatsiooni digitaalallkirjade kasutamise juhtumid energiatööstuses:

• Elektritarnelepingud

• Gaasitarnelepingud

• Töölepingud

• Tarnelepingud

• Vastavussuunised

• Auditi dokumentatsioon

Lepingute ja dokumentide allkirjastamisstandardid:

• Kvalifitseeritud elektrooniline allkiri (QES)

• Täiustatud elektrooniline allkiri (FES)

Lihtne elektrooniline allkiri (EES): See allkirja vorm on kõige lihtsam ja kõige vähem reguleeritud. See sobib lihtsate tehingute puhul, kus puuduvad kõrged õiguslikud nõuded.

Täiustatud elektrooniline allkiri (FES): FES tagab kõrgema turvalisuse taseme, kuna nõuab allakirjutaja selget tuvastamist. See on piisav paljude äritehingute puhul ja vastab juba kõrgetele turvanõuetele.

Kvalifitseeritud elektrooniline allkiri (QES): QES on kõige turvalisem elektroonilise allkirja vorm ja vastab kõrgeimatele õiguslikele nõuetele. Kvalifitseeritud elektrooniline allkiri on samaväärne käsitsi kirjutatud allkirjaga ja sobib seetõttu eriti hästi lepingute puhul, mis nõuavad kõrgetasemelist õiguskaitset.

Innbrucker Kommunalbetriebe (IKB) mängib Tirooli juhtiva infrastruktuuriteenuste pakkujana piirkonnas keskset rolli. IKB, kus töötab üle 700 töötaja, varustab usaldusväärselt tuhandeid majapidamisi ja ettevõtteid energia- ja veevarustusega ning muude oluliste teenustega. Et muuta oma sise- ja välisprotsesse tõhusamaks ja kaasaegsemaks, otsustas IKB võtta kasutusele digitaalallkirja ja seega oma protsesse järjepidevalt digitaliseerida.

“Meile meeldis väga, kuidas me koos töötame, samuti meeldis meile paindlikkus. Kuna IKB seisab jätkusuutlikkuse ja regionaalsuse eest, oli oluline leida piirkondlikus keskkonnas tegutsev partner. sproof sign suutis ka USA juhtivate pakkujatega hõlpsasti sammu pidada. Meile meeldis sproofi lahendus, eriti kasutajasõbralikkus ja integratsioonivõimalused. Andmekaitse ja Euroopa direktiivide järgimise osas tundsime end väga hästi hoituna.” – Dipl.-Ing. Gerhard Fichtl, Innsbrucker Kommunalbetriebe AG (IKB) IT-juht.

sproof sign kui oluline ehitusplokk Innsbruckis asuva energiatarnija digitaliseerimisstrateegias

Digitaalallkirjade kasutuselevõtul on IKB-l selged eesmärgid: vähem paberitarbimist, automatiseeritud allkirjastamisprotsessid ja 100% õiguskohane lahendus. Need meetmed edendavad ressursisäästlikku tööviisi ja lihtsustavad protsesse. API-integratsiooni abil oli platvormi lihtne integreerida olemasolevatesse tööprotsessidesse. Digitaalallkirju sai hõlpsasti kasutada nii sisemiselt kui ka väliselt, säästes aega ja ressursse. Kasutajasõbralik rakendamine võimaldas IKB-l kiiresti digitaliseerida protsesse ja seega suurendada tõhusust ja jätkusuutlikkust – oluline samm tulevikku.

Kokkuvõte: Tõhus, jätkusuutlik ja turvaline äri koos digitaalallkirjaga

Lepingute digitaalallkirjastamine on energiatarnijate jaoks hädavajalik investeering tulevikku . Need võimaldavad märkimisväärselt tõhustada lepingute haldamist, vähendada kulusid ja aidata aktiivselt kaasa keskkonnakaitsele. IKB kogemus näitab, et lihtne rakendamine ja GDPRi nõuetele vastav platvorm võimaldavad digitaalset ümberkujundamist, mis mitte ainult ei paranda protsesse, vaid tugevdab pikemas perspektiivis ka ettevõtte ökoloogilist tasakaalu.