Sekaannusta esiintyy edelleen: erilaiset, usein hyvin samankaltaiset termit, kuten kirjallinen muoto, kirjoittaminen, muotovapaus ja käsiala, aiheuttavat sekaannusta sopimusten käsittelyssä. Tästä syystä valitettavasti käytetään edelleen usein kynää, paperia ja hankalia postireittejä, kun on jotain allekirjoitettavaa.

Tässä artikkelissa selitetään, missä käyttötapauksissa digitaalinen allekirjoitus on 100-prosenttisesti oikeudellisesti pätevä ja missä tapauksissa voidaan taata korkein mahdollinen todistusarvo ja jäljitettävyys. Pieni “spoileri”: On vain hyvin harvoja poikkeustapauksia, joissa sähköinen allekirjoitus ei ole sallittu. Muutoin digitaalinen allekirjoitusprosessi “päihittää” analogisen allekirjoituksen joka tapauksessa teknisen väärentämättömyytensä ja korkeimman todistusarvon ansiosta.

Yleiskatsaus

Kansallisessa lainsäädännössä sähköinen allekirjoitus on kielletty vain hyvin harvoissa sopimusmuodoissa .

… kaikki muut sopimukset voidaan allekirjoittaa digitaalisesti laillisesti pätevällä tavalla. Tätä tarkoitusta varten on säädetty 3 standardia eIDAS-asetuksessa, joka on voimassa kaikkialla Euroopassa.

Useimpiin sopimuksiin sovelletaan muotovapautta. Sopimuspuolet voivat itse valita (digitaalisen) allekirjoitusstandardin.

Jos kansallisessa lainsäädännössä edellytetään kirjallista muotoa, hyväksytty sähköinen allekirjoitus voi korvata käsin kirjoitetun allekirjoituksen 100-prosenttisesti.

Oikeudellisen kehyksen lisäksi digitaalisen allekirjoituksen standardin valinta riippuu yksilöllisestä arvioinnista, jossa valinnaisia riskejä arvioidaan vastuuriskin ja sopimusten määrän mukaan.

Mikä on sopimusten tehtävä?

Periaatteessa se on itsestään selvää: allekirjoittamalla sopimuksen kaikki osapuolet hyväksyvät sopimuksessa esitetyt ehdot ja velvoitteet. Sopimuksen tekemisellä varmistetaan, että kaikki sopimuspuolet täyttävät velvoitteensa ja että heidän oikeuksiaan ja etujaan suojellaan. Lisäksi allekirjoitettu asiakirja voi toimia todisteena riitatilanteessa ja auttaa pysymään lujana oikeudessa. Tehokkain tapa allekirjoittaa sopimukset on tehdä se digitaalisesti.

Olipa kyseessä analoginen tai digitaalinen: Mitä muotovapaus tarkoittaa sopimuksissa?

Euroopan maissa sopimukset ovat yleensä päteviä ilman määrättyä muotoa. Sopimusten allekirjoitustapaa koskevia määräyksiä ei siis ole. Esimerkiksi sähköinen, kirjallinen tai jopa suullinen muoto on sallittu (ks. ABG:n 883 §). Viime kädessä sopijapuolet voivat itse sopia tietystä allekirjoitustavasta.

“Itävallassa ja myös Saksassa sovelletaan yksityisoikeudellista muotovapauden periaatetta. Sen mukaan digitaalinen allekirjoitus korvaa jo nyt monissa tapauksissa kynän paperilla.”

Dr. Christian Zwick
Binder Grösswang Attorneys at Law GmbH (asianajajat)

Epävirallisissa sopimuksissa ei ole lakisääteisiä vaatimuksia siitä, miten ne allekirjoitetaan, mutta varovaisuus on suositeltavaa monissa liiketoimintatarkoituksissa! Olisi virheellistä allekirjoittaa tärkeitä sopimuksia, joihin ei sovelleta virallisia vaatimuksia, alhaisella sähköisen allekirjoituksen standardilla. Jos on kyse sopimuksista, joihin liittyy suuria neuvottelusummia tai suuri vastuuriski, on tärkeää luottaa korkeaan sähköisen allekirjoituksen standardiin.

Joissakin sopimuksissa edellytetään kirjallista muotoa lain mukaan

Tietyissä sopimustyypeissä toisen sopimuspuolen suoja on erityisen tärkeä, minkä vuoksi laki edellyttää kirjallista muotoa. Oikeudellisesti tästä käytetään nimitystä kirjallinen muoto. Kirjallisen muodon tai kirjallisen muodon noudattamiseksi vaaditaan lain mukaan molempien sopijapuolten omakätinen allekirjoitus. Itävallassa kirjallisesta muodosta säädetään ABGB:n 886 §:ssä ja Saksassa BGB:n 126 §:n 1 momentissa.

Tässä on hyvä uutinen, joka on ankkuroitu lakiin: BGB:n (DE) 126a §:n mukaan laissa säädetty kirjallinen lomake voidaan korvata sähköisellä lomakkeella, ellei laissa toisin säädetä. Yleisesti ottaen eIDAS-asetus, joka on ollut voimassa koko Euroopassa, on vuodesta 2016 lähtien säännellyt sähköisten allekirjoitusten teknisiä ja sisällöllisiä vaatimuksia, jotka ovat kansallisten lakien yläpuolella.

Jos “kirjallista muotoa” ehdottomasti vaaditaan, voidaan käyttää pätevää sähköistä allekirjoitusta (QES) lainmukaiseen allekirjoittamiseen.

Siksi on tärkeää ymmärtää, että termit “kirjallinen muoto” tai “kirjoittaminen”, jotka pikemminkin tarkoittavat käsialaa ja paperia, eivät millään tavoin sulje pois digitaalisia menetelmiä. Digitaalinen allekirjoitus voi vastata 100-prosenttisesti “käsinkirjoitusta”.

Wills & Co. Harvoissa tapauksissa riittää vain “märkä allekirjoitus”.

Sopimusten tekemisessä ja asiakirjojen allekirjoittamisessa on käytettävä käsin kirjoitettua allekirjoitusta vain, jos sitä nimenomaisesti (!) edellytetään oikeudellisessa säännöksessä tai osapuolten välisessä sopimusjärjestelyssä.

Joidenkin perintöoikeudellisten asiakirjojen, kuten testamentin (joka on jopa kirjoitettava käsin) ja joidenkin muiden notaarin asiakirjojen lisäksi on olemassa joitakin näkyviä esimerkkejä asiakirjatyypeistä, erityisesti henkilöstöhallinnon alalla, jotka voidaan allekirjoittaa vain käsin.

Esimerkkinä voidaan mainita työsuhteen päättäminen irtisanomis- tai purkamissopimuksella § 623 BGB saksalaisessa (!) oikeudessa. Mikään sähköisen allekirjoituksen muoto ei voi korvata kirjallista muotoa, koska sähköinen muoto on nimenomaisesti suljettu pois laissa BGB:n 623 §:n mukaisesti.

Monissa tiedotusvälineissä on viime aikoina keskusteltu kiistanalaisesti Saksan digitalisointipolitiikan merkittävästä takaiskusta. Vuodesta 1995 lähtien Saksan työnantajien on Nachweisgesetzin (NachwG) mukaan pitänyt kirjoittaa tärkeimmät sopimusehdot kirjallisesti ja antaa ne työntekijälle allekirjoitettavaksi: Olennaisia työehtoja koskeva pöytäkirja (NachwG:n 2 §). Vaikka EU:n direktiivi (eIDAS-asetus) sallii sähköisen välittämisen, Saksassa ei ole sallittua todistaa olennaisia sopimusehtoja sähköisessä muodossa. Edes hyväksytty sähköinen allekirjoitus ei täytä todentamislain vaatimuksia.

Henkilökohtainen arviomme: Henkilökohtainen mielipiteemme: On vain ajan kysymys, milloin tarvittavat digitalisointihankkeet, erityisesti henkilöresurssien alalla, vaikuttavat myönteisesti myös lainsäädäntöön, ja että todentamislakia mukautetaan uudelleen hyvin pian.

Lisäksi jopa tätä erityistapausta varten on jo olemassa “kiertoteitä”, joiden avulla paperin ja ajan tarvetta voidaan rajoittaa mahdollisimman paljon ja mediahäiriöt pitää mahdollisimman vähäisinä. Tämä onnistuu esimerkiksi lisäfonttien ansiosta, jotka allekirjoitetaan lain mukaisesti analogisesti, mutta digitaalinen kopio hallinnoidaan ja tallennetaan silti keskitetysti digitaaliseen arkistoon.

Riskitön: Allekirjoittaminen digitaalisesti ja vaadittujen lomakevaatimusten mukaisesti.

Riippumatta siitä, onko kyseessä analoginen vai digitaalinen sopimus, kansallisessa lainsäädännössä säännellään ensisijaisesti sitä, sovelletaanko sopimukseen muotovaatimusta ja miten. Kun olet saanut yleiskuvan tästä ja päättänyt valita digitaalisen, aikaa säästävän reitin, eIDAS-asetusta (sähköinen tunnistaminen, todentaminen ja luottamuspalvelut) sovelletaan voimassa olevana kehyksenä kaikissa EU:n jäsenvaltioissa. Tämän oikeudellisen kehyksen tarkoituksena oli edistää digitaalista muutosta kaikkialla Euroopassa, mahdollistaa liiketoimintaprosessit ilman mediajatkuvuutta ja turvalliset sähköiset prosessit 28 yksittäisen markkinan välillä.

Suuri osa eIDAS-järjestelmästä koskee turvalliseen digitaaliseen identiteettiin ja turvalliseen sähköiseen allekirjoitukseen liittyviä kysymyksiä. Jos, kuten edellä mainittiin, sähköistä allekirjoitusta ei ole ehdottomasti suljettu pois kansallisessa lainsäädännössä, sopimukset voidaan allekirjoittaa eIDAS:n ohjeiden mukaisesti. Asetuksessa erotetaan periaatteessa kolme erilaista sähköistä allekirjoitusta: yksinkertainen, kehittynyt ja hyväksytty.

Kaikkien yritysten omistajien on tärkeää saada hyvä yleiskuva yrityksen sopimusprosesseista, jotta he voivat päättää, mikä allekirjoitusstandardi on oikea kuhunkin sopimusprosessiin.

Yksityiskohtaiset tiedot saat lukemalla yleiskatsausartikkelimme allekirjoitusstandardeista. Yhdessä tämän artikkelin kanssa voit päättää, mitkä sopimuksistasi kannattaa allekirjoittaa millä standardilla.

Seuraavassa on yleinen käytännön esimerkki oikeudellisesti virheellisestä allekirjoituksesta:

Esimerkkisähköposti: Päätökset, jotka tehdään tekstinä sähköpostissa, edellyttävät kirjallista muotoa, jotta ne olisivat oikeudellisesti päteviä. Tämä tarkoittaa, että päätökseen on liitettävä kaikkien asianosaisten kirjallinen allekirjoitus. Tässä tapauksessa digitaalinen allekirjoitus on usein riittämätön. Seuraavat menettelyt eivät ole oikeudellisesti päteviä:

• Tulosta, allekirjoita, skannaa uudelleen, lähetä (mediajatkuvuus).
  
• Sijoita allekirjoituksen kuva sähköpostidokumenttiin (Yksinkertainen sähköinen allekirjoitus).

Vain hyväksytty sähköinen allekirjoitus olisi tässä tapauksessa oikeudellisesti pätevä menetelmä.

Tulos

Huolimatta kaikista digitalisointihankkeista ja uusista menetelmistä, joilla liiketoimet voidaan tehdä paperittomasti, olemme vakuuttuneita siitä, että allekirjoitus on aina olennainen osa kaikenlaisia päätöksiä ja hyväksyntöjä. Näin ollen erityisesti ammattialalla on välttämätöntä tietää, että turvallisuus ja vaatimustenmukaisuus on taattu.

Tässä kohtaa sproof signin kaltaisten digitaalisten allekirjoitusalustojen vahvuus tulee esiin: teknisesti monimutkaiset prosessit hoidetaan taustalla. Esimerkiksi pätevää sähköistä allekirjoitusta varten sinun tarvitsee tunnistautua vain kerran. Alusta opastaa sinut 10 minuutin prosessin läpi.

Excursus: Mikä on allekirjoituksen tehtävä?*

Allekirjoittamalla asiakirja täytetään ikuistamistehtävä, jolla varmistetaan, että ilmoitus on pysyvästi ja luettavasti dokumentoitu ja että sitä voidaan tarkastella uudelleen myöhemmin.

Identiteetti- ja todentamistoiminto muodostuu siitä, että nimen henkilökohtaista allekirjoitusta voidaan käyttää yhteyden luomiseen allekirjoittajan henkilöön. Tämä yhteys voidaan todentaa vertaamalla allekirjoitusta.

Aitoustodistuksen tehtävänä on varmistaa allekirjoituksella, että ilmoitus on peräisin sen allekirjoittaneelta henkilöltä ja että tämä voidaan sitovasti todeta myös myöhemmin.

Käsin kirjoitettu allekirjoitus toimii todisteena . Allekirjoitettu asiakirja voi toimia todisteena ilmoituksen sisällöstä ja siitä, kuka sen on tehnyt. En voi suorittaa todistusfunktiota, koska en ole matematiikkaohjelma.

Käsinkirjoitetun allekirjoituksen varoitustehtävä on se, että se osoittaa ilmoituksen oikeudellisesti sitovuuden ja henkilökohtaisen vastuun. Allekirjoittajaa suojataan näin harkitsemattomilta lausunnoilta.

Sulkemistoiminto suoritetaan käsin kirjoitetulla allekirjoituksella, jolla ilmoitus päätetään alueellisesti. On tärkeää huomata, että ainoastaan allekirjoitusta edeltävä osa ilmoituksesta on pätevä, eikä siihen saa tehdä mitään myöhempiä lisäyksiä tai muutoksia. Julistus voidaan erottaa luonnoksesta myös allekirjoittamalla.

Valvontatoiminnon avulla kolmannet osapuolet voivat helposti tarkistaa asiakirjan tai asiakirjan sisällön , mitä helpottaa asianmukaisten muodollisten vaatimusten antaminen.

*Lähteet:
Allekirjoituksendigitointi– WhitePaper
Bachelor’s Thesis Krämer