Najvažnije činjenice ukratko

• Platforma za potpis je središnje, revizijski otporno rješenje za elektroničko potpisivanje, upravljanje i reviziju dokumenata.
  
• Moderne platforme podržavaju više razina potpisa eIDAS-a i omogućuju automatizirane procese potpisivanja i odobravanja.
  
• Podrijetlo pružatelja određuje pravnu kontrolu nad vašim podacima: Europske platforme podliježu isključivo GDPR-u i izbjegavaju rizike od američkih zakona poput CLOUD Act-a.

Što je platforma za potpis?

Platforma za potpis je središnji, revizijski otporan softver koji kontrolira cijeli proces elektroničkih potpisa:

• Kreiranje i učitavanje dokumenata
• Postavite radne tokove potpisa
• Identificirajte dionike
• Dajte potpise
• Tragovi revizije dokumenata
• Pravno usklađeno arhiviranje

Što razlikuje platformu od alata za potpis?

Digitalni potpisi su sada standard. Ali način na koji potpišete određuje pravnu valjanost, sigurnost i učinkovitost.

Alat za potpisivanje obično digitalizira samo rukom napisani potpis. S druge strane, platforma za potpis kontrolira cijeli proces potpisivanja i osigurava usklađenost.

Kriterij	Alat za potpis	Profesionalna platforma za potpis
Svrha	Brzo digitalno potpišite pojedinačne dokumente	Sigurno i učinkovito upravljajte cijelim procesima potpisivanja
Funkcionalnost	Osnovna funkcija potpisa – obično samo EES	Radni tokovi, verifikacija identiteta, arhiviranje, revizijski trag, automatizacija, svi eIDAS standardi potpisa (EES, FES, QES)
Opseg sustava	Samostalna aplikacija ili mali dodatni modul	Centralizirana poslovna platforma s integracijama s CRM/ERP/HR
Primjer primjene	“Umetni potpis” u dokument	Šaljite dokumente, definirajte uloge potpisa, pratite status, arhivirajte na zakonski usklađen način
Sukladnost	Razlike ovisno o pružatelju usluga; obično samo jednostavan pravni učinak	Pravni suverenitet EU-a, usklađenost s eIDAS-om i GDPR-om, GoBD-ova otpornost na reviziju
Skaliranje	Pogodan za povremene potpise	Pouzdan čak i pri velikim količinama i složenim procesima
Ciljna skupina	Jedan korisnik, jednostavni zahtjevi	Tvrtke, vlade, regulirane industrije

Strateška jezgra: usklađenost i usklađenost s eIDAS-om

Za europske tvrtke, pravne osnove eIDAS i GoBD (usporedivi standardi u Njemačkoj i Austriji) su najstroži temelji. Kako bi se digitalni potpisi koristili na zakonski usklađen način, platforme za potpise moraju pouzdano ispunjavati ove regulatorne zahtjeve:

1. Trojstvo eIDAS-a: EES, FES i QES

EU uredba eIDAS definira trirazine potpisa. Signature platforma mora biti sposobna isporučiti svaku od ovih faza za specifični slučaj upotrebe.

*Primjeri se mogu razlikovati ovisno o zemlji i internim smjernicama te bi stoga trebali služiti samo kao pomoć u razumijevanju! Za vaš konkretan slučaj obratite se pravnom savjetu ili našem prodajnom odjelu.

! QES je jedini oblik potpisa koji je pravno ekvivalentan rukom pisanom potpisu. Ne nudi svaka platforma QES – tvrtke bi to trebale provjeriti prije odabira kako ne bi izazvale medijske prekide u kasnijem procesu.

2. Provjerite kroz revizijski trag

Potpisani dokument je pravno valjan samo dok je cijeli proces potpuno prativ. Platforma za potpise usklađena s eIDAS-om, poput sproof Signa, automatski generira revizijski trag – protokol otporan na manipulaciju koji dokazuje vrijeme, sudionike, korištene dokaze identiteta i standard potpisa. To je ključ sigurnosti revizija i usklađenosti s GoBD-om.

Zašto je važno dolazi li platforma za potpis iz EU ili SAD-a?

Procesi digitalnog potpisa nisu samo o praktičnosti – oni su o pouzdanosti:

• Tko štiti moje podatke?
• Koji se zakoni primjenjuju na pohranjene dokumente?
• Tko smije pristupiti?
  

U Europi se primjenjuje GDPR: Osobni podaci mogu se prenositi samo uz zakonsku osnovu.

U SAD-u se također primjenjuje CLOUD zakon: američke vlasti mogu obvezati tvrtke da predaju podatke,

• bez obzira gdje su pohranjene
• čak i ako se nalaze u EU

To dovodi do pravnog sukoba:

EU / GDPR	SAD / CLOUD zakon
Stroga zaštita osobnih podataka	Pristup vladi pod određenim pravnim uvjetima
Cilj: Privatnost i suverenitet podataka	Cilj: Nacionalna sigurnost i istrage
Pristup je moguć samo uz jasnu pravnu osnovu i unutar definiranih okvirnih uvjeta	Pružatelji usluga s američkom jurisdikcijom mogu biti obvezni predati podatke na temelju sudske odluke – bez obzira jesu li podaci pohranjeni u SAD-u ili u EU

Sproof Sign Platform: Pametni radni procesi koji vaš tim čine bržim

Najveća dobit u učinkovitosti leži u automatizaciji složenih procesa odobravanja i potpisivanja. Moderna platforma poput sproof Signa omogućuje vam definiranje radnih tokova potpisa (npr. sekvencijalni, paralelni, s uvjetnim koracima) koji automatski usmjeravaju dokumente pravim osobama (s pravom razinom potpisa).

Oslonite se na europsku usklađenost i najvišu razinu automatizacije danas. Dopustite nam da vam u neobvezujućoj demonstraciji pokažemo kako Sproof Sign kao središnja platforma ubrzava vaše procese i smanjuje vaše pravne rizike. Rezervirajte demo sada i razgovarajte o svojoj strategiji e-potpisa →