La firma elettronica qualificata (QES) è valida al 100% in tutta Europa ed è l’unica firma digitale equivalente alla firma autografa. Questo articolo risponde in modo breve e conciso a tutte le domande importanti, dall’introduzione all’uso della QES.
Che cos’è una firma elettronica qualificata?
La firma elettronica qualificata, spesso denominata QES, è un tipo di firma elettronica equivalente alla firma autografa ai sensi del Regolamento eIDAS (Regolamento UE n. 910/2014).
Offre un metodo legalmente valido e a prova di falsificazione per firmare documenti digitali e garantire l’integrità e l’autenticità dell’identità del firmatario oltre i confini nazionali.
A differenza delle firme elettroniche semplici, che si basano su immagini o testo e possono essere facilmente falsificate, una QES è considerata a prova di falsificazione. Viene emesso da un’autorità di certificazione qualificata e utilizza tecniche crittografiche per confermare l’identità del firmatario e proteggere il documento firmato da successive modifiche.
Si consiglia cautela. In particolare, i contratti ad alto rischio di responsabilità o ad alto valore negoziale dovrebbero sempre essere firmati elettronicamente con firma qualificata!
Nel 2021, un ordine di ÖBB con Stadler Rail del valore stimato di 400 milioni di euro è stato dichiarato nullo dal Tribunale amministrativo federale. La motivazione addotta. La firma non era qualificata ai sensi del regolamento eIDAS e quindi non era legalmente valida. Il caso più spettacolare fino ad oggi.
Come funziona la firma elettronica qualificata?
La firma elettronica qualificata funziona essenzialmente come un sigillo di approvazione digitale.
Quando un documento viene firmato elettronicamente con un QES, viene creata un’impronta digitale unica al 100% e a prova di falsificazione sia per il documento che per il firmatario.
L’impronta digitale viene allegata al documento in forma criptata insieme agli altri dati.
Qualsiasi manipolazione del documento dopo la firma comporta una firma non valida.
Ma non preoccupatevi: la crittografia tecnica viene eseguita in modo invisibile in background.
Volete sapere in dettaglio come funziona tecnicamente una firma elettronica qualificata? Allora vi consigliamo il nostro articolo: Come funziona la firma elettronica qualificata?
Come funziona la firma elettronica qualificata nell’applicazione?
Fase 1: Identificazione con un fornitore di servizi fiduciari (se non è ancora disponibile un eID):
Con molte piattaforme di firma (come sproof sign), l’identificazione del QES è inclusa nella gamma di servizi.
Fase 2: allegare la carta di firma digitale al documento da firmare:
Caricare il documento da firmare e personalizzare la carta di firma digitale.
Fase 3: Autenticazione:
Rilasciare la firma qualificata con il secondo fattore di conferma. Spesso questo funziona con un’app aggiuntiva o un SMS. Forse conoscete già questa procedura grazie all’online banking.
Con l’identificazione si crea una volta la propria identità digitale (valida per 5 anni). Riceverete i dati di accesso a un’app con cui potrete autenticare ogni firma.
Come si ottiene una firma elettronica qualificata? La vostra identificazione in pochi minuti.
Qualsiasi persona fisica può ottenere facilmente una firma elettronica qualificata identificandosi presso un’autorità riconosciuta dallo Stato. In questo modo si crea la cosiddetta identità digitale, nota anche come eID o eIdentity.
I vostri dati biometrici e personali sono chiaramente collegati alla vostra persona.
Con una piattaforma di firma come sproof sign, l’identificazione può essere effettuata direttamente tramite videochiamata e richiede circa 10 minuti. L’identificazione viene effettuata da personale qualificato. È necessario solo il proprio
Riceverete la vostra chiave digitale, che potrete utilizzare d’ora in poi per eseguire importanti processi digitali come la firma elettronica dei documenti.
Proteggetevi dall’abuso e dal furto di identità su Internet!
Molti cittadini tedeschi hanno già un’identificazione con D-Trust e molti cittadini austriaci hanno una firma sul cellulare o ID-Austria. Con lo sproof sign, le identificazioni esistenti possono essere utilizzate direttamente per il QES.
L’Europa ha un grande interesse nell’abilitare i processi aziendali in generale attraverso un’identità digitale sicura. Per questo motivo esistono molti fornitori di servizi fiduciari, sia governativi che non governativi. Per saperne di più, consultate questo studio di base.
Sproof sign ha già integrato direttamente molti dei più importanti fornitori europei di e-ID grazie a un’interfaccia speciale. Una panoramica è disponibile qui →
La firma elettronica qualificata (QES) ha senso nella vostra azienda? Parlate con i nostri esperti →
Base giuridica della firma elettronica qualificata
Le firme elettroniche qualificate sono disciplinate in tutta Europa dal Regolamento eIDAS (n. 910/2014), che fornisce un quadro giuridico standardizzato in tutta l’Unione Europea.
Questo regolamento assicura l’interoperabilità delle firme elettroniche e ne garantisce il riconoscimento legale.
Come già detto, il QES utilizza misure avanzate di crittografia e autenticazione per garantire l’integrità e la riservatezza dei documenti firmati.
Il QES come alternativa ad altri standard di firma digitale.
In Europa si fa una distinzione di base tra tre standard validi per le firme elettroniche.
Le firme elettroniche (QES, FES e EES) hanno validità giuridica diversa a seconda del tipo di contratto e della legge.
L’EES viene utilizzato quando il rischio è basso ed è adatto a documenti informali. Questo modulo non è giuridicamente vincolante.
Il FES si applica ai contratti senza forma, come i contratti di locazione o di acquisto.
La firma elettronica qualificata (QES) rafforza i contratti e soddisfa i requisiti di forma scritta, ad esempio per i contratti di credito o di lavoro con clausola di non concorrenza.
Quando è richiesta la firma elettronica qualificata?
In linea di principio, la firma elettronica qualificata è sempre richiesta se:
1. la legge nazionale richiede la forma scritta:
La firma elettronica qualificata offre la possibilità di sostituire completamente la firma autografa.
2. esistono rischi operativi o commerciali:
Oltre ai requisiti legali, la decisione a favore di un particolare standard di firma digitale dipende da una valutazione individuale dei possibili rischi, che a sua volta dipende da considerazioni di responsabilità e dall’ambito del contratto.
Aiuto alla decisione: qual è lo standard di firma elettronica più adatto per un determinato documento?
1A. Rischio moderato + libertà di forma:
In linea di principio, siete voi a decidere quale standard di firma elettronica volete utilizzare per firmare se un contratto soddisfa il requisito della “libertà di forma”. Consigliamo sempre di firmare almeno con la firma elettronica avanzata (FES) per ottenere un buon livello medio di sicurezza e di forza vincolante. Il contratto è quindi legalmente firmato.
1B: Alto rischio + libertà di forma:
Nota bene: potete firmare il contratto praticamente in qualsiasi modo, ma vi consigliamo la firma elettronica qualificata per i contratti ad alto rischio di responsabilità!
Solo la QES è equiparata alla firma autografa dalla legge europea.
2. forma scritta:
Per alcuni contratti, il QES è obbligatorio per legge e non c’è margine di manovra per scegliere lo standard di firma elettronica.
3: Esclusione della firma elettronica:
Una rarità: sono pochissimi i contratti in cui per legge è ancora necessario firmare a mano. Anche in questo caso la QES non può essere utilizzata.
La nostra opinione: è solo questione di tempo prima che le leggi vengano adattate in modo che tutti i documenti possano essere firmati elettronicamente senza eccezioni, nell’interesse dell’ambiente e dell’economia.
In questo articolo abbiamo riassunto in dettaglio i requisiti legali e le condizioni quadro.
Per quali industrie è adatto il QES?
Per alcuni settori, come quello legale e fiscale, la pubblica amministrazione o il settore bancario e finanziario, ma anche quello sanitario, la firma elettronica qualificata è un prerequisito fondamentale per la necessaria vincolatività delle decisioni prese.
Ecco alcuni noti clienti di sproof sign con i più alti requisiti di sicurezza e conformità che parlano dei loro casi d’uso con la firma qualificata:
Bank Gutmann (banca)
BinderGrösswang (studio legale)
Kyocera (azienda)
Agenzia federale di contabilità (pubblica amministrazione)
Teleclinic (sanità).
Come si riconosce una firma elettronica qualificata? Verificabilità e verifica.
Avete diverse possibilità per verificare la validità delle firme allegate (sia le vostre che quelle delle firme ottenute).
1. verificare la validità del QES direttamente con lo strumento di firma elettronica
In alcune piattaforme, come sproof sign, la verifica della firma è direttamente integrata. Ciò consente di verificare direttamente i seguenti criteri di qualità di una firma elettronica qualificata. Qui potete vedere come convalidare le firme elettroniche direttamente in sproof sign.
Certificato di un fornitore di servizi fiduciari: la firma si basa su un certificato emesso da un fornitore di servizi fiduciari riconosciuto. Questo certificato conferma l’identità del firmatario e la validità della firma.
Sigillo di verifica e timestamp: la firma è spesso accompagnata da un sigillo di verifica che contiene ulteriori informazioni sulla firma. Una marca temporale indica quando la firma è stata creata.
Caratteri visibili: In alcuni casi, la firma elettronica qualificata può essere visualizzata nel documento, ad esempio tramite un campo speciale per la firma.
Riferimento a disposizioni di legge: Nel documento o nella comunicazione che lo accompagna si fa riferimento al riconoscimento legale della firma elettronica qualificata in conformità alle leggi e ai regolamenti pertinenti.
2. controllare il QES in Acrobat Reader
Il lettore Acrobat pdf. è probabilmente uno degli strumenti per ufficio più utilizzati sul mercato. Va da sé che Acrobat Reader consente una verifica direttamente integrata delle firme digitali applicate. Non importa quale strumento di firma abbiate utilizzato per apporre le vostre firme elettroniche.
3. esame del QES presso RTR
Il servizio di verifica delle firme di RTR è ben consolidato anche nei Paesi di lingua tedesca.
Vantaggi della firma qualificata per le imprese europee
Integrare la firma elettronica qualificata nei vostri processi aziendali è facile. Le piattaforme di firma facili da usare e provenienti da un’unica fonte sono specializzate sia nella creazione che nella gestione delle firme digitali. Potete firmare online contratti interni ed esterni in modo sicuro e scambiarli con clienti, partner e autorità di vigilanza.
1. maggiore sicurezza: QES offre un elevato livello di sicurezza e riduce al minimo il rischio di contraffazione o di accesso non autorizzato.
2. validità legale: i documenti firmati con un QES hanno lo stesso status giuridico delle loro controparti cartacee e sono quindi esecutivi.
3. risparmio di tempo e costi: dite addio alla stampa, alla scansione e all’invio di documenti. QES accelera i processi e riduce i costi operativi.
Saremo lieti di lavorare con voi per calcolare il ritorno sull’investimento per l’introduzione di una piattaforma di firma digitale. Per saperne di più →
4. impatto sull’ambiente: l’introduzione di QES contribuisce a un’attività senza carta e riduce l’impronta ecologica. Secondo un recente studio non pubblicato di Swisscom Trust Services AG , la firma digitale genera solo 0,001 kg di CO2 per contratto. Rispetto alla firma a umido (0,087 kg di CO2 per contratto), le emissioni totali dannose per il clima possono essere ridotte di 50 volte.
5. riconoscimento globale: il QES è riconosciuto in tutta l’Unione Europea e in molti altri Paesi, il che semplifica le transazioni transfrontaliere.
5 domande cruciali nella scelta di una piattaforma di firma (QES)
Le piattaforme europee di firma elettronica si sono specializzate soprattutto nelle firme elettroniche qualificate. Per un maggiore impegno e sicurezza nelle decisioni critiche nell’area legale europea.
I responsabili della vostra azienda dovrebbero porsi queste domande quando si tratta di introdurre la firma elettronica qualificata.
1. l’identificazione QES è inclusa nella licenza?
Una semplice opzione di identificazione assicura un inizio senza problemi con la firma qualificata. sproof sign collabora con partner affidabili e offre la propria firma elettronica qualificata direttamente nell’applicazione.
Il provider eID è profondamente integrato e consente molte importanti funzionalità, come la firma legalmente valida di più documenti con pochi clic (firma batch).
2. Sono integrati altri fornitori di eID?
Se un documento sensibile deve essere qualificato da un partner commerciale, si risparmia un’enorme quantità di tempo se le identificazioni esistenti di fornitori di servizi fiduciari come ID Austria, D-Trust o QES di Swisscom sono direttamente disponibili per la selezione.
3. i membri del team possono essere equipaggiati opzionalmente con il QES?
L’amministratore di un piano dovrebbe poter fornire ai membri del team un’identificazione e una firma elettronica qualificata, a seconda delle necessità. sproof sign è particolarmente flessibile in questo senso e la gestione dei diritti è possibile direttamente nella piattaforma.
4. La verifica della firma QES è direttamente integrata?
Il fatto che voi e i membri del vostro piano possiate verificare direttamente la validità delle firme emesse e ottenute vi fa risparmiare molto tempo.
5. È possibile scaricare un rapporto di prova?
Una volta completato il processo di firma e approvazione, un rapporto di audit garantisce la massima trasparenza.
Conclusione: è arrivato il momento. Firmate i vostri documenti con una firma elettronica qualificata legalmente valida.
In un mondo caratterizzato dalla digitalizzazione, la firma elettronica qualificata è un segno di progresso tecnologico e di innovazione giuridica.
Nell’intraprendere il viaggio nel mondo della firma elettronica qualificata, ricordate che l’adozione di questa tecnologia trasformativa non è solo un passo verso l’efficienza, ma anche un impegno per un futuro più sostenibile e rispettoso dell’ambiente.
