C’è ancora confusione: termini diversi, spesso molto simili, come forma scritta, forma scritta, libertà di forma, forma autografa generano confusione quando si tratta di gestire i contratti. Per questo motivo, purtroppo, si ricorre ancora spesso alla penna, alla carta e ai macchinosi canali postali quando c’è da firmare qualcosa.

In questo articolo spieghiamo per quali casi d’uso la firma digitale è valida al 100% dal punto di vista legale e può garantire il massimo valore probatorio e la tracciabilità. Piccolo “spoiler”: ci sono solo pochissimi casi eccezionali in cui la firma elettronica non è consentita. Per il resto, il processo di firma digitale “batte” la firma analogica in ogni caso, grazie all’impermeabilità tecnica e al massimo valore probatorio.

In sintesi

Solo pochissime forme di contratto sono escluse dalla firma elettronica dalla legislazione nazionale.

... tutti gli altri contratti possono essere firmati digitalmente con validità legale. Il regolamento europeo eIDAS prevede tre standard.

La maggior parte dei contratti è soggetta alla libertà di forma. Le parti contraenti possono scegliere autonomamente lo standard di firma (digitale).

Se le leggi nazionali richiedono la forma scritta, la firma elettronica qualificata può sostituire al 100% la firma autografa.

Oltre alle condizioni quadro legali, la scelta dello standard di firma digitale è soggetta alla valutazione individuale dei rischi opzionali in base al rischio di responsabilità e al volume del contratto.

Qual è la funzione dei contratti?

In linea di principio, è ovvio: firmando un contratto, tutte le parti coinvolte accettano le condizioni e gli obblighi stabiliti nel contratto. La stipula di un contratto garantisce che tutte le parti contraenti adempiano ai loro obblighi e che i loro diritti e interessi siano tutelati. Inoltre, un documento firmato può servire come prova in caso di conflitto e aiutare a resistere in tribunale. Il modo più efficiente per finalizzare i contratti è quello di farlo digitalmente.

Analogico o digitale: cosa significa libertà di forma per i contratti?

Nei Paesi europei, i contratti sono generalmente validi senza una forma prescritta. Pertanto, non esistono norme relative alle modalità di sottoscrizione dei contratti. Ad esempio, è ammessa la forma elettronica, scritta o anche orale (cfr. art. 883 ABG). In ultima analisi, le parti contraenti stesse possono concordare un tipo specifico di firma.

“In Austria e in Germania vige il principio della libertà di forma nel diritto civile. Di conseguenza, la firma digitale sostituisce già in molti casi la penna su carta”.

Dr Christian Zwick
Binder Grösswang Rechtsanwälte GmbH

Sebbene non esistano requisiti legali su come firmare contratti senza modulo, per molti scopi commerciali si consiglia prudenza! Sarebbe un errore firmare accordi importanti che non sono soggetti ad alcun requisito formale con uno standard di firma elettronica basso. Se si tratta di contratti con importi di negoziazione elevati o con un alto rischio di responsabilità, è assolutamente necessario utilizzare uno standard di firma digitale elevato.

Alcuni contratti richiedono la forma scritta per legge

Per alcuni tipi di contratto, la tutela di una delle parti contraenti è di particolare importanza, per cui la legge richiede la forma scritta. In termini giuridici, si parla di forma scritta. Per adempiere alla forma scritta o alla forma scritta, la legge richiede la firma autografa di entrambe le parti contraenti. In Austria, la forma scritta è disciplinata dal § 886 ABGB, in Germania dal § 126 paragrafo 1 BGB.

Ecco la buona notizia sancita dalla legge: secondo la sezione 126a del Codice Civile tedesco (BGB), la forma scritta prescritta per legge può essere sostituita dalla forma elettronica, a meno che la legge non disponga diversamente. In generale, il Regolamento eIDAS, in vigore in tutta Europa dal 2016, disciplina i requisiti tecnici e di contenuto delle firme elettroniche e prevale sulle leggi nazionali.

Se la “forma scritta” è specificamente richiesta, la firma elettronica qualificata (QES) può essere utilizzata per firmare in modo legalmente conforme.

È quindi importante capire che i termini “forma scritta” o “forma scritta”, che tendono a implicare la scrittura a mano e la carta, non escludono in alcun modo i metodi digitali. La firma digitale può essere al 100% equivalente alla “scrittura a mano”.

Wills & Co. In rari casi, è sufficiente una “firma a umido”.

La firma autografa è richiesta per la stipula di contratti e la sottoscrizione di documenti solo se espressamente (!) prescritta da una norma di legge o da una disposizione contrattuale tra le parti.

Oltre ad alcuni documenti di diritto successorio come i testamenti (che devono essere scritti a mano) e ad altri atti notarili, nel settore delle risorse umane ci sono alcuni esempi importanti di documenti che per legge possono essere firmati solo a mano.

Un esempio è la cessazione del rapporto di lavoro tramite disdetta o accordo di cancellazione ai sensi della legge tedesca (!) (Sezione 623 BGB). In questo caso, nessuna forma di firma elettronica può sostituire la forma scritta, in quanto la forma elettronica è espressamente esclusa dalla legge ai sensi della Sezione 623 BGB.

Un’importante battuta d’arresto nella politica tedesca di digitalizzazione è stata recentemente oggetto di discussioni controverse in molti media. Dal 1995, i datori di lavoro in Germania devono registrare per iscritto le condizioni contrattuali più importanti e consegnarle al dipendente per la firma, in conformità con la legge tedesca sulle prove (NachwG): La registrazione dei termini e delle condizioni essenziali di lavoro (§2 NachwG). Sebbene la direttiva UE (regolamento eIDAS) consenta la trasmissione elettronica, in Germania non è consentito fornire prove delle condizioni contrattuali essenziali in forma elettronica. Anche una firma elettronica qualificata non soddisfa i requisiti della legge sulla verifica.

La nostra valutazione personale: è solo questione di tempo prima che le necessarie offensive di digitalizzazione, in particolare nel settore delle risorse umane, abbiano un impatto positivo anche sulla legislazione e che la legge sulla verifica venga modificata molto presto.

Inoltre, anche per questo caso particolare, esistono già dei “workaround” per ridurre al minimo la quantità di carta e il tempo necessario e per mantenere al minimo le interruzioni dei supporti. Ciò funziona, ad esempio, grazie a documenti aggiuntivi che vengono firmati in forma analogica in conformità alla legge, ma una copia digitale viene comunque gestita e conservata centralmente nell’archivio digitale.

Completamente privo di rischi: firma digitale e conforme ai requisiti formali richiesti

Indipendentemente dal fatto che sia analogico o digitale, la legislazione nazionale regola principalmente se e come un contratto sia soggetto a un requisito formale. Una volta acquisita una visione d’insieme e decisa la strada del digitale per risparmiare tempo, il Regolamento eIDAS (Electronic Identification, Authentication and Trust Services) si applica come quadro di riferimento valido in tutti gli Stati membri dell’Unione Europea. Questo quadro giuridico dovrebbe favorire la trasformazione digitale in tutta Europa, consentire processi aziendali senza discontinuità mediatica e facilitare processi elettronici sicuri tra 28 mercati individuali.

Gran parte di eIDAS regola le questioni relative all’identità digitale sicura e alle firme elettroniche sicure. Quindi, se, come già detto, la firma elettronica non è esplicitamente esclusa dalla legislazione nazionale, i contratti possono essere firmati in conformità alle linee guida eIDAS. Il regolamento distingue fondamentalmente tre tipi di firma elettronica: semplice, avanzata e qualificata.

È importante che tutti gli operatori economici abbiano una buona panoramica dei processi contrattuali in azienda, per decidere quale standard di firma sia quello giusto per quale processo contrattuale.

Per maggiori dettagli, vi consigliamo di leggere il nostro articolo di sintesi sugli standard di firma. In combinazione con questo articolo, sarete in grado di decidere quali dei vostri contratti dovrete firmare con quale standard.

Ecco un esempio pratico comune di firma non legalmente valida:

Esempio di e-mail: Le decisioni che vengono eseguite sotto forma di testo in un’e-mail devono essere scritte per essere legalmente valide. Ciò significa che tutte le parti del contratto devono apporre una firma scritta. Spesso le firme digitali sono inadeguate. Le seguenti procedure non sono valide dal punto di vista legale:

• Stampare, firmare, scansionare di nuovo, inviare (interruzione del supporto)
  
• Inserire l’immagine di una firma sul documento di posta elettronica (firma elettronica semplice)

Solo la firma elettronica qualificata sarebbe il metodo legalmente valido in questo caso.

Conclusione

Nonostante le offensive di digitalizzazione e i nuovi metodi per fare business senza carta, siamo convinti che la firma sarà sempre una parte essenziale delle decisioni e delle approvazioni di ogni tipo. È quindi un prerequisito, soprattutto nel settore professionale, sapere che la sicurezza e la conformità sono garantite.

È qui che entra in gioco la forza delle piattaforme di firma digitale come sproof sign: i processi tecnicamente complessi vengono gestiti in background. Ad esempio, per la firma elettronica qualificata è sufficiente identificarsi una sola volta. La piattaforma vi guida attraverso il processo di 10 minuti.

Excursus: Qual è la funzione di una firma?

La firma di un certificato soddisfa la funzione di perpetuazione, che garantisce che la dichiarazione sia documentata in modo permanente e leggibile e possa essere rivista in un secondo momento.

La funzione di identità e verifica consiste nel fatto che la firma personale del nome può essere utilizzata per stabilire un legame con il firmatario. Questo legame può essere verificato confrontando la firma.

La conferma di autenticità ha la funzione di garantire, attraverso una firma, che la dichiarazione provenga dalla persona che la sottoscrive e che ciò possa essere accertato in modo vincolante anche in un secondo momento.

La firma autografa svolge una funzione probatoria. Un documento firmato può servire come prova del contenuto di una dichiarazione e di chi l’ha fatta. Non posso svolgere una funzione probatoria perché non sono un programma matematico.

La funzione di avvertimento di una firma autografa è che indica la natura giuridicamente vincolante e la responsabilità personale della dichiarazione. Il firmatario è così protetto dal fare dichiarazioni sconsiderate.

La funzione di finalizzazione è svolta da una firma autografa, che conclude fisicamente una dichiarazione. È importante notare che è valida solo la parte della dichiarazione che precede la firma e che non contiene aggiunte o modifiche successive. La firma può essere utilizzata anche per distinguere una dichiarazione da una bozza.

Utilizzando la funzione di controllo, i terzi possono facilmente verificare il contenuto di un documento o di un atto, il che è facilitato dall’adozione dei corrispondenti requisiti formali.

*Fonti:
Digitalizzazione della firma – WhitePaper
BachelorthesisKrämer