In een sterk gereguleerde omgeving zoals betalingen, zijn wettelijk conforme en efficiënte processen van cruciaal belang. De Oostenrijkse betalingsdienstaanbieder hobex AG laat zien hoe digitalisering en naleving succesvol gecombineerd kunnen worden – met de oplossing voor digitale handtekeningen sproof sign. Door de geavanceerde elektronische handtekening naadloos te integreren in het bestaande contractbeheersysteem was hobex niet alleen in staat om de proceskwaliteit te verhogen, maar ook om kostbare middelen te besparen. In gesprek met Dr. Martina Gsöls, expert op het gebied van gegevensbescherming bij hobex, wordt duidelijk hoe belangrijk Europese normen voor gegevensbescherming, technische flexibiliteit en gebruiksvriendelijkheid zijn bij het selecteren van een geïntegreerde oplossing voor digitale handtekeningen in het bedrijf.

Naam organisatie:
hobex AG

Bedrijfsprofiel:
hobex AG is een Oostenrijkse full-service leverancier van cashloze betaalsystemen met hoofdkantoor in Salzburg en andere locaties in Duitsland, Slovenië en Italië. Het bedrijf biedt op maat gemaakte oplossingen voor de acceptatie van credit- en debitcards en voor betalingen in e-commerce. hobex is opgericht in 1991 en is sindsdien actief op de markt, met een focus op innovatie en klantenservice.

Waarom sproof sign:
“We moeten te allen tijde kunnen bewijzen dat onze processen juridisch foutloos functioneren en voldoen aan de geldende eisen. Digitale, traceerbare en controleerbare processen zijn daarom essentieel, vooral in de aannemerij. Een oplossing als sproof sign helpt ons om aan deze hoge eisen te voldoen.”

Waar staat hobex voor als bedrijf?

hobex is een toonaangevende aanbieder van betalingsdiensten in de DACH-regio met een extra aanwezigheid in Slovenië en Italië. Onze kernactiviteit is het ondersteunen van bedrijven uit verschillende branches – met name detailhandel, gastronomie en toerisme – bij het veilig en efficiënt verwerken van cashloze betalingen.

We maken kaartbetalingen mogelijk aan de kassa en in e-commerce en bedienen ongeveer 44.000 klanten. We hechten veel belang aan een uitstekende klantenservice, een hoge mate van flexibiliteit en individuele ondersteuning. Om aan deze vraag te voldoen, vormen moderne, krachtige tools zoals sproof sign voor digitale handtekeningen een centraal onderdeel van onze digitale infrastructuur.

Welke rol spelen gegevensbescherming, compliance en regelgeving in uw dagelijkse werkzaamheden en in het digitale handtekeningproces?

Als betalingsdienstaanbieder staat hobex onder toezicht van de Oostenrijkse autoriteit voor de financiële markt (FMA). Dit betekent dat we onderworpen zijn aan regelgevende vereisten die vergelijkbaar zijn met die van traditionele banken – dit geldt in het bijzonder voor de naleving van de vereisten inzake gegevensbescherming, IT-beveiliging en uitgebreide nalevingsprocessen.

We moeten te allen tijde kunnen aantonen dat onze processen juridisch foutloos functioneren en voldoen aan de geldende eisen. Digitale, traceerbare en controleerbare processen zijn daarom essentieel, vooral in de aannemerij. Een oplossing als sproof sign helpt ons om aan deze hoge eisen te voldoen.

In welke specifieke gebruikssituaties gebruikt u momenteel de digitale handtekening?

We hebben sproof sign volledig geïntegreerd in ons digitale contractbeheer. Zodra een contract is afgerond, kan de verantwoordelijke contracteigenaar het ondertekeningsproces direct starten. De deelnemers worden automatisch uitgenodigd, de huidige status is te allen tijde zichtbaar – en na ondertekening stroomt het document automatisch terug in het systeem. Dit alles werkt via een API-interface die naadloos is ingebed in ons bestaande IT-landschap. Dit maakt het proces consistent, efficiënt en transparant.

Hoe verliep de introductie van proof sign in uw bestaande IT-systeemlandschap?

De technische integratie verliep soepel en werd in korte tijd geïmplementeerd. Ik wil vooral de tastbare toegevoegde waarde benadrukken: Het ondertekeningsproces is veel gemakkelijker, sneller en veiliger geworden dankzij sproof sign. Voor ons was het cruciaal om digitalisering niet geïsoleerd te zien, maar te integreren in bestaande workflows – en dat is precies wat sproof mogelijk maakt met zijn API-gebaseerde oplossing.

Voor ons biedt de geavanceerde elektronische handtekening de ideale mix van veiligheid, gebruiksvriendelijkheid en juridische effectiviteit. Het is eenvoudig op te zetten, ongecompliceerd in gebruik en wordt ook zeer goed ontvangen door externe partners.

Dr. Martina Gsöls

Hoe werd de elektronische handtekening intern in het bedrijf geïntroduceerd en geaccepteerd? Waren er opleidingsmaatregelen?

sproof sign werd direct uitgerold als onderdeel van de introductie van ons nieuwe contractbeheersysteem. Daardoor maakte het deel uit van een groter veranderingsproces waarin gerichte training plaatsvond. De acceptatie was vanaf het begin hoog, vooral onder collega’s die regelmatig met contracten werken. Ze waarderen het gebruiksgemak, de transparantie in het proces en de merkbare tijdsbesparing. De oplossing voor digitale handtekeningen wordt actief gebruikt en zeer positief beoordeeld.

Waarom hebben jullie bewust gekozen voor een Europese leverancier van software voor elektronische handtekeningen?

De meeste van onze klanten en partnerbedrijven bevinden zich in Europa, met de nadruk op Oostenrijk, Duitsland en Italië. Daarom vinden we het belangrijk om te vertrouwen op Europese leveranciers op het gebied van gegevensbescherming en IT-infrastructuur.

We geven de voorkeur aan cloudoplossingen met hosting in de EU en duidelijke GDPR-compliance. sproof voldoet 100% aan deze eisen en het bedrijf zelf is gevestigd in Oostenrijk – dit past perfect bij ons zelfbeeld als regionaal verankerd maar internationaal actief bedrijf.

Als er een Europese oplossing is die technisch overtuigend is en tegelijkertijd onze waarden op het gebied van gegevensbescherming deelt, is dat voor ons de eerste keuze.

Waarom gebruikt u de geavanceerde elektronische handtekening bij hobex?

Voor ons biedt de geavanceerde elektronische handtekening de ideale mix van veiligheid, gebruiksvriendelijkheid en juridische effectiviteit. Het is eenvoudig op te zetten, ongecompliceerd in gebruik en wordt ook zeer goed ontvangen door externe partners.

Voor contracten in de B2B-omgeving voldoet het aan alle vereisten, zowel wat betreft rechtsgeldigheid als naleving. Dit is een doorslaggevende factor, vooral voor een gereguleerde betalingsdienstaanbieder zoals wij.

Waarom heeft u gekozen voor een API-integratie van de elektronische handtekening van sproof sign?

Voor ons staat de end-to-end digitalisering van onze bedrijfsprocessen op de voorgrond. Dit betekent: geen onderbrekingen in de media, geen systeemwijzigingen, geen handmatig heen en weer kopiëren van documenten.

Dankzij de API-integratie werkt het hele ondertekenproces rechtstreeks binnen ons contractbeheer. Ik start de ondertekening, het sproof venster wordt geopend, ik onderteken – en zodra het proces is voltooid, wordt het document automatisch afgespeeld. Op deze manier zorgen we ervoor dat onze processen niet alleen digitaal, maar ook efficiënt en gebruiksvriendelijk zijn.

Hoe verliep de samenwerking bij de technische integratie van de handtekeningsoftware?

De implementatie werd uitgevoerd in nauwe samenwerking tussen onze contractbeheerder en het team van sproof. De samenwerking was altijd professioneel en oplossingsgericht. Zelfs bij individuele eisen of ondersteuningsverzoeken was sproof altijd snel beschikbaar en zeer behulpzaam.

Vanuit ons oogpunt was het een allround geslaagd project – zowel technisch als organisatorisch.