Postanowienia dotyczące ochrony danych na stronie sproof.com

1. Wprowadzenie

Ochrona Państwa danych osobowych ma dla nas szczególne znaczenie. W związku z tym przetwarzamy Państwa dane osobowe zgodnie z obowiązującymi przepisami dotyczącymi ochrony, zgodnego z prawem przetwarzania i poufności danych osobowych, w szczególności zgodnie z austriacką ustawą o ochronie danych (zwaną dalej „DSG”), ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (zwanego dalej „RODO”) oraz ustawy o telekomunikacji z 2021 r. (zwanej dalej „TKG 2021”).

Z poniższych informacji można dowiedzieć się, w jaki sposób przetwarzamy Państwa dane osobowe podczas korzystania z naszej strony internetowej (www.sproof.com) (zwanej dalej „stroną internetową”).

Niniejsza polityka prywatności dotyczy strony internetowej www.sproof.com. Aplikacja internetowa sign.sproof.com jest technicznie oddzielna; między stronami nie odbywa się żadna automatyczna wymiana danych.

2. Nazwa i dane kontaktowe administratora danych

Firma sproof GmbH (zwana dalej „sproof” lub „my”) jest administratorem danych przetwarzanych na tej stronie internetowej.

sproof GmbH, Urstein Süd 19/2

A-5412 Puch koło Hallein

Austria

E-mail: privacy@sproof.com

3. Przetwarzanie danych

W ramach świadczenia naszych usług, w szczególności naszej strony internetowej i ofert udostępnianych na naszej stronie internetowej, przetwarzamy dane osobowe użytkowników naszej strony internetowej, a także użytkowników, którzy korzystają z naszej oferty online. Konkretne metody przetwarzania danych zostały przedstawione poniżej:

3.1. Przetwarzanie danych Korzystanie ze strony internetowej

Podczas odwiedzania naszej strony internetowej automatycznie przetwarzane są następujące dane osobowe:

• Dziennik;
• adres IP (w postaci skróconej/zanonimizowanej);
• Typ i wersja przeglądarki internetowej;
• Dane dotyczące Państwa urządzenia (np. identyfikator urządzenia);
• Data i godzina odwiedzin naszej strony internetowej lub jej podstron;
• Strona internetowa, z której uzyskujesz dostęp do naszej strony internetowej (adres URL strony odsyłającej).

Cel przetwarzania: Przetwarzanie danych ma na celu udostępnienie Państwu ofert na naszej stronie internetowej, zapewnienie bezpieczeństwa i stabilności naszej infrastruktury informatycznej, przeprowadzanie anonimowych analiz w celu optymalizacji oraz umożliwienie korzystania z naszej strony internetowej w celach informacyjnych.

Okres przechowywania: Dane z logów są zasadniczo przechowywane przez 30 dni. W przypadku zdarzenia związanego z bezpieczeństwem (np. ataku DDoS lub próby włamania) dane są przechowywane do czasu ostatecznego wyjaśnienia i usunięcia skutków zdarzenia.

Podstawa prawna: Podstawą prawną przetwarzania tych danych jest nasz uzasadniony interes zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Naszym uzasadnionym interesem jest zapewnienie przyjaznego dla użytkownika wyglądu naszej strony internetowej, jej ciągłe ulepszanie, bezpieczne i bezbłędne udostępnianie Państwu wyświetlanych treści, a także zapewnienie bezpieczeństwa naszej infrastruktury informatycznej (w szczególności w celu zapobiegania atakom i awariom oraz ich dokumentowania).

Przekazanie danych: Przekazanie tych danych jest konieczne z technicznego punktu widzenia. Bez tych danych nie jesteśmy w stanie udostępnić Państwu treści wyświetlanych na stronie internetowej.

3.2. Przetwarzanie danych, zapytania kontaktowe i komunikacja

Korzystanie z rozwiązań Atlassian (Jira Service Desk / Confluence)

Można się z nami skontaktować bezpośrednio przez e-mail lub za pomocą naszych formularzy. W celu sprawnego przetwarzania i porządkowania zapytań klientów korzystamy z systemów naszego dostawcy usług IT, firmy Atlassian (Atlassian Pty Ltd, Level 6, 341 George Street, Sydney NSW 2000, Australia).

• Cel: udzielanie odpowiedzi na zapytania kontaktowe, zgłoszenia do pomocy technicznej oraz korespondencję z klientami, a także archiwizacja tych danych.
• Podstawa prawna: Przetwarzanie danych opiera się na naszym uzasadnionym interesie (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) w zakresie szybkiej i profesjonalnej komunikacji, a także – o ile Państwa zapytanie dotyczy zawarcia lub wykonania umowy – na podjęciu działań przedumownych lub wykonaniu umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).
• Przekazywanie danych do państw trzecich: Firma Atlassian ma siedzibę w Australii i korzysta z serwerów na całym świecie (m.in. w USA). Przekazywanie danych jest zabezpieczone poprzez zawarcie standardowych klauzul umownych UE (Standard Contractual Clauses – SCC) zgodnie z art. 46 ust. 2 lit. c RODO.

Korzystanie z Google Workspace i Gmaila

Do wewnętrznej i zewnętrznej komunikacji e-mailowej korzystamy z Google Workspace, usługi świadczonej przez Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irlandia.

• Przetwarzane dane: imię i nazwisko, adres e-mail, metadane dotyczące korespondencji, a także treść i załączniki do wiadomości e-mail.
• Podstawa prawna: wykonanie umowy lub podjęcie działań przed zawarciem umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) oraz nasz uzasadniony interes w posiadaniu nowoczesnej, bezpiecznej i wydajnej infrastruktury biurowej i komunikacyjnej (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
• Przekazywanie danych do państw trzecich: W niektórych przypadkach Google może przetwarzać dane również w państwach trzecich poza UE (w szczególności w USA). Firma Google LLC posiada certyfikat w ramach ram ochrony danych UE–USA (EU-US Data Privacy Framework). Ponadto przetwarzanie danych jest zabezpieczone standardowymi klauzulami umownymi UE.
• Okres przechowywania: Usuwamy wiadomości e-mail oraz zawarte w nich dane, gdy tylko przestaną być niezbędne do celów komunikacji i nie stoją temu na przeszkodzie żadne ustawowe obowiązki dotyczące przechowywania danych (zwłaszcza wynikające z prawa spółek i prawa podatkowego).

Korzystanie z HubSpot

Korzystamy z systemu CRM firmy HubSpot (HubSpot, Inc., 25 First Street, 2nd Floor, Cambridge, MA 02141, USA) w celu zarządzania relacjami z klientami, prowadzenia dokumentacji oraz optymalizacji naszych procesów sprzedaży i komunikacji.

• Przetwarzane dane: W zależności od kanału komunikacji przetwarzamy dane podstawowe, dane kontaktowe, historię korespondencji e-mailowej, notatki dotyczące rozmów telefonicznych lub wideokonferencji, a także, w stosownych przypadkach (wyłącznie po uzyskaniu uprzedniej zgody), transkrypcje lub nagrania spotkań online.
• Podstawy prawne:
  • Zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO) w związku z § 165 ust. 3 TKG 2021: W celu aktywnego nagrywania dźwięku i obrazu podczas rozmów telefonicznych lub wideokonferencji zawsze uzyskujemy wcześniej Państwa wyraźną, dobrowolną zgodę.
  • Uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO): W celu rejestrowania czatów tekstowych, wiadomości e-mail oraz historii klientów w systemie CRM, co ma na celu zapewnienie skutecznej obsługi klientów B2B oraz bezbłędnego przypisywania zapytań.
• Przekazywanie danych do państw trzecich: HubSpot przechowuje dane m.in. w Stanach Zjednoczonych. Firma HubSpot, Inc. posiada certyfikat zgodności z ramami ochrony danych UE–USA (EU-US Data Privacy Framework). Ponadto poziom ochrony danych jest zapewniony dzięki standardowym klauzulom umownym UE.
• Cofnięcie zgody i usunięcie danych: Użytkownik może w dowolnym momencie cofnąć udzieloną zgodę na rejestrowanie danych ze skutkiem na przyszłość (np. wysyłając wiadomość e-mail na adres privacy@sproof.com). Nagrania zostaną niezwłocznie usunięte po osiągnięciu celu lub w przypadku cofnięcia zgody, o ile nie stoją temu na przeszkodzie ustawowe obowiązki dotyczące przechowywania danych.

3.3. Przetwarzanie danych Zarządzanie kandydatami

Jeśli złożą Państwo u nas podanie o pracę (przez e-mail lub za pośrednictwem portalu rekrutacyjnego), przetwarzamy następujące dane:

• Dane podstawowe (imię i nazwisko, data urodzenia, obywatelstwo);
• Dane kontaktowe (adres, adres e-mail, numer telefonu);
• Dokumenty aplikacyjne (CV, świadectwa, list motywacyjny, wykształcenie, doświadczenie zawodowe);
• W razie potrzeby notatki z rozmów kwalifikacyjnych.

Dane kandydatów nie są przekazywane nieuprawnionym osobom trzecim spoza naszej firmy.

• Cel przetwarzania danych: przeprowadzenie i obsługa procesu rekrutacyjnego oraz przygotowanie umowy o pracę.
• Podstawa prawna: realizacja działań przedumownych (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) oraz wypełnienie obowiązków prawnych związanych z rejestracją w systemie ubezpieczeń społecznych w przypadku zatrudnienia (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).
• Przechowywanie danych (baza talentów): Jeśli zechcemy zachować Państwa zgłoszenie na potrzeby przyszłych ogłoszeń o pracę, uzyskamy w tym celu Państwa wyraźną zgodę zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a RODO.
• Okres przechowywania: W przypadku odrzucenia kandydatury Państwa dane aplikacyjne będą przechowywane przez okres 6 miesięcy od zakończenia procesu rekrutacyjnego w celu zabezpieczenia się przed ewentualnymi roszczeniami (np. na podstawie ustawy o równym traktowaniu – GlBG), a następnie zostaną usunięte. W przypadku wyrażenia zgody na przechowywanie danych przetwarzamy je do momentu cofnięcia zgody, jednak nie dłużej niż przez 2 lata. Zgodę na przechowywanie danych można cofnąć w dowolnym momencie, wysyłając wiadomość e-mail na adres privacy@sproof.com.

3.4. Biuletyn informacyjny dotyczący przetwarzania danych

Jeśli zapiszą się Państwo do naszego newslettera, przetwarzamy:

• Państwa imię i nazwisko (w celu osobistego zwracania się);
• Twój adres e-mail.

Do rejestracji w newsletterze stosujemy tzw. procedurę „double opt-in”. Po zarejestrowaniu się na naszej stronie internetowej otrzymają Państwo wiadomość e-mail z prośbą o potwierdzenie, aby zweryfikować, że są Państwo właścicielami podanego adresu.

• Podstawa prawna: Państwa wyraźna zgoda zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a RODO w związku z § 165 ust. 3 TKG 2021.
• Podmiot przetwarzający dane na zlecenie: Dane są przekazywane naszemu dostawcy usług informatycznych zajmującemu się wysyłką newslettera (z siedzibą na terenie UE). Obowiązuje odpowiednia umowa o przetwarzaniu danych na zlecenie zgodnie z art. 28 RODO.
• Rezygnacja i odwołanie zgody: W każdej chwili mogą Państwo bezpłatnie odwołać swoją zgodę ze skutkiem na przyszłość. W tym celu prosimy skorzystać z linku rezygnacji znajdującego się na końcu każdego biuletynu lub wysłać do nas wiadomość e-mail na adres privacy@sproof.com. Państwa dane zostaną wówczas niezwłocznie usunięte z listy mailingowej. Nie ma to wpływu na zgodność z prawem przetwarzania danych, które miało miejsce do momentu cofnięcia zgody.

3.5. Przetwarzanie danych, media społecznościowe i serwisy wideo

Wtyczki mediów społecznościowych

Na naszej stronie internetowej nie umieściliśmy żadnych aktywnych wtyczek ani przycisków mediów społecznościowych, które już podczas ładowania strony przesyłałyby dane do serwisów społecznościowych. Ewentualne linki do naszych profili w mediach społecznościowych (np. LinkedIn, X) mają formę zwykłych hiperłączy.

Serwis wideo Vimeo

Na naszej stronie internetowej umieszczamy filmy za pośrednictwem platformy „Vimeo”. Operatorem tej platformy jest firma Vimeo.com, Inc., 330 West 34th Street, 5. piętro, Nowy Jork, Nowy Jork 10011, USA.

• Przetwarzane dane: adres IP, informacje techniczne dotyczące urządzenia i przeglądarki, adres URL odwiedzanej strony oraz dane dotyczące interakcji (np. czy film został uruchomiony lub wstrzymany). Jeśli jesteś zalogowany na swoim koncie Vimeo, serwis Vimeo może bezpośrednio powiązać Twoje zachowanie podczas przeglądania stron z Twoim profilem osobistym.
• Podstawa prawna: Przetwarzanie danych odbywa się wyłącznie na podstawie Państwa zgody zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a RODO w związku z § 165 ust. 3 TKG 2021. Filmy są ładowane, a dane przesyłane dopiero po wyrażeniu przez Państwa aktywnej zgody na ich aktywację za pośrednictwem naszego banera dotyczącego plików cookie lub naszego odtwarzacza wideo typu „dwa kliknięcia”.
• Przekazywanie danych do państw trzecich: Firma Vimeo Inc. posiada certyfikat zgodności z ramami ochrony danych UE–USA (DPF). Ponadto zawarliśmy umowę o przetwarzaniu danych w oparciu o standardowe klauzule umowne UE.

3.6. Przetwarzanie danych, pliki cookie i zarządzanie zgodami

Na naszej stronie internetowej wykorzystujemy pliki cookie i podobne technologie (np. pamięć lokalną). Pliki cookie to małe pliki tekstowe, które przeglądarka zapisuje na urządzeniu użytkownika.

Rozróżniamy:

1. Niezbędne (techniczne) pliki cookie: Są one niezbędne do zapewnienia podstawowych funkcji strony internetowej (np. zapisywania preferencji użytkownika dotyczących plików cookie). Są one przetwarzane bez zgody użytkownika na podstawie naszego uzasadnionego interesu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) w związku z § 165 ust. 3 TKG 2021.
2. Pliki cookie wymagające zgody (analiza, marketing, media): Pliki te zostaną załadowane dopiero po udzieleniu przez Państwa wyraźnej zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO w związku z § 165 ust. 3 TKG 2021).

W każdej chwili mogą Państwo zmienić lub wycofać udzieloną zgodę za pomocą naszego zintegrowanego narzędzia do zarządzania zgodami (baner dotyczący plików cookie).

3.7. Przetwarzanie danych przez etracker

Na tej stronie internetowej korzystamy z usług analitycznych firmy etracker GmbH, Erste Brunnenstraße 1, 20459 Hamburg, Niemcy.

• Cechy szczególne: etracker jest domyślnie używany w wersji bez plików cookie. Przetwarzanie danych odbywa się wyłącznie w pamięci roboczej serwera internetowego, bez zapisywania informacji na urządzeniu użytkownika. Adres IP jest anonimizowany w najwcześniejszym możliwym momencie. Nie są generowane żadne dane, które umożliwiałyby bezpośrednią identyfikację osoby.
• Podstawa prawna: Przetwarzanie danych odbywa się w oparciu o nasz uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) w zakresie pomiaru zasięgu z poszanowaniem ochrony danych oraz optymalizacji naszej strony internetowej.
• W zakresie, w jakim wykorzystujemy pliki cookie firmy etracker służące do pogłębionej analizy i optymalizacji, odbywa się to wyłącznie na podstawie Państwa uprzedniej wyraźnej zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO w związku z § 165 ust. 3 TKG 2021).
• Sprzeciw: W każdej chwili mogą Państwo wyrazić sprzeciw wobec gromadzenia danych dotyczących korzystania z serwisu przez etracker bez użycia plików cookie:
  Opt-out

3.8. Przetwarzanie danych – analiza B2B (Venta.ai i SalesViewer)

Venta AI

Jeśli wyrażą Państwo zgodę w banerze dotyczącym plików cookie, korzystamy z usługi Venta AI (april.eleven GmbH, Am Kartoffelgarten 14, 81671 Monachium, Niemcy) w celu identyfikacji firmy lub organizacji, z której odbywa się wizyta na naszej stronie internetowej.

• Przetwarzane dane: identyfikatory internetowe (adres IP, identyfikator pliku cookie), dane dotyczące korzystania z serwisu (odwiedzone strony, czas przebywania na stronie, adres URL strony odsyłającej) oraz wywiedzione na ich podstawie statystyczne dane dotyczące przedsiębiorstw (nazwa przedsiębiorstwa, branża, siedziba).
• Cel: marketing B2B, wsparcie sprzedaży oraz optymalizacja strony internetowej dla klientów korporacyjnych.
• Podstawa prawna: zgoda zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a RODO w związku z § 165 ust. 3 TKG 2021. W każdej chwili mogą Państwo wycofać swoją zgodę za pośrednictwem banera dotyczącego plików cookie.

Technologia SalesViewer®

W oparciu o nasz uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) korzystamy z technologii SalesViewer® firmy SalesViewer® GmbH, Huestraße 30, 44787 Bochum, Niemcy, w celu analizy odwiedzin naszej strony internetowej o charakterze biznesowym.

• Sposób działania: W celu gromadzenia danych dotyczących przedsiębiorstwa wykorzystywany jest kod oparty na języku JavaScript. Dane (np. adres IP) są szyfrowane za pomocą funkcji jednokierunkowej uniemożliwiającej odtworzenie oryginału (hashing) i natychmiastowo pseudonimizowane. Nie dochodzi do identyfikacji osób fizycznych.
• Cel: identyfikacja potencjalnych klientów z sektora B2B do celów marketingowych i badań rynkowych.
• Sprzeciw (opt-out): W każdej chwili mogą Państwo wyrazić sprzeciw wobec gromadzenia danych przez SalesViewer®, klikając poniższy link: salesviewer.com/opt-out. Spowoduje to zapisanie na Państwa urządzeniu pliku cookie opt-out dla naszej strony internetowej.

3.9. Korzystanie z tagu LinkedIn Insight

Na naszej stronie internetowej korzystamy z funkcji „LinkedIn Insight Tag” firmy LinkedIn Ireland Unlimited Company z siedzibą przy Wilton Place w Dublinie 2 w Irlandii.

• Cel: śledzenie konwersji (pomiar skuteczności naszych reklam na LinkedIn), retargeting (wyświetlanie odpowiednich reklam osobom odwiedzającym naszą stronę internetową na LinkedIn) oraz analiza ruchu na stronie (zagregowane raporty demograficzne dotyczące osób odwiedzających naszą stronę).
• Gromadzone dane: adres URL, adres URL strony odsyłającej, adres IP (skrócony przez LinkedIn), parametry urządzenia, sygnatura czasowa oraz wykonane czynności (np. wysłanie formularza).
• Podstawa prawna: Przetwarzanie danych (w tym umieszczenie pliku cookie li_c) odbywa się wyłącznie na podstawie Państwa wyraźnej zgody zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a RODO w związku z § 165 ust. 3 TKG 2021.
• Wspólna odpowiedzialność (Joint Controllership): Za gromadzenie i przekazywanie danych do serwisu LinkedIn ponosimy wspólną odpowiedzialność wraz z LinkedIn Ireland (art. 26 RODO). W tym celu zawarliśmy aneks dotyczący wspólnego administratorstwa, z którym można zapoznać się pod adresem legal.linkedin.com/pages-joint-controller-addendum. Za dalsze przetwarzanie danych przez LinkedIn wyłączną odpowiedzialność ponosi LinkedIn.
• Przekazywanie danych do państw trzecich: LinkedIn przetwarza dane częściowo na serwerach LinkedIn Corporation w Stanach Zjednoczonych. Przekazywanie danych jest zabezpieczone standardowymi klauzulami umownymi UE. Ponadto spółka macierzysta LinkedIn posiada certyfikat w ramach ram ochrony danych UE–USA.
• Cofnięcie zgody: Możesz w dowolnym momencie cofnąć swoją zgodę, korzystając z naszych ustawień plików cookie lub z opcji wyłączenia dostępnej dla członków serwisu LinkedIn w ich ustawieniach konta.

4. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji / profilowanie

Na naszej stronie internetowej nie stosuje się zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym profilowania w rozumieniu art. 22 ust. 1 i 4 RODO.

5. Twoje prawa jako osoby, której dane dotyczą

Jako osoba, której dane dotyczą, przysługują Państwu, o ile spełnione są wymogi prawne, następujące prawa zgodnie z RODO:

• Prawo do informacji (art. 15 RODO): Mogą Państwo zażądać informacji, czy przetwarzamy Państwa dane osobowe oraz jakie to są dane.
• Prawo do sprostowania danych (art. 16 RODO): Mogą Państwo zażądać sprostowania nieprawidłowych danych lub uzupełnienia danych niekompletnych.
• Prawo do usunięcia danych / „prawo do bycia zapomnianym” (art. 17 RODO): W określonych okolicznościach mogą Państwo zażądać usunięcia swoich danych.
• Prawo do ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO): Mogą Państwo zażądać ograniczenia przetwarzania swoich danych.
• Prawo do przenoszenia danych (art. 20 RODO): Mają Państwo prawo do otrzymania swoich danych w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego lub do przekazania ich innemu administratorowi.
• Prawo do wniesienia sprzeciwu (art. 21 RODO): W każdej chwili mogą Państwo wnieść sprzeciw wobec przetwarzania danych, które odbywa się na podstawie naszego uzasadnionego interesu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), z przyczyn wynikających z Państwa szczególnej sytuacji.
• Prawo do wycofania zgody (art. 7 ust. 3 RODO): Udzieloną wcześniej zgodę można w każdej chwili wycofać ze skutkiem na przyszłość.

Aby skorzystać ze swoich praw, prosimy o kontakt mailowy pod adresem privacy@sproof.com.

Prawo do złożenia skargi do organu nadzorczego

Jeśli uważają Państwo, że przetwarzanie Państwa danych narusza przepisy o ochronie danych osobowych lub że Państwa prawa w zakresie ochrony danych osobowych zostały w inny sposób naruszone, mają Państwo prawo złożyć skargę do właściwego organu nadzorczego. W Austrii jest to:

Austriacki Urząd Ochrony Danych (DSB) Barichgasse 40-42

1030 Wiedeń

Telefon: +43 1 52 152-0

E-mail: dsb@dsb.gv.at

Strona internetowa: www.dsb.gv.at

6. Stan aktualny i zmiany

Niniejsza polityka prywatności obowiązuje od lipca 2026 r.

Aktualizacja może okazać się konieczna ze względu na zmiany techniczne lub nowe przepisy prawne. Dlatego zalecamy regularne zapoznawanie się z niniejszą informacją.

Niniejsza polityka prywatności jest dostępna w różnych językach. W przypadku niejasności, rozbieżności lub wątpliwości dotyczących interpretacji miarodajna jest wyłącznie niemiecka wersja niniejszej polityki prywatności.