Przemyślenie złożonych przepływów pracy związanych z podpisami: zautomatyzowane, bezpieczne i zgodne z eIDAS

W zależności od rodzaju podpisu elektronicznego zapewniają one wysoki poziom zabezpieczenia przed fałszerstwem i manipulacją. Zwłaszcza w przypadku zaawansowanych podpisów elektronicznych (FES) i kwalifikowanych podpisów elektronicznych (QES) metody kryptograficzne gwarantują, że późniejsze zmiany w podpisanym dokumencie mogą zostać wykryte.

Dzięki sproof procesy podpisywania są dodatkowo dokumentowane za pomocą odpornej na manipulacje ścieżki audytu. Dzięki temu ważne informacje dotyczące procesu podpisywania mogą być rejestrowane w sposób umożliwiający ich prześledzenie i weryfikację.

Gdy tylko dokument zostanie podpisany cyfrowo za pośrednictwem serwisu sproof, do jego treści dodawana jest kryptograficzna wartość skrótu.

• Późniejsze zmiany: Jeśli po podpisaniu w pliku PDF zostanie zmieniony choćby jeden znak, jedno miejsce po przecinku lub jeden obraz, pieczęć zostanie unieważniona.
• Wynik: Każde popularne narzędzie do sprawdzania (np. Adobe Acrobat lub bezpłatny sproof Validator) natychmiast sygnalizuje, że dokument został zmieniony, a podpis jest nieważny.

Austriacka ustawa o podpisach elektronicznych (SigG) pierwotnie regulowała ramy prawne dotyczące podpisów elektronicznych w Austrii. Weszła ona jednak w życie 30 czerwca 2016 r. Od 1 lipca 2016 r. w odniesieniu do podpisów elektronicznych obowiązują w szczególności bezpośrednio stosowane rozporządzenie eIDAS Unii Europejskiej oraz austriacka ustawa o podpisach i usługach zaufania (SVG). Ustawa SVG uzupełnia europejskie wytyczne eIDAS na poziomie krajowym i reguluje między innymi podpisy elektroniczne, pieczęcie elektroniczne, znaczniki czasu, a także wymagania dotyczące usług zaufania i ich dostawców.

W europejskich ramach prawnych w odniesieniu do podpisów elektronicznych rozróżnia się różne poziomy podpisów: prosty podpis elektroniczny (EES), zaawansowany podpis elektroniczny (FES) oraz kwalifikowany podpis elektroniczny (QES). To, jaki rodzaj podpisu jest wymagany, zależy w szczególności od konkretnego przypadku zastosowania oraz od wymogów prawnych lub umownych.

W Austrii kluczową rolę odgrywa tutaj ID Austria, ponieważ umożliwia ona bezpieczną identyfikację cyfrową oraz składanie kwalifikowanych podpisów elektronicznych. Firma sproof bezpośrednio zintegrowała ID Austria, a ponadto obsługuje wiele innych europejskich systemów eID w ramach procesów identyfikacji cyfrowej i składania podpisów.

Zaawansowany podpis elektroniczny (FES) nadaje się do dokumentów, w przypadku których wymagany jest wyższy poziom odpowiedzialności, dowodowości lub bezpieczeństwa. Jest on jednoznacznie przypisany do osoby podpisującej, umożliwia jej identyfikację oraz pozwala wykryć późniejsze zmiany w dokumencie. Typowymi przykładami zastosowań są umowy, zezwolenia, dokumentacja kadrowa lub porozumienia biznesowe, w przypadku których prawo nie wymaga stosowania kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Wybór odpowiedniego rodzaju podpisu zależy jednak zawsze od konkretnego dokumentu i obowiązujących wymogów formalnych. Więcej informacji na temat różnic między EES, FES i QES można znaleźć w naszym przeglądzie wszystkich standardów podpisów elektronicznych.

Prosty podpis elektroniczny (EES) nadaje się do dokumentów i procesów o niewielkim ryzyku prawnym lub gospodarczym, w przypadku których nie jest wymagana forma pisemna określona przepisami prawa. Typowymi przykładami są wewnętrzne zatwierdzenia, potwierdzenia, protokoły, oferty lub proste umowy. Umożliwia ona szybkie i nieskomplikowane podpisywanie, jednak zapewnia jedynie ograniczone bezpieczeństwo w zakresie jednoznacznej identyfikacji osoby podpisującej. Dlatego też zawsze należy sprawdzić, jaki rodzaj podpisu jest odpowiedni, biorąc pod uwagę konkretny przypadek zastosowania. Przegląd standardów EES, FES i QES można znaleźć w naszym porównaniu standardów podpisu elektronicznego.

Tak. Zainteresowane firmy mogą bezpłatnie przetestować sproof sign przez 14 dni. Ponadto eksperci sproof chętnie udzielą indywidualnych porad i pokażą, jak optymalnie zintegrować platformę z istniejącymi procesami biznesowymi. Wypróbuj teraz sproof sign →

Wiele przedsiębiorstw pragnie mieć pewność, że dane osobowe są przetwarzane wyłącznie na terenie Unii Europejskiej i podlegają europejskim przepisom dotyczącym ochrony danych. sproof przetwarza dane wyłącznie w UE i korzysta z europejskiej infrastruktury.

Dla wielu przedsiębiorstw amerykańska ustawa CLOUD Act stanowi istotny czynnik przy wyborze dostawcy oprogramowania. W określonych okolicznościach ustawa ta może zobowiązać przedsiębiorstwa amerykańskie lub przedsiębiorstwa powiązane ze Stanami Zjednoczonymi do przekazania danych na nakaz organów władzy – niezależnie od tego, czy są one przechowywane w USA, czy za granicą. Dlatego obecnie wiele organizacji sprawdza nie tylko miejsce przechowywania swoich danych, ale także siedzibę firmy, wykorzystywaną infrastrukturę chmury oraz obowiązujące ramy prawne. sproof stawia wyłącznie na infrastrukturę europejską. Przetwarzanie danych odbywa się na terenie Unii Europejskiej i podlega prawu europejskiemu. Pomaga to przedsiębiorstwom spełniać wysokie wymagania w zakresie ochrony danych, zgodności z przepisami oraz suwerenności cyfrowej.

Tak. DocuSign obsługuje podpisy elektroniczne zgodne z rozporządzeniem eIDAS. Należy jednak pamiętać, że zgodność z eIDAS nie mówi nic o tym, gdzie dane są przetwarzane lub przechowywane. Dlatego przedsiębiorstwa powinny dodatkowo sprawdzić, w jakiej jurysdykcji przetwarzane są ich dane, jaka infrastruktura chmury jest wykorzystywana oraz jakie wymogi dotyczące ochrony danych i zgodności z przepisami są spełniane. sproof obsługuje wszystkie rodzaje podpisów zgodnych z rozporządzeniem eIDAS i przetwarza dane wyłącznie na terenie Unii Europejskiej, korzystając z europejskiej infrastruktury.

Tak. Oprócz dostawców międzynarodowych istnieje kilka europejskich platform do obsługi podpisów elektronicznych. Osoby, dla których szczególnie ważne są ochrona danych, suwerenność cyfrowa i zgodność z rozporządzeniem eIDAS, powinny uwzględnić w swoich rozważaniach rozwiązania europejskie. sproof to austriacki dostawca, który opracował swoją platformę specjalnie pod kątem potrzeb europejskich przedsiębiorstw.

Ścieżka audytu (protokół kontroli) zapewnia kompletną, mającą moc dowodową w sądzie historię całego procesu podpisywania. Dokumentuje on, kiedy i kto przeglądał, zatwierdził i podpisał dokument, wraz z zastosowaną metodą weryfikacji (np. uwierzytelnianie dwuskładnikowe lub kwalifikowany identyfikator elektroniczny). Protokół ten służy podczas audytów lub sporów prawnych jako główny dowód potwierdzający, że podpis został złożony zgodnie z przepisami.

Tak. Jeśli kilka osób podpisuje dokument kolejno (sekwencyjny przebieg procesu), plik PDF zawiera historię tzw. wersji dokumentu. Narzędzie weryfikacyjne (np. sproof Validate) sprawdza każdy podpis z osobna pod kątem stanu dokumentu obowiązującego w momencie jego podpisania.

Standardowe podpisy często nie mogą być już poprawnie zweryfikowane po wygaśnięciu certyfikatu, na którym się opierają (zazwyczaj po 2–3 latach). Dlatego sproof sign konsekwentnie stosuje standard LTV (Long-Term Validation). W ramach tego rozwiązania informacje o unieważnieniu (takie jak listy CRL lub OCSP) są osadzane bezpośrednio w dokumencie w momencie składania podpisu. Dzięki temu ważność podpisu można zweryfikować w sposób zgodny z wymogami audytowymi nawet po upływie dziesięcioleci, niezależnie od wystawcy.