eMoveUs dostarcza rozwiązania dla elektrycznych i elektromechanicznych systemów konwersji mocy w układzie napędowym na poziomie sprzętu elektronicznego, oprogramowania, elektromagnetycznego i mechanicznego, w celu zapewnienia wydajnej i zrównoważonej mobilności dla wszystkich. Dzięki integracji znaku proof, firma digitalizuje i przyspiesza wewnętrzne procesy kontraktowe.
Nazwa firmy:
eMoveUs GmbH
Krótki opis projektu:
Digitalizacja procesów procesowych związanych z umowami i wewnętrznymi procesami kontraktowymi w celu efektywniejszego wykorzystania zasobów i zwiększenia szybkości ich realizacji.
Dlaczego znak proof:
“Szczególnie podczas obsługi umów, umów z dostawcami, NDA i wewnętrznych zgód zauważyliśmy, że tradycyjna ścieżka papierowa, zwłaszcza w czasach pracy zdalnej, była czasochłonna i podatna na błędy. Prowadziło to do opóźnień i dodatkowych obciążeń administracyjnych, dlatego zależało nam na optymalizacji obiegu dokumentów i unowocześnieniu procesów biznesowych.”
Jak doszło do decyzji o wprowadzeniu podpisu cyfrowego?
Jako mały, średniej wielkości start-up z branży motoryzacyjnej stanęliśmy przed wyzwaniem zwiększenia wydajności naszych wewnętrznych procesów i skrócenia czasu przetwarzania. Szczególnie jeśli chodzi o obsługę umów, umów z dostawcami, NDA i zgód wewnętrznych, zauważyliśmy, że tradycyjna droga papierowa była czasochłonna i podatna na błędy, zwłaszcza w czasach pracy zdalnej. Prowadziło to niejednokrotnie do opóźnień, dodatkowych kosztów i wzmożonej pracy administracyjnej, dlatego zależało nam na optymalizacji obiegu dokumentów i unowocześnieniu procesów biznesowych.
Jak ważna jest transformacja cyfrowa dla Twojej firmy? W jaki sposób została ona podpisana wcześniej?
Transformacja cyfrowa odgrywa kluczową rolę w naszej firmie, ponieważ daje nam możliwość skuteczniejszego i zwinniejszego reagowania na wyzwania w branży motoryzacyjnej. Dla nas, jako start-upu, cyfryzacja jest decydującą dźwignią, która zabezpiecza naszą konkurencyjność i sprawia, że nasza firma jest gotowa na przyszłość. Wykorzystując technologie cyfrowe, możemy optymalizować procesy, usprawniać współpracę zarówno wewnętrzną, jak i z partnerami zewnętrznymi, przy jednoczesnej redukcji kosztów.
Zanim wprowadziliśmy podpis cyfrowy, wszystkie podpisy były składane w tradycyjny sposób: umowy i ważne dokumenty były drukowane, podpisywane ręcznie, a następnie wysyłane pocztą, kurierem lub e-mailem w celu zebrania większej liczby podpisów. Proces ten był czasochłonny, nieefektywny i podatny na opóźnienia, zwłaszcza gdy wymagane było złożenie wielu podpisów lub konieczna była wymiana dokumentów między różnymi lokalizacjami. Ponadto podejście oparte na dokumentach papierowych zwiększało ryzyko błędów, strat i niekompletnych archiwów.
Jakie kryteria były dla Ciebie decydujące w poszukiwaniu odpowiedniego dostawcy podpisu elektronicznego?
Przy wyborze odpowiedniego dostawcy podpisu elektronicznego zadecydowało dla nas kilka kryteriów. Początkowo priorytetem było bezpieczeństwo, ponieważ podpis cyfrowy jest używany w przypadku ważnych umów i dokumentów, które zawierają poufne informacje. Dostawca o wysokich standardach bezpieczeństwa, takich jak technologie szyfrowania i zgodność z przepisami o ochronie danych, takimi jak RODO, był zatem koniecznością.
Ponadto duże znaczenie miała łatwość obsługi. Dostawca powinien oferować intuicyjną i łatwą w obsłudze platformę, aby nasi pracownicy mogli od razu rozpocząć pracę, bez wielu szkoleń. Ważnym czynnikiem była również kompatybilność z naszymi istniejącymi systemami i bezproblemowa integracja z naszymi przepływami pracy.
Wreszcie, co nie mniej ważne, ważną rolę odegrała również cena i elastyczność oferty. Celowo szukaliśmy europejskiego dostawcy, który oferuje przejrzyste struktury kosztów i dostarcza skalowalne rozwiązania, które mogą rozwijać się wraz z naszą firmą. Wsparcie i obsługa klienta były również ważnymi kryteriami, aby zapewnić nam szybkie wsparcie w przypadku pytań lub problemów.
Szczególnie jeśli chodzi o obsługę umów, umów z dostawcami, NDA i zgód wewnętrznych, zauważyliśmy, że tradycyjna droga papierowa była czasochłonna i podatna na błędy, zwłaszcza w czasach pracy zdalnej. Prowadziło to niejednokrotnie do opóźnień, dodatkowych kosztów i wzmożonej pracy administracyjnej, dlatego zależało nam na optymalizacji obiegu dokumentów i unowocześnieniu procesów biznesowych.
Krzysztof Pizarro
Rozwój biznesu i zarządzanie projektami
W jakich przypadkach używany jest podpis cyfrowy?
Głównym obszarem zastosowania jest przetwarzanie umów, zwłaszcza w przypadku umów z dostawcami i umów o świadczenie usług, umów sprzedaży, umów o zachowaniu poufności i umów ramowych, które często wymagają kilku podpisów.
Jakie standardy w zakresie bezpieczeństwa danych i zgodności z przepisami musi spełniać oprogramowanie w Twojej firmie?
W naszej firmie rozwiązanie programowe musi spełniać rygorystyczne normy w zakresie bezpieczeństwa danych i zgodności, aby zapewnić ochronę wrażliwych informacji. Obejmuje to przede wszystkim przestrzeganie ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (RODO) w celu zapewnienia, że dane osobowe są przetwarzane w sposób bezpieczny i odpowiedzialny. Technologie szyfrowania, zarówno w przypadku przesyłania, jak i przechowywania danych, są niezbędne, aby zapobiec nieautoryzowanemu dostępowi. Priorytetowo traktujemy również uwierzytelnianie wieloskładnikowe (MFA) i zarządzanie dostępem, aby zapewnić, że tylko upoważnione osoby mogą uzyskać dostęp do naszych systemów i danych.
Co szczególnie podoba Ci się w znaku proof?
To, co szczególnie podoba nam się w sproof sign, to połączenie wysokiego bezpieczeństwa i łatwości obsługi, a także intuicyjny interfejs użytkownika, który pozwala naszym pracownikom na szybkie korzystanie z platformy bez większego szkolenia. Integracja z naszymi istniejącymi systemami przebiegła bezproblemowo, a elastyczne opcje dostosowywania sproof sign idealnie dostosowują się do naszych specyficznych wymagań i przepływów pracy.
