Energie AG Oberösterreich to wiodąca grupa energetyczna i usługowa, która od 1892 roku odgrywa kluczową rolę w kształtowaniu regionalnych dostaw energii. Dzięki szerokiemu portfolio usług w zakresie energii elektrycznej, gazu, ciepła, wody, a także utylizacji odpadów i usług ICT, firma jest synonimem jakości i niezawodności dla klientów, dostawców, pracowników i społeczeństwa. Dzięki rozbudowanej sieci i własnym elektrowniom Energie AG zapewnia zrównoważone i niezawodne dostawy energii dla ponad 450 000 klientów. Jako partner ponad 1000 gmin jest również aktywna w dziedzinie wody. Wszystko to zawsze z zachowaniem najwyższych standardów ekologicznych.

Nazwa firmy: Energie AG Oberösterreich
Krótki opis projektu:
Zaimplementuj rozwiązanie do obsługi podpisów cyfrowych, aby wspierać wydajne, elastyczne procesy biznesowe i spełniać wymagania dotyczące ochrony danych.
Dlaczego znak proof:
“Mamy już kilka różnych rozwiązań, które nauczyły nas, które funkcje są dla nas najważniejsze, a które nie mogą zapewnić nam elastyczności, której potrzebujemy. Oceniając potencjalnych dostawców, określiliśmy więc konkretne wymagania (…) firma sproof sign była w stanie nam je zapewnić.”

Jak doszło do decyzji o wprowadzeniu podpisu cyfrowego?
Hamburger: “Zdecydowaliśmy się na wdrożenie rozwiązania do obsługi podpisów cyfrowych, aby sprostać dwóm kluczowym wyzwaniom. Po pierwsze, zauważyliśmy, że często spotykamy się z przerwą w naszych procesach z klientami końcowymi. Wiele informacji zostało przekazanych w formie papierowej, co doprowadziło do czasochłonnych ręcznych procesów przechwytywania, archiwizowania i dalszego przetwarzania. To zakłócenie w pracy mediów znacznie spowolniło nasze procesy. Dzięki digitalizacji tych procesów i wprowadzeniu podpisu cyfrowego udało nam się wyeliminować to wąskie gardło i zwiększyć wydajność.
Dodatkowo pandemia COVID-19 zmusiła nas do dostosowania naszych wewnętrznych procesów. Tradycyjna metoda fizycznego podpisywania dokumentów nie była już praktyczna ze względu na ograniczenia w podróżowaniu i organizację pracy z domu. Uwidoczniła się potrzeba wdrożenia rozwiązania cyfrowego w celu utrzymania działalności biznesowej. W tym kontekście szukaliśmy rozwiązania, które zapewniłoby nam niezbędną elastyczność”.
W jakich przypadkach używany jest podpis cyfrowy?
Hamburger: “Używamy podpisu cyfrowego w różnych zastosowaniach. Z jednej strony wykorzystujemy ją w kontakcie z klientem, na przykład gdy klient chce zawrzeć umowę lub potrzebuje potwierdzić wykonaną usługę. Innym przypadkiem użycia jest użytek wewnętrzny, zwłaszcza w sytuacjach takich jak szybkie wdrażanie nowych przepisów, takich jak rozporządzenie Home Office. W takim przypadku musieliśmy szybko procesować dokumenty dla 1500 pracowników, co nie byłoby możliwe w przypadku tradycyjnych procesów opartych na papierze. Do obsługi tego procesu wykorzystaliśmy wewnętrzne rozwiązania, które są integrowane za pomocą specjalnie opracowanej aplikacji. Wdrożono proces zatwierdzania, w którym dokumenty były najpierw zatwierdzane przez bezpośrednich przełożonych, a następnie wysyłane do pracowników z predefiniowanymi symbolami zastępczymi podpisów”.
Dlaczego zdecydowaliście się Państwo na europejskie rozwiązanie do składania podpisów i jaką rolę odgrywa RODO?
Hamburger: “Działamy jako dostawca energii z infrastrukturą krytyczną na obszarze o wysokim stopniu regulacji. Prywatność jest dla nas niezwykle ważna, ponieważ stale pracujemy z danymi osobowymi. Dlatego kluczowe było znalezienie dostawcy w najbliższej okolicy, najlepiej w Austrii lub przynajmniej w Europie. Amerykański dostawca wiązałby się ze zbyt wieloma niewiadomymi i wyzwaniami, ponieważ nie możemy podejmować żadnego ryzyka. W związku z tym nasza polityka kładzie wyraźny nacisk na europejskich dostawców, aby zapewnić, że spełniamy wymogi RODO i minimalizujemy ryzyko związane z ochroną danych”.
Jakie standardy w zakresie bezpieczeństwa danych i zgodności z przepisami musi spełniać oprogramowanie w Twojej firmie?
Hamburger: “Oprócz RODO duże znaczenie mają dla nas inne standardy, takie jak ISO 271001. Jest to dla nas szczególnie ważne, ponieważ sami jesteśmy certyfikowani i oczekujemy, że nasi dostawcy będą w stanie spełnić te same standardy bezpieczeństwa, co my. Przeprowadzamy również regularne audyty bezpieczeństwa, aby upewnić się, że nasza infrastruktura jest zawsze chroniona. Przeglądy te są przeprowadzane co roku w celu zidentyfikowania i usunięcia potencjalnych luk w zabezpieczeniach w odpowiednim czasie, zanim dojdzie do incydentów związanych z bezpieczeństwem, co może być kosztowne”.
“Wiele informacji zostało przekazanych w formie papierowej, co skutkowało czasochłonnymi procesami ręcznymi […] Led. To zakłócenie w pracy mediów znacznie spowolniło nasze procesy. Dzięki digitalizacji tych procesów i wprowadzeniu podpisu cyfrowego byliśmy w stanie usunąć to wąskie gardło i zwiększyć wydajność”.
Dr. Franz Burger
Konsultant ds. zarządzania treścią i współpracy
Jak wygląda proces oceny rozwiązań do podpisu cyfrowego w firmie Twojej wielkości?
Hamburger: “Mamy już kilka różnych rozwiązań, które nauczyły nas, które funkcje są dla nas najważniejsze, a które nie mogą zapewnić nam elastyczności, której potrzebujemy. Oceniając potencjalnych dostawców, określiliśmy konkretne wymagania, w tym możliwość przesuwania symbolu zastępczego podpisu zgodnie z potrzebami i dostosowywania skalowania, a także możliwość elastycznej konfiguracji roli podpisu przez użytkowników. Nie wszędzie to znaleźliśmy. Położyliśmy również nacisk na możliwość integracji z istniejącymi procesami, zwłaszcza za pośrednictwem REST API, aby zapewnić bezproblemową integrację z naszymi przepływami pracy. “
Co szczególnie podoba Ci się w znaku proof?
Hamburger: “Po przeprowadzeniu ankiety wśród naszych kluczowych użytkowników, którzy często korzystają z produktu, szczególnie pozytywnie podkreślono kwestię użyteczności. Interfejs użytkownika jest intuicyjnie zaprojektowany, co upraszcza proces podpisywania dla użytkowników. Działa również płynnie w podróży, co jest bardzo cenione przez naszych pracowników. Ponadto potrzebowali niewielkiego lub żadnego szkolenia, aby korzystać z produktu. To znacznie zminimalizowało wysiłek treningowy i było dla nas dużą zaletą. Kolejnym pozytywnym aspektem jest możliwość dowolnej konfiguracji stempli do podpisów. Dzięki temu jesteśmy w stanie sprostać różnym wymaganiom i wspierać poszczególne procesy. Inne rozwiązania w zakresie podpisów po prostu nie sprostały temu wyzwaniu”.
Czy są jakieś pomysły na przyszłe przypadki użycia znaku proof?
Hamburger: “Obecnie jesteśmy w fazie testów integracji z SAP na potrzeby procesu ofertowania. Jest to miejsce, w którym oferty są tworzone, zatwierdzane i podpisywane przed wysłaniem do klienta. Integracja ta została już wdrożona i będzie stopniowo wdrażana od lata. Coś, co zapewne też miałoby potencjał, to nasz wewnętrzny dział HR. Zatrudniamy około 4 500 pracowników, którymi trzeba się opiekować. Oczywiście wszystko, co działa cyfrowo i odchodzi od papieru, jest ogromną dźwignią”.