ÖH FH Górna Austria reprezentuje studentów przed Uniwersytetem Nauk Stosowanych Górnej Austrii. Oprócz ustawowego mandatu do reprezentowania studentów, ÖH FH OÖ jest spółką prawa publicznego i podlega licznym regulacjom, ustawom i organowi nadzorczemu w Ministerstwie Federalnym.
Uniwersytet Nauk Stosowanych w Górnej Austrii (FH OÖ) oferuje kierunki studiów zorientowane na praktykę w czterech lokalizacjach: Hagenberg (informatyka, komunikacja i media), Linz (technologia medyczna i nauki społeczne), Steyr (biznes i zarządzanie) oraz Wels (technologia i nauki przyrodnicze). Od momentu powstania w 1993 roku Uniwersytet Nauk Stosowanych w Górnej Austrii stał się wiodącą instytucją edukacyjną, z ponad 5 000 studentów przyjętych w roku akademickim 2023/2024.
Nazwa organizacji:
ÖH FH Górna Austria
Krótki opis projektu:
Digitalizacja Samorządu Studenckiego: Wprowadzenie podpisu elektronicznego w celu zwiększenia efektywności procesów administracyjnych
Dlaczego znak proof:
Sproof Sign oferuje znaczną przewagę dzięki możliwości zapraszania osób z zewnątrz do podpisywania za pośrednictwem poczty e-mail. Osoby te mogą następnie łatwo podpisywać dokumenty w całej UE, korzystając z wielu różnych metod podpisywania.
Jak doszło do decyzji o wprowadzeniu podpisu cyfrowego?
W Samorządzie Studenckim istnieją różne poziomy reprezentacji i administracji. Wymaga to codziennego udostępniania różnych dokumentów i zatwierdzania płatności. W tych przypadkach wymagane jest użycie podpisu kwalifikowanego lub alternatywnie podpisów fizycznych i ich oryginalnych dokumentów. To naprawdę czasochłonny proces. Aby móc zainwestować więcej czasu w nasze rzeczywiste zadanie, jakim jest praca reprezentacyjna, zdecydowaliśmy się na digitalizację i modernizację naszych procesów i zadań administracyjnych. Z tego powodu połączyliśmy również sproof sign z naszym wewnętrznym narzędziem do zarządzania budżetem, aby w przyszłości dokumenty były podpisywane cyfrowo przez 3 niezbędne osoby, bez konieczności wymiany ich przez e-mail i wysyłania ich w różne miejsca.
Jakie kryteria były dla Ciebie decydujące w poszukiwaniu odpowiedniego dostawcy podpisu elektronicznego?
Szukając odpowiedniego dostawcy podpisu elektronicznego, zadecydowało dla nas kilka kryteriów. Kluczowym aspektem było połączenie API, ponieważ musimy je zbudować z systemu innej firmy. Ponadto ważne było, aby osoby zewnętrzne mogły być również łatwo zapraszane do składania podpisów za pośrednictwem poczty elektronicznej. Kolejnym kryterium była łatwość obsługi i nowoczesność oprogramowania, co miało znaleźć odzwierciedlenie w intuicyjnym interfejsie użytkownika. Dostawca, który łączy wszystkie te wymagania w przystępnym cenowo oprogramowaniu, jest dla nas wielką zaletą i myślę, że jest to bardzo duży plus dla znaku proof. Z tych powodów zdecydowaliśmy się również na współpracę z firmą sproof.
W jakich przypadkach używany jest podpis cyfrowy?
Używamy podpisu cyfrowego do różnych zastosowań. Z jednej strony używamy ich do zatwierdzania płatności, co pozwala na szybką i bezpieczną autoryzację transakcji finansowych. Z drugiej strony używamy ich do dokumentów wewnętrznych, aby zoptymalizować procesy pracy i zmniejszyć wysiłek administracyjny. Ponadto używamy podpisu cyfrowego do dokumentów studentów Uniwersytetu Nauk Stosowanych Górnej Austrii. Dokumenty te potwierdzają, że studenci zrzeszeni w Austriackim Zrzeszeniu Studentów (ÖH) pełnią określoną funkcję. Podpis cyfrowy umożliwia nam tworzenie i wysyłanie tych potwierdzeń w sposób nieskomplikowany i zgodny z prawem. Szeroki zakres zastosowań podpisów cyfrowych pozwala nam pracować wydajniej przy jednoczesnym zapewnieniu bezpieczeństwa naszych dokumentów.
Jak przebiegała integracja chmury?
Integracja chmury została wdrożona przez partnera i przebiegła bez zakłóceń. Integracja API zadziałała dobrze i pozwoliła nam bezproblemowo połączyć nasze istniejące systemy z nowym rozwiązaniem do podpisów. Jednak zmiana odpowiednich procesów dla pracowników i zapoznanie ich z tymi nowymi, nowoczesnymi sposobami pracy to proces, który wymaga czasu.
Jakie standardy w zakresie bezpieczeństwa danych i zgodności musi spełniać oprogramowanie w Twojej organizacji?
Jako Związek Studentów Górnej Austrii również podlegamy zwykłym przepisom i ustawom. Oprogramowanie, którego używamy do podpisów cyfrowych, musi zatem spełniać kilka standardów w zakresie bezpieczeństwa danych i zgodności. Z jednej strony ważne jest, aby rozwiązanie do podpisywania było zgodne z unijnym rozporządzeniem eIDAS, ponieważ określa ono ramy prawne dla podpisów elektronicznych w Unii Europejskiej. Ponadto oprogramowanie musi być zgodne z obowiązującymi przepisami i regulacjami krajowymi, abyśmy byli chronieni prawnie. Nie zapominajmy, że musi być zgodny z RODO. Nasze rozwiązanie zostało zasadniczo zaprojektowane tak, aby zapewnić, że wszystkie dane osobowe i dokumenty są przetwarzane i przechowywane zgodnie z surowymi wymogami RODO.
Co szczególnie podoba Ci się w znaku proof?
To, co szczególnie podoba mi się w sproof sign, to przejrzysta i nowoczesna prezentacja wszystkich aplikacji, a także praktyczna funkcja filtrowania, która szybko identyfikuje otwarte dokumenty do podpisania. Oczywiście pomocna jest również funkcja wsadowa, która umożliwia sprawne dodawanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego do dużych ilości dokumentów w tym samym czasie. Szczególnie przy przetwarzaniu do 400 dokumentów funkcja ta jest prawdziwym odciążeniem w codziennej pracy.
Oczywiście pomocna jest również funkcja wsadowa, która umożliwia sprawne dodawanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego do dużych ilości dokumentów w tym samym czasie. Szczególnie przy przetwarzaniu do 400 dokumentów funkcja ta jest prawdziwym odciążeniem w codziennej pracy.
Sascha Bauer
Przewodniczący Samorządu Studentów Uniwersytetu Nauk Stosowanych Górnej Austrii
Czy są jakieś szczególne zalety znaku sproof, które są szczególnie korzystne w Twojej branży?
Sproof Sign daje nam znaczącą przewagę w postaci możliwości zapraszania osób z zewnątrz do podpisania za pośrednictwem poczty elektronicznej. Osoby te mogą następnie łatwo podpisywać dokumenty w całej UE, korzystając z wielu różnych metod podpisywania.
