Stowarzyszenie na Rzecz Promocji Wolontariatu Społecznego od ponad 56 lat organizuje w Austrii Rok Wolontariatu Społecznego (FSJ). Stowarzyszenie robi to, aby dać młodym dorosłym wgląd w sektor społeczny; a pedagogicznie towarzyszą temu pracownicy FSJ, którzy dbają o dobre samopoczucie uczestników FSJ. Stowarzyszenie non-profit współpracuje z wieloma dużymi organizacjami społecznymi, takimi jak Caritas, Lebenshilfe czy przychodnie państwowe, ale także z wieloma mniejszymi instytucjami, takimi jak prywatne grupy dziecięce.
Uczestnicy FSJ pracują 34 godziny tygodniowo w instytucji socjalnej w Austrii, zdobywają doświadczenie, mogą orientować się zawodowo i rozwijać osobiście. Stowarzyszenie zapewnia sprzyjające i sprawiedliwe warunki w instytucjach społecznych z obowiązkowymi mentorami i spotkaniami refleksyjnymi w celu zapewnienia jakości. W zależności od obszaru zastosowania i lokalizacji wymagane są różne działania. Głównym celem każdego zlecenia FSJ jest wsparcie odpowiedniego zespołu i klientów, którymi należy się opiekować.
Nazwa organizacji:
Stowarzyszenie na Rzecz Promocji Wolontariatu Społecznego – Rok Wolontariatu Społecznego
Krótki opis projektu:
Digitalizacja procesów podpisywania w celu znacznego zmniejszenia nakładu pracy administracyjnej i optymalizacji przetwarzania umów.
Dlaczego znak proof:
“Zależało nam na znalezieniu rozwiązania, które będzie praktyczne i przystępne cenowo. Konieczne było zapewnienie ochrony danych. Narzędzie służące do przetwarzania podpisu musiało działać kompetentnie, ufnie, profesjonalnie i przede wszystkim “słuchać” tego, czego potrzebujemy. Znaleźliśmy to wszystko w sproof.
Jak doszło do decyzji o wprowadzeniu podpisu cyfrowego?
Kiedy trzy lata temu przejmowałem kierownictwo, stowarzyszenie, które istniało od ponad 50 lat, było w powijakach pod względem cyfryzacji. Do tego czasu wszystkie umowy z instytucjami społecznymi i uczestnikami FSJ były sporządzane za pomocą listu seryjnego, drukowane, podpisywane, stemplowane, wkładane do koperty i zanoszone na pocztę. I podpisane z powrotem pocztą. Jeśli konieczna była zmiana, wszystko zaczynało się od nowa. Było to nadal wykonalne przy mniejszej liczbie uczestników, ale im więcej młodych dorosłych bierze udział w FSJ, tym bardziej niemożliwe staje się to przedsięwzięcie. Nie wspominając już o prawdopodobieństwie wystąpienia błędów na różnych listach Excela. Potrzebne były więc rozwiązania zdigitalizowane na miarę XXI wieku.
W pierwszym kroku znaleźliśmy firmę informatyczną, która przeniosła wszystkie nasze procesy do procesu cyfrowego. W związku z tym nie mogliśmy już otrzymywać aplikacji w formie załącznika w wiadomości e-mail (której informacje musiały być następnie wstawiane do list w Excelu), co było powszechne i konieczne w przeszłości, ale za pośrednictwem narzędzia do rejestracji. Dane te mogą być następnie wykorzystywane bezpośrednio do automatycznego tworzenia niezbędnych umów po ustaleniu przypisania FSJ. Wyjaśniło to tworzenie umowy, ale wtedy nadal brakowało opcji podpisu cyfrowego. Po kilku poszukiwaniach i głównie dzięki rekomendacji znajomego, w końcu natknąłem się na sproof.
Jak ważna jest transformacja cyfrowa dla FSJ?
Znaczenie transformacji cyfrowej dla FSJ jest nie do przecenienia. Rok FSJ zawsze zaczyna się wraz z jesienią. Lato jest zatem szczytową fazą mediacji, a także szczytową fazą dla umów. Na każdą osobę zatrudnioną niezbędne są dwie umowy z naszym stowarzyszeniem: z instytucją społeczną oraz z uczestnikiem FSJ. Musimy podpisać te umowy i oczywiście również drugą stronę. Firma SPROOF oferowała i nadal oferuje nam idealne rozwiązanie! W tym roku spodziewamy się około 700 zleceń FSJ, a co za tym idzie około 1400 umów, które muszą zostać podpisane.
Jakie kryteria były dla Ciebie decydujące w poszukiwaniu odpowiedniego dostawcy podpisu elektronicznego?
Zależało nam na znalezieniu rozwiązania, które byłoby praktyczne i niedrogie. Konieczne było zapewnienie ochrony danych. Narzędzie służące do przetwarzania podpisu musiało działać kompetentnie, ufnie, profesjonalnie i przede wszystkim “słuchać” tego, czego potrzebujemy. Znaleźliśmy to wszystko na sproof.
W jakich przypadkach używany jest podpis cyfrowy?
Do subskrypcji naszych umów FSJ z instytucjami społecznymi i uczestnikami FSJ, a także do umów ze sponsorami, umów o świadczenie usług itp. Po prostu dla wszystkich dokumentów, które wymagają urzędowo ważnego podpisu. W ten sposób sproof pomaga nam nie tylko w umowach dotyczących zleceń FSJ, ale także w dokumentach, które muszą być podpisane przez prezes stowarzyszenia i dyrektora zarządzającego, ponieważ nie widujemy się tak często – co utrudnia ręczne podpisanie – ale jesteśmy głównie w kontakcie mailowym i telefonicznym.
Ponieważ mamy proof, który umożliwia również wykonywanie rysunków za pośrednictwem ID-Austria, nie ma już potrzeby organizowania spotkań, które kiedyś polegały głównie na uzyskaniu podpisu na ważnym dokumencie. Świętujemy również rozwiązanie elektroniczne. Dzięki temu oszczędzamy cenne zasoby. Dziś nie drukujemy prawie nic.
Do tego czasu wszystkie umowy z instytucjami społecznymi i uczestnikami FSJ były sporządzane listownie, drukowane, podpisywane, stemplowane, wkładane do koperty i zanoszone na pocztę. I podpisane z powrotem pocztą. Jeśli konieczna była zmiana, wszystko zaczynało się od nowa. Było to nadal wykonalne przy mniejszej liczbie uczestników, ale im więcej młodych dorosłych bierze udział w FSJ, tym bardziej niemożliwe staje się to przedsięwzięcie.
MMag. Elżbieta Marek
Dyrektor Zarządzający Stowarzyszenia Wolontariat Społeczny
Jak przebiegała integracja chmury?
Firma informatyczna, która wykonała dla nas digitalizację i sproof, zajęła się tym bezpośrednio. Od eksperta do eksperta, że tak powiem. Dla nas, jako klienta, było to idealne rozwiązanie.
Jakie wymagania ma organizacja taka jak FSJ w zakresie bezpieczeństwa, zgodności i ochrony danych?
Oczywiście mamy tutaj niezwykle wysokie standardy. Pytanie dotyczące prywatności i bezpieczeństwa było jednym z pierwszych, które zadaliśmy, gdy natknęliśmy się na sproof.
Co szczególnie podoba Ci się w znaku proof?
Wszyscy pracownicy sproof są niezwykle kompetentni, przyjaźni, profesjonalni i zawsze chętni do znalezienia dla nas najlepszego rozwiązania. Są do dyspozycji w przypadku pytań i problemów oraz robią wszystko, co w ich mocy, aby zapewnić, że jako klienci osiągniemy wynik, którego potrzebujemy i chcemy. sproof to najlepsza rzecz, jaka mogła nam się przytrafić, obok świetnej firmy IT, z którą zmierzyliśmy się z cyfryzacją.
Czy obiegi pracy związane z podpisami są używane w Twoim przypadku użycia?
Tak. Zwłaszcza, gdy cyfrowo podpisuję dokumenty z naszym przewodniczącym, w grę wchodzi obieg podpisów. Ale także w umowach z miejscami przypisania i uczestnikami FSJ. Przechodząc z podpisów ręcznych na umowy wysyłane pocztą na podpisy cyfrowe wysyłane pocztą elektroniczną, zapewniliśmy również cyfryzację w ponad 700 instytucjach społecznych, ponieważ osoby zarządzające instytucjami społecznymi musiały wtedy również zajmować się podpisem cyfrowym.
Teraz jesteśmy już w trzecim roku użytkowania i wszędzie działa to całkiem cudownie. Firma SPROOF jest doświadczonym partnerem godnym zaufania i nieskomplikowanym. Nawiasem mówiąc, rysunek cyfrowy nigdy nie był wyzwaniem dla uczestników FSJ. Od samego początku młodzi dorośli robili to w mgnieniu oka za pomocą swoich telefonów komórkowych, jakby nigdy nie robili tego w żaden inny sposób. To również przemawia za łatwą i zrozumiałą użytecznością sproof. Serdecznie DZIĘKUJEMY za wspaniałą współpracę!!
