Neunerhaus pomaga osobom bezdomnym, bezdomnym i nieubezpieczonym odnaleźć drogę powrotną do samodzielnego życia – bez względu na to, jak wyboista może być droga i ile kroków trzeba podjąć. W trzech budynkach mieszkalnych neunerhaus oraz w mieszkaniach wspomaganych przez Housing First i Mobil co roku ponad 1000 osób wcześniej bezdomnych i bezdomnych otrzymuje opiekę i porady. Każdego roku w ośrodku zdrowia neunerhaus znajduje się opieka nad około 6 000 osób.

Nazwa organizacji:
Neunerhaus (Neunerhaus)

Krótki opis projektu:
Cyfrowa transformacja procesów podpisywania, a tym samym znaczne zmniejszenie nakładu pracy administracyjnej. Dzięki temu organizacja może usprawnić swoje wewnętrzne procesy i zyskać więcej czasu na bezpośrednią pracę socjalną z osobami bezdomnymi i narażonymi na ubóstwo.

Dlaczego znak proof:
“Szczególnie świadomie musimy wykorzystywać nasze ograniczone zasoby czasowe w administracji – podpis cyfrowy jest tutaj dużym ulepszeniem.”

Jak doszło do decyzji o wprowadzeniu podpisu cyfrowego?

Ze względu na naszą strukturę organizacyjną większość podpisywanych przez nas dokumentów wymaga podpisów dwóch osób. Do 2023 r. istniały teczki z podpisami, które były przenoszone z punktu A do punktu B – i dużo wysiłku administracyjnego: trzeba było zaplanować czas na podpisanie i regularnie pojawiały się zapytania od współpracowników o dokumenty i ich status w procesie podpisywania. Następnie wszystko trzeba było zeskanować ręcznie i dodatkowo zarchiwizować w formie papierowej. Skąpe zasoby czasowe w administracji musimy wykorzystywać szczególnie świadomie – tu było oczywiste, że jest miejsce na poprawę. Oprócz niezależnego od lokalizacji charakteru podpisywania, decydującym czynnikiem była przede wszystkim oszczędność czasu i zasobów ekologicznych związanych z drukowaniem, pocztą wewnętrzną, uzyskiwaniem podpisów i skanowaniem dokumentów papierowych. Kolejną zachętą było łatwiejsze podpisywanie i zarządzanie dokumentami związanymi z HR dla naszych pracowników.

Jak ważna jest transformacja cyfrowa dla neunerhaus?

Większość pracowników neunerhaus pracuje bezpośrednio z ludźmi, np. w pracy socjalnej lub w sektorze zdrowia. W związku z transformacją cyfrową zajmujemy się przede wszystkim tematem integracji cyfrowej – przede wszystkim integracji naszych użytkowników, jako pracodawcy, ale także umiejętności naszych pracowników, aby nadążać za cyfryzacją i móc korzystać z podpisów cyfrowych – czego domaga się coraz więcej organów lub ułatwiania oficjalnych kanałów.
W ostatnich latach zdigitalizowaliśmy wiele procesów w naszych procesach wsparcia, takich jak zarządzanie, zasoby ludzkie i kontroling. Kluczowym czynnikiem była tutaj pandemia koronawirusa, która jeszcze bardziej przyspieszyła tę zmianę. Kolejnym ważnym czynnikiem jest nasze dążenie do obchodzenia się z naszymi zasobami ludzkimi ze szczególną starannością i jak najefektywniejszego ich wykorzystania. Cyfryzacja wspiera nas, zwłaszcza w pracy HR, zarówno w promowaniu wzrostu efektywności, jak i innowacji. Narzędzia cyfrowe i kontakt osobisty doskonale się uzupełniają. Konkretny przykład z pracy w dziale HR: Cyfrowy podpis nowej umowy o świadczenie usług jest zawsze połączony z osobistym spotkaniem w celu podpisania umowy.

Szczególnie świadomie musimy wykorzystywać nasze ograniczone zasoby czasowe w administracji – podpis cyfrowy jest tu dużym usprawnieniem.

Dr. Stephan Gremmel, Dyrektor Zarządzający

Jakie kryteria były dla Ciebie decydujące w poszukiwaniu odpowiedniego dostawcy podpisu elektronicznego?

Szukając odpowiedniego dostawcy podpisu elektronicznego, decydujących było dla nas kilka głównych kryteriów. Na pierwszym miejscu pojawiły się koszty, ponieważ jako organizacja non-profit musimy efektywnie wykorzystywać nasz budżet. Równie ważna była łatwość obsługi: rozwiązanie musiało być nie tylko intuicyjne w obsłudze, ale także oferować takie funkcje, jak podpisy wsadowe i przejrzysty pulpit nawigacyjny, aby usprawnić nasze przepływy pracy. Ponadto niezbędne były podstawowe funkcje, takie jak dodawanie adnotacji, umieszczanie podpisów w wielu miejscach w dokumencie i ustawianie sekwencji podpisów. Szukaliśmy również rozwiązania internetowego, które byłoby łatwe w integracji i zapewniłoby pełną moc prawną.

Kolejnym wymogiem była ochrona danych i ścisłe przestrzeganie RODO. sproof gwarantuje, że wszystkie dane są przechowywane na europejskich serwerach, co daje nam dodatkowy poziom bezpieczeństwa. Ochrona przed fałszerstwem była również decydującym czynnikiem w niezawodnym wykluczeniu manipulacji. Ponadto obsługa klienta powinna być dostępna przez cały czas, bez ponoszenia dodatkowych kosztów za każdy kontakt. Przekonaliśmy się, że wszystkie te wymagania zostały w pełni spełnione w firmie sproof.

W jakich przypadkach używany jest podpis cyfrowy?

Podpis cyfrowy jest używany w neunerhaus w różnych przypadkach, zwłaszcza w przypadku umów i innych ważnych dokumentów, które wymagają szybkiego i bezpiecznego prawnie podpisu. Obejmuje to umowy z partnerami zewnętrznymi, wnioski o płatność, zatwierdzenia budżetu i inne dokumenty związane z biznesem, które muszą zostać podpisane przez kierownictwo wyższego szczebla. Od czerwca 2024 r. podpis cyfrowy jest również używany do dokumentów związanych z personelem, takich jak umowy o świadczenie usług, umowy dodatkowe, potwierdzenia zatrudnienia i certyfikaty dla pracowników.

Jak przebiegała integracja chmury?

Integracja rozwiązania chmurowego przebiegła sprawnie i sprawnie. Aby maksymalnie ułatwić przejście wszystkim pracownikom, stworzyliśmy wewnętrzne instrukcje, które krok po kroku wyjaśniają, jak podpisywać dokumenty za pomocą dowodu. My w zarządzie również intensywnie zajmowaliśmy się tym procesem na początku, ale w międzyczasie nowe procesy stały się bardzo dobrze ugruntowane. Dzięki przejrzystej strukturze sproof i intuicyjnemu interfejsowi użytkownika byliśmy w stanie łatwo zintegrować podpis cyfrowy z naszymi istniejącymi przepływami pracy.

Jakie standardy ma organizacja taka jak neunerhaus w zakresie bezpieczeństwa, zgodności i ochrony danych?

Jako organizacja społeczna, która pracuje z wrażliwymi danymi wielu osób, neunerhaus posiada najwyższe standardy bezpieczeństwa, ochrony danych i zgodności z prawem. W szczególności ochrona danych osobowych ma ogromne znaczenie, ponieważ należy utrzymać podstawę zaufania do naszych pracowników i partnerów.

Co szczególnie podoba Ci się w znaku proof?

Szczególnie doceniamy doskonałą obsługę klienta w sproof. Zgłoszenia są przetwarzane szybko i zorientowane na rozwiązania, a system jest stale rozwijany w oparciu o informacje zwrotne od użytkowników. Przyjazny dla użytkownika i intuicyjny interfejs znacznie ułatwia korzystanie z niego na co dzień. “Akademia”, do której można uzyskać dostęp bezpośrednio na koncie, oferuje również pomocne wsparcie w szybkim zapoznaniu się z funkcjami. Ogólnie rzecz biorąc, znak sproof w znacznym stopniu przyczynia się do zwiększenia wydajności i uproszczenia naszych procesów pracy.

Czy obiegi pracy związane z podpisami są używane w Twoim przypadku użycia?

Tak, w niektórych obszarach, takich jak kierownictwo wyższego szczebla i zasoby ludzkie, już teraz korzystamy z obiegu podpisów w pojedynczych przypadkach. Te przepływy pracy okazały się szczególnie pomocne w przypadku powtarzających się procesów, takich jak podpisywanie umów serwisowych lub dokumentów biznesowych. Jednak ze względu na naszą wielkość i stosunkowo nowe wdrożenie, wciąż jesteśmy na początku pełnej integracji tych przepływów pracy z naszymi procesami pracy.