LeasePlan to globalna firma specjalizująca się w dostarczaniu rozwiązań w zakresie leasingu samochodów i zarządzania flotą. LeasePlan zarządza flotą ponad 1,9 miliona pojazdów i oferuje firmom każdej wielkości kompleksową obsługę ich pojazdów użytkowych. Przy wyborze odpowiedniego dostawcy do digitalizacji procesów podpisu, sproof sign został wykorzystany do specjalnego przypadku użycia.

Nazwa firmy: Plan najmu

Krótki opis projektu:
Szczególny przypadek skłonił nas do zintegrowania platformy podpisu cyfrowego do interakcji między niektórymi z naszych głównych klientów”.

Dlaczego znak proof:
“Jedną z zalet szyldu sproof jest bardzo łatwa obsługa dużych ilości
Podpisywanie dokumentów (przesyłanie dokumentów i podpis wsadowy)”

Roland Woerle, kierownik projektu IT

Jak doszło do decyzji o wprowadzeniu podpisu cyfrowego?

Woerle: “Mieliśmy już platformę podpisów do składania podpisów elektronicznych i byliśmy z niej zasadniczo zadowoleni. Do niezbędnego wydania umów ok. 4 000 umów dla 1 500 klientów B2B musieliśmy znaleźć nowe rozwiązanie, dzięki któremu będziemy mogli wypełniać umowy w pełni elektronicznie, wysyłać je i przekazywać do naszych klientów w obiegu podpisów.

Naszym zadaniem było znalezienie dostawcy, który byłby w stanie technicznie obsłużyć te wolumeny, umożliwił techniczny standard podpisów kwalifikowanych i elastycznie reagował na nasze szczegółowe wymagania.

Skontaktowaliśmy się z kilkoma dostawcami z tymi wymaganiami, ale znaleźliśmy najlepsze rozwiązanie w postaci znaku proof”.

Dlaczego podpis kwalifikowany został wykorzystany wyłącznie w projekcie? Jakie kryteria były dla Ciebie decydujące w poszukiwaniu odpowiedniego dostawcy podpisu elektronicznego?

Woerle: “Niektórzy z naszych klientów czy dostawców chcieli podpisywać umowy jedynie za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego, innym wystarczał zaawansowany podpis. Z tego powodu musieliśmy elastycznie reagować na wymagania.”

Mówi się o “złożonych przebiegach podpisów”. Jak opiszesz przypadek użycia znaku sproof?

Woerle: “W LeasePlan utrzymujemy podejście zorientowane na usługi dla naszych klientów i tam, gdzie to możliwe, zawsze elastycznie reagujemy na różne potrzeby klientów. Tak było również w przypadku zbierania podpisów pod dokumentami zamówienia. 
Celem było wstępne wypełnienie około 4000 umów wszystkimi danymi umownymi i przygotowanie ich dla upoważnionych sygnatariuszy w taki sposób, aby można je było tylko sprawdzić, po prostu podpisać i odesłać bez większego wysiłku.

Czyli sygnatura stosu była używana bardzo intensywnie?

Woerle: “Podpis partii był używany głównie przez naszych dostawców, którzy musieli kontrasygnować umowy z klientami. Doceniają to, że tylko raz w tygodniu można było kontrasygnować wszystkie umowy zawarte do tej pory podpisem kwalifikowanym.
Wcześniej intensywnie testowaliśmy tę funkcję i tak długo, jak objętości danych w poszczególnych dokumentach nie były zbyt duże, proces ten przebiegał bez zakłóceń”.

“Jedną z zalet znaku proofa jest bardzo prosta obsługa dużych ilości dokumentów do podpisania (przesyłanie dokumentów i podpis wsadowy)”

Roland Woerle
Kierownik Projektów IT

Jaki był odzew ze strony klienta – czy podpis cyfrowy został rozpoznany?

Woerle: “Nasza baza klientów obejmuje zarówno małe i średnie przedsiębiorstwa, jak i największe firmy krajowe i międzynarodowe. Jednak akceptacja podpisów cyfrowych była bardzo zróżnicowana. Podczas gdy niektóre firmy były zaintrygowane sprawną obsługą podpisów elektronicznych, były też takie, które albo nie chciały podpisywać umów cyfrowo, albo których wewnętrzne zasady na to nie pozwalały. Tutaj klienci mogą pobrać umowy w formacie PDF, podpisać je ręcznie, a następnie ponownie przetworzyć za pomocą Sproof w celu uzyskania kontrasygnaty.

Nadal widzę pewne zaległości do nadrobienia dla Austrii i mam nadzieję, że firmy takie jak Sproof z krajowym rozwiązaniem stworzą niezbędne zaufanie i umożliwią naszym firmom bezpieczne, godne zaufania i w pełni zdigitalizowane rozwiązanie, aby osiągnąć wiele oszczędności procesów, czasu i kosztów”.

Jakie standardy w zakresie bezpieczeństwa danych i zgodności z przepisami musi spełniać oprogramowanie w Twojej firmie?

Woerle: “Oczywiście ważne było, aby rozwiązanie do obsługi podpisów spełniało wszystkie wymogi dotyczące ochrony danych. Ponieważ było to rozwiązanie chmurowe, nie musieliśmy się martwić o hosting dokumentów”.

Co szczególnie podoba Ci się w znaku proof?

Woerle: “Oprócz cech technicznych decydujące były dla nas szybka reakcja i realizacja naszych wymagań oraz dobra współpraca z zespołem sproof.
Firma SPROOF była bardzo dynamiczna i profesjonalna w obsłudze, co bardzo doceniliśmy w tym projekcie. Ostatecznie wszystko poszło bardzo sprawnie i byliśmy bardzo zadowoleni. “