“Naše odvetvie je o záväzkoch a dôvere. Digitálny podpis v najvyššej kvalitatívnej triede sa pre nás stal bežnou formou na prijímanie záväzných rozhodnutí alebo ich získavanie digitálnou formou.”

Dr. Christian Zwick | Partner

Binder Grösswang je už 60 rokov jednou z popredných rakúskych advokátskych kancelárií so sídlom vo Viedni a Innsbrucku. Viac ako 100 právnikov a objem transakcií vo výške 50 miliárd eur hovoria za všetko. Po prijatí rozhodnutia o integrácii platformy pre digitálny podpis sa po náročnej fáze hodnotenia ako favorit ukázala spoločnosť sproof.

“Je pre nás veľkou cťou, že sa nám podarilo presvedčiť spoločnosť Binder Grösswang, ako zavedenú, ale predovšetkým inovatívnu právnickú firmu, o spoločnosti sproof a získať si jej dôveru,” hovorí Dr. Fabian Knirsch, zakladateľ a technický riaditeľ spoločnosti.

Spoločnosť Binder Grösswang – najmä tím okolo Dr. Christiana Zwicka – podpisuje digitálne, keď je to právne možné. “V zásade podpisujeme vždy, keď je potrebné vymeniť pero. Ide takmer o všetky dokumenty v Rakúsku, keďže podľa občianskeho práva platí zásada slobody formy,” hovorí Dr. Zwick.

Pri týchto dokumentoch sa okrem iného používa digitálny podpis:

• Powers
• Kúpne zmluvy
• Dohody o mlčanlivosti
• Rozhodnutia

2 presvedčivé dôvody, prečo sa právnici spoliehajú na digitálny podpis

Právnické povolanie bolo vždy trvalou súčasťou každej fungujúcej spoločnosti. Základom je dôvera a dobrá komunikácia medzi právnikmi a klientmi. Možno to znie trochu dogmaticky, ale: Pokiaľ ide o postupujúcu digitalizáciu, právny priemysel určite nie je priekopníkom. Je to pravdepodobne preto, že tradičné techniky a pracovné postupy, ktoré boli zavedené a osvedčené po stáročia, nechcú byť nahradené.

Ale aj “právnická profesia” si v súčasnosti z rôznych dôvodov uvedomuje silné stránky zmysluplnej digitalizácie. Či už ide o digitálny zákon namiesto bujnejúcich archívov, alebo dokonca o experimentovanie s rôznymi digitálnymi aplikáciami typu “speech to text”, ktoré by mohli na niektorých miestach odbremeniť sekretariát alebo ho dokonca v budúcnosti nahradiť pri mnohých papierových úkonoch.

Na vzostupe je najmä možnosť digitalizácie, ktorá má veľký potenciál aj pre právny priemysel: digitálny podpis!

Vyhlásenia, uznesenia a zmluvy – to všetko sú dokumenty, ktoré musia byť podpísané jednou alebo viacerými osobami. Dokonca aj dokument, na ktorom sa musia analogicky podpísať tri osoby, znamená celkovo približne 45 minút: To zahŕňa tlač v troch vyhotoveniach, zasielanie dokumentov poštou alebo koordináciu spoločného stretnutia na podpis. Toto plytvanie zdrojmi je zbytočné.

V súkromnom sektore sa digitálny podpis už presadil v Rakúsku vo forme “podpisu mobilného telefónu”. Túto bezplatnú štátnu službu už niekoľko rokov využíva mnoho rakúskych občanov.

Samotný “len” digitálny podpis je však v obchodnom prostredí zvyčajne nedostatočný. Chýbajú technické možnosti, nástroj alebo platforma, ktorá by dokázala zmapovať prípady použitia a “priebeh podpisu” špecifické pre dané odvetvie alebo spoločnosť. Súvisiaci zdieľaný “dashboard” poskytuje dobrý prehľad o dôležitých dokumentoch. To si vyžaduje centrálnu správu všetkých používateľov a správu práv a rolí. To má tiež mnoho výhod.

V mnohých spoločnostiach, bez ohľadu na ich veľkosť alebo odvetvie, je platforma digitálneho podpisu neoddeliteľnou súčasťou mnohých štandardných pracovných postupov. Táto právne uznávaná technológia sa už používa v právnom sektore, v daňovom systéme, vo finančnom sektore, ale aj vo veľkých medzinárodne pôsobiacich špičkových spoločnostiach s prísnymi smernicami v oblasti IT a tiež vo verejnom sektore.

Namiesto atramentu a papiera: kryptografické šifrovanie a digitálny doklad totožnosti

Digitálny podpis je nevyhnutným stavebným prvkom digitálnej transformácie. Napriek tomu mnohí pochybujú o tom, či je digitálny podpis právne platný, a teda v súlade s právnymi predpismi. Digitálne podpisy a ich záväznosť sú však v Európskej únii presne definované a regulované. V roku 2006 boli nariadením eIDAS (EÚ) č. 910/2014 (Elektronická identifikácia a autentifikačné služby) stanovené predpisy pre Európu týkajúce sa najvyššej bezpečnosti a súladu digitálneho podpisu. Nariadenie upravuje právne uznávanie elektronického preukazovania totožnosti a autentifikačných služieb, čím sa posilňuje dôvera v elektronickú komunikáciu medzi spoločnosťami a občanmi a výrazne sa uľahčujú cezhraničné služby a obchodné procesy všetkého druhu.

V nariadení eIDAS sú presne definované tri štandardy digitálneho podpisu z hľadiska právnej platnosti: jednoduchý, zdokonalený a kvalifikovaný.

Podpisy vyzerajú na prvý pohľad takmer rovnako, ale ich postavenie a záväznosť sú veľmi odlišné. Iba “kvalifikovaný elektronický podpis”, známy aj ako QES, je právne porovnateľný s podpisom (pozri § 4 ods. 1 rakúskeho zákona o podpise a dôveryhodných službách (SVG)).

Vzhľadom na najvyššiu úroveň zhody a bezpečnosti mnohé advokátske kancelárie zvažujú len kvalifikovaný elektronický podpis. Digitálny podpis, ktorý je rovnocenný s tradičným papierovým podpisom.

Ako však vzniká vysoká úroveň zabezpečenia z technického hľadiska? V čom spočíva vysoká dôkazná hodnota kvalifikovaného elektronického podpisu?

4 Kvalifikovaný podpis: Žiadne tajomstvo

Hoci sa príslušné odborné médiá vždy snažia kvalifikovaný elektronický podpis predstaviť v čo najkomplikovanejšom a najtechnickejšom svetle, my v spoločnosti sproof sme si dali za úlohu túto údajnú “záhadu” v skratke rozlúštiť.

Rovnako ako pri mnohých iných elektronických právnych alebo bankových transakciách musíte byť schopní 100% bezpečne preukázať svoju vlastnú totožnosť. Na začiatku sa to uskutoční prostredníctvom krátkeho (približne 10-minútového videoidentifikačného postupu), v ktorom vaše osobné údaje a tiež biometrické údaje skontroluje štátom uznaná služba (poskytovateľ dôveryhodných služieb).

Potom budete môcť pomocou aplikácie v mobilnom telefóne dodatočne overiť každý digitálny podpis, ktorý urobíte. Mobilný telefón je teda popri vašej e-mailovej adrese, ktorú aj tak potrebujete na podpisovanie a získavanie podpisov, vaším druhým bezpečnostným faktorom.

Samotné podpísané dokumenty sú digitálne zašifrované pomocou kryptografických metód. Dokument môžu upravovať alebo len podpisovať iba vlastníci dokumentu alebo tí, ktorí boli k podpisu prizvaní. Každý dokument je vždy vybavený jedinečným kryptografickým kľúčom, ktorý nemôže vidieť žiadna osoba ani žiadny počítač. Platnosť a dôkazná hodnota dokumentu je tiež nezávislá od použitej podpisovej platformy, pretože kryptografický kľúč (alebo “hash hodnota”) je vyrazený v samotnom súbore pdf. V dôsledku toho nie je účelom ani akákoľvek tlač a fyzická archivácia dokumentu, pretože vysledovateľnosť zaniká vytlačením dokumentu.

Na overenie platnosti elektronického podpisu a súladu s vyššie uvedeným sa podpísaný (digitálny!) dokument musí skontrolovať pomocou vnútroštátnych služieb overovania podpisov, napr. prostredníctvom rakúskeho komunikačného úradu:
https://www.rtr.at/TKP/was_wir_tun/vertrauensdienste/Signatur/signaturpruefung/Pruefung.de.html
platformy, ako je sproof, ponúkajú integrovanú službu testovania ako samotnú platformu.

Stručne povedané: kvalifikovaný digitálny podpis je 100 % odolný voči falšovaniu a právne platný. Vlastnoručný podpis je tiež 100 % právne platný, ale nikdy nie je 100 % odolný voči falšovaniu.

5 Na začatie práce s kvalifikovaným digitálnym podpisom netreba veľa.

Hoci sú digitálne podpisy technicky náročné a z pohľadu výrobcu si vyžadujú osobitnú mieru zodpovednosti, podpisy, ktoré sa nimi vytvárajú, ponúkajú vysoký stupeň záväznosti. Široké spektrum používateľov, od právnikov cez sekretárky až po klientov, však musí mať možnosť pracovať jednoducho, rýchlo a intuitívne.

Technická zložitosť je úplne skrytá pomocou sproofu a vytvára sa jednoduchý a nízkoprahový prístup. Philipp Gernerth je v spoločnosti sproof zodpovedný za UI a UX (User Interface and User Experience).

“Vyvíjame moderný, technicky vysoko sofistikovaný produkt, ktorý ponúka najvyššie záruky bezpečnosti a záväzkov. Napriek tomu musí byť jeho používanie jednoduché a intuitívne. Inak sa minieme účinkom,” vysvetľuje Philipp Gernerth, ktorý je v spoločnosti sproof okrem iného zodpovedný za UX (user experience) a UI (usability).

Z pohľadu používateľa kvalifikovaný elektronický podpis v podstate znamená:

• Máte dokument, ktorý sa má podpísať a ktorý je vo formáte Word alebo PDF. Tento dokument vložíte do podpisového softvéru a podpíšete ho. Podpisový softvér nájdete na adrese https://sign .sproof.com . Môžete začať kedykoľvek bezplatne.
• Pre kvalifikovaný elektronický podpis sa vyžaduje jednorazová identifikácia. To znamená, že sa musíte identifikovať v krátkom videohovore (“Video-Ident-Procedure”) a ukázať svoj (platný) cestovný pas alebo občiansky preukaz. Táto identifikácia sa vyžaduje len raz a potom platí päť rokov alebo (ak nastane skôr) do skončenia platnosti vášho dokladu totožnosti.
• V priebehu identifikácie si do mobilného telefónu nainštalujete aplikáciu, prípadne – ak si aplikáciu nemôžete alebo nechcete nainštalovať – neskôr dostanete jednorazový kód prostredníctvom SMS.
• Ak chcete podpísať dokument, vyberte umiestnenie digitálneho podpisu a prípadne nahrajte obrázok vlastnoručného podpisu. Teraz autorizujte podpis v mobilnom telefóne prostredníctvom aplikácie alebo zadajte jednorazový kód prijatý prostredníctvom SMS. Obrázok vášho podpisu tu nemá žiadny právny význam, ale umožňuje bežné a známe zobrazenie podpisu. Právne záväzný podpis sa aplikuje na pozadí “neviditeľne” čisto digitálne.
  Dokument je teraz právne digitálne podpísaný. Pomocou funkcie sproof sa vykonáva aj konverzia do formátu PDF/A, ktorá je obvyklá alebo ju vyžadujú právnici. Vy, vaši klienti alebo súd môžete kedykoľvek skontrolovať zhodu dokumentu a elektronického podpisu, a to aj v rámci služby štátnej kontroly RTR.

6 Citlivé údaje v bezpečných rukách

Pri používaní služieb digitálneho podpisu zohráva ochrana údajov osobitnú úlohu. Je to dôležité najmä v prípade takzvaného “cloudového softvéru” (t. j. softvéru, ktorý sa nemusí inštalovať, ale môže sa používať priamo prostredníctvom webového prehliadača a internetu). To ponúka výhodu, že je pripravený na okamžité použitie bez vlastného hardvéru alebo IT projektu. Okrem toho je možné k softvéru pristupovať odkiaľkoľvek vrátane mobilných zariadení. Prenos údajov je vždy najmodernejší a šifrovaný na najvyššej úrovni zabezpečenia.

“Cloud funguje od prvého dňa. Všetko je obsluhované spoločnosťou sproof, spĺňa európsku ochranu údajov, a preto je ideálny aj pre nás právnikov.

Dr. Christian Zwick
Binder Grösswang

Pokiaľ ide o ochranu údajov, na jednej strane musia byť splnené právne požiadavky v zmysle GDPR a na druhej strane musí byť zaručená najvyššia úroveň bezpečnosti z hľadiska IT bezpečnosti. Poskytovateľ podpisového softvéru sproof zaručuje oboje tým, že údaje ukladá a spracúva výlučne v dátových centrách v Európskej únii a vyhýba sa akýmkoľvek odkazom na USA. Koncept vymazávania, ktorý je neoddeliteľnou súčasťou riešenia, ako aj zmluvná dohoda o spracovaní údajov založená na vzore EÚ takisto zaručujú najvyšší štandard ochrany údajov z právneho hľadiska.

Výsledok

Výhody digitálneho podpisu sú zrejmé: je rýchly, jednoduchý a predovšetkým 100 % bezpečný. Čoraz viac právnikov si to uvedomuje a využíva digitálny podpis vo svojej práci. Ide o jasný trend, ktorý bude pokračovať aj v nasledujúcich rokoch.