HOGAST je nákupné družstvo, ktoré sa okrem celkového obstarávania tovaru zaoberá aj oblasťami elektrickej energie, pohonných hmôt, telefonovania a mnohými ďalšími témami a vždy zabezpečuje, aby jeho členské spoločnosti mali tie najlepšie podmienky a optimalizované procesy a aby mohli očakávať významné výhody vo všetkých príslušných oblastiach nákupu a služieb.

Spoločnosť HOGAST bola založená pred viac ako 45 rokmi so základnou myšlienkou vytvárať cenové výhody prostredníctvom združovania množstiev medzi spoločnosťami a odbremeniť jednotlivé spoločnosti od rutinných úloh.

V súčasnosti je HOGAST najväčšou spoločnosťou v oblasti hotelierstva a gastronómie v Rakúsku a má viac ako 3 200 členských spoločností s obratom 415 miliónov eur. Dcérska spoločnosť v Mníchove je zodpovedná za obsluhu regiónu južného Nemecka. Okrem toho do skupiny HOGAST patrí aj HOTEL GASTRO POOL pre menšie hotely a reštaurácie, ako aj HANDOVER pre zariadenia v sociálnom sektore.

Názov spoločnosti: HOGAST

Krátky popis projektu:
“… kvôli skrátenej pracovnej dobe a home office sme sa nevyhnutne museli zamyslieť, pretože bez nového digitálneho systému by sme už neboli schopní podpisovať zmluvy, faktúry a objednávky.”

Prečo sproof sign:
“Na sproof sign sa nám páči najmä jeho jednoduché používanie. Nielenže môžete rýchlo nájsť nahrané dokumenty, ale vďaka novej funkcii môžete tiež určiť, kde sa má dokument podpísať. Vďaka tomu si jednoducho všímame, že sa v sproof sign stále niečo deje, t. j. pracuje sa na rozšíreniach a aktualizáciách, čo je pre nás super dôležité.

Ako došlo k rozhodnutiu zaviesť digitálny podpis?

Sigmond: “Pre nás ako spoločnosť boli pri výbere riešenia digitálneho podpisu rozhodujúce dva aspekty. Jedným z nich bola pandémia Corona, pretože skrátená pracovná doba a home office nás prinútili prehodnotiť situáciu, pretože bez nového digitálneho systému by sme už neboli schopní podpisovať zmluvy, faktúry a objednávky.

Druhým aspektom, o ktorom sa s vedením spoločnosti už nejaký čas diskutuje, je, že sme sa ako spoločnosť zamerali na digitalizáciu a udržateľnosť zároveň.

Keď sme sa na to zamerali, konečne nastal bod, keď sme sa rozhodli všetko podpisovať digitálne a keď je možné zaobísť sa bez všetkých papierových faktúr a zmlúv.”

V ktorých prípadoch použitia sa používa digitálny podpis?

Sigmond: “V podstate sme spojovacím článkom medzi našimi dodávateľmi a zákazníkmi alebo členmi. To však zároveň znamená, že všetky faktúry a objednávky prechádzajú cez spoločnosť HOGAST a my ich potom musíme v niektorých prípadoch podpisovať a spolupodpisovať. Reťazec podpisov si možno predstaviť ako trojuholník medzi dodávateľom, členom a spoločnosťou HOGAST.

Príkladom, kde sa digitálny podpis využíva a úplne pomáha, je nástup nových dodávateľov. Existujú aj zmluvy, ktoré je potrebné nejakým spôsobom podpísať. Predtým, ako sme sa rozhodli pre riešenie elektronického podpisu, sme museli najprv všetko posielať poštou v papierovej forme a čakať.
Vzhľadom na to, že celú spoločnosť vlastne tvoria štyri spoločnosti, v tejto aplikácii sa musí dodávateľský partner podpísať raz a spoločnosť HOGAST štyrikrát. Mohlo trvať dva až tri týždne, kým všetko dorazilo späť k nám. S digitálnym riešením od spoločnosti sproof sign je všetko oveľa rýchlejšie.

Elektronický podpis však používame aj pri preberaní zásielok. Je to preto, že všetky potvrdenia objednávok nad 7 500 eur musíme podpísať my po tom, čo ich už podpísal zákazník a dodávateľ. Je to otázka zodpovednosti! Spoločnosť HOGAST ručí za svojich zákazníkov aj v prípade, že sa dostanú do konkurzu alebo platobnej neschopnosti. Vtedy platíme faktúry za našich členov, ale len vtedy, ak potvrdenie objednávky alebo objednávka boli predtým nami kontrasignované. Toto je pre našich členov a dodávateľov naozaj dôležitý aspekt.”

Aké štandardy z hľadiska bezpečnosti údajov a zhody musí softvérové riešenie spĺňať vo vašej spoločnosti?

Sigmond: “Ochrana údajov je v súčasnosti veľmi aktuálnou témou a v súčasnosti je jednoducho základnou požiadavkou. Všetko musí byť v poriadku. Pre nás však bola dôležitá aj používateľská prívetivosť, aby sa softvér ľahko používal a aby ste mohli ušetriť čas. “

Preto našim 7 000 zákazníkom s čistým svedomím odporúčame spoločnosť sproof.

Peter Sigmond
Senior Merchandise Manager

Čo sa vám na značke sproof sign obzvlášť páči?

Sigmond: Na značke sproof sa nám páči najmä jej jednoduché používanie. Nielenže môžete rýchlo nájsť nahrané dokumenty, ale vďaka novej funkcii môžete tiež určiť, kde sa má dokument podpísať. V dôsledku toho si jednoducho všímame, že sa v sproof sign stále niečo deje, t. j. pracuje sa na rozšíreniach a aktualizáciách, čo je pre nás super dôležité. Ale aj keď sa z našej strany vyskytne otázka týkajúca sa elektronického podpisu alebo novej funkcie, vždy sa môžeme obrátiť na skvelú a rýchlu podporu.”

Existujú nejaké špeciálne výhody sproof sign, ktoré sú vo vašom odvetví obzvlášť výhodné?

Sigmond: V budúcnosti by sme chceli, aby bol sproof sign zabudovaný do systémov tretích strán. Samozrejme, zaujímavá by bola aj samostatná aplikácia. Momentálne je to stále webová platforma, kde nahrávanie veľkého množstva údajov môže trvať trochu dlhšie.

Príjemné na značke sproof však je, že vďaka blízkemu kontaktu už vieme, že sme v spoločnosti sproof presne na tom správnom mieste. Pretože aj keď nám niečo nesedí, pracujeme na ďalšom vývoji a integrujeme nové funkcie do softvéru. Preto spoločnosť sproof s čistým svedomím odporúčame našim 7 000 zákazníkom.