ÖH FH Horné Rakúsko zastupuje študentov voči Univerzite aplikovaných vied Horné Rakúsko. Okrem zákonného mandátu zastupovať študentov je ÖH FH OÖ verejnoprávnou korporáciou a podlieha mnohým nariadeniam, zákonom a kontrolnému orgánu na spolkovom ministerstve.
Hornorakúska univerzita aplikovaných vied (FH OÖ) ponúka študijné programy zamerané na prax na štyroch miestach: Hagenberg (informatika, komunikácia a médiá), Linz (zdravotnícka technika a sociálne vedy), Steyr (obchod a manažment) a Wels (technika a prírodné vedy). Od svojho založenia v roku 1993 sa Hornorakúska univerzita aplikovaných vied vypracovala na poprednú vzdelávaciu inštitúciu, na ktorú sa v akademickom roku 2023/2024 zapíše viac ako 5 000 študentov.
Názov organizácie:
ÖH FH Horné Rakúsko
Stručný opis projektu:
Digitalizácia študentskej únie: Zavedenie digitálneho podpisu na zvýšenie efektívnosti administratívnych procesov
Prečo sproof sign:
sproof sign ponúka významnú výhodu vďaka možnosti pozvať externé osoby na podpisovanie prostredníctvom e-mailu. Títo ľudia potom môžu jednoducho podpisovať dokumenty v celej EÚ pomocou širokej škály podpisových metód.
Ako došlo k rozhodnutiu zaviesť digitálny podpis?
V rámci študentskej únie existujú rôzne úrovne zastúpenia a správy. To si vyžaduje každodenné vydávanie rôznych dokumentov a schvaľovanie platieb. Pre tieto prípady použitia sa vyžaduje použitie kvalifikovaného podpisu alebo alternatívne fyzických podpisov a ich originálov. Je to skutočne časovo náročný proces. Aby sme mohli investovať viac času do našej skutočnej úlohy, ktorou je reprezentačná práca, rozhodli sme sa digitalizovať a modernizovať naše administratívne procesy a úlohy. Z tohto dôvodu sme tiež pripojili nástroj sproof sign k nášmu internému nástroju na správu rozpočtu, aby sme v budúcnosti mali dokumenty digitálne podpísané 3 potrebnými osobami a nemuseli si ich vymieňať e-mailom a posielať.
Aké kritériá boli pre vás rozhodujúce pri hľadaní správneho poskytovateľa elektronických podpisov?
Pri hľadaní vhodného poskytovateľa elektronického podpisu bolo pre nás rozhodujúcich niekoľko kritérií. Kľúčovým aspektom bolo pripojenie API, keďže ho potrebujeme vytvoriť zo systému tretej strany. Okrem toho bolo dôležité, aby sa na podpisovanie e-mailom dali jednoducho pozvať aj externé osoby. Ďalším kritériom bola používateľská prívetivosť a modernosť softvéru, ktorá sa mala prejaviť v intuitívnom používateľskom rozhraní. Poskytovateľ, ktorý spája všetky tieto požiadavky v cenovo dostupnom softvéri, je pre nás veľkou výhodou a myslím si, že je to veľmi veľký plusový bod pre sproof sign. Aj z týchto dôvodov sme sa rozhodli spolupracovať so spoločnosťou sproof.
V ktorých prípadoch použitia sa používa digitálny podpis?
Digitálny podpis používame na rôzne účely. Na jednej strane ich používame na schvaľovanie platieb, čo umožňuje rýchle a bezpečné schvaľovanie finančných transakcií. Na druhej strane ich používame na interné dokumenty s cieľom optimalizovať pracovné procesy a znížiť administratívnu náročnosť. Okrem toho používame digitálny podpis pre dokumenty študentov Vysokej školy aplikovaných vied v Hornom Rakúsku. Tieto dokumenty potvrdzujú, že študenti v Rakúskej študentskej únii (ÖH) vykonávajú určitú funkciu. Digitálny podpis nám umožňuje vytvárať a odosielať tieto potvrdenia nekomplikovaným a právne vyhovujúcim spôsobom. Široké možnosti využitia digitálneho podpisu nám umožňujú pracovať efektívnejšie a zároveň zabezpečiť bezpečnosť našich dokumentov.
Ako fungovala integrácia cloudu?
Integráciu cloudu realizoval partner a prebehla bez problémov. Integrácia API fungovala dobre a umožnila nám bezproblémovo prepojiť naše existujúce systémy s novým riešením podpisu. Zmena príslušných procesov pre zamestnancov a ich zavedenie do týchto nových, moderných spôsobov práce je však proces, ktorý si vyžaduje čas.
Aké normy z hľadiska bezpečnosti údajov a zhody musí softvérové riešenie vo vašej organizácii spĺňať?
Aj my ako Hornorakúsky študentský zväz podliehame bežným predpisom a zákonom. Softvérové riešenie, ktoré používame na digitálne podpisy, musí preto spĺňať niekoľko noriem z hľadiska bezpečnosti údajov a dodržiavania predpisov. Na jednej strane je nevyhnutné, aby riešenie na podpisovanie spĺňalo nariadenie EÚ eIDAS, pretože to definuje právny rámec pre elektronické podpisy v Európskej únii. Okrem toho musí byť softvér v súlade s platnými vnútroštátnymi zákonmi a predpismi, aby sme boli právne chránení. Netreba zabúdať, že musí byť v súlade s nariadením GDPR. Naše riešenie je v zásade navrhnuté tak, aby zabezpečilo, že všetky osobné údaje a dokumenty budú spracované a uložené v súlade s prísnymi požiadavkami nariadenia GDPR.
Čo sa vám na značke sproof sign obzvlášť páči?
Na programe sproof sign sa mi páči najmä prehľadná a moderná prezentácia všetkých aplikácií, ako aj praktická funkcia filtra na rýchlu identifikáciu otvorených dokumentov na podpisovanie. Samozrejme, užitočná je aj dávková funkcia, ktorá umožňuje efektívne pridávať QES k veľkému množstvu dokumentov súčasne. Najmä pri spracovaní až 400 dokumentov je táto funkcia skutočným uľahčením každodennej práce.
Samozrejme, užitočná je aj dávková funkcia, ktorá umožňuje efektívne pridávať QES do veľkého množstva dokumentov súčasne. Najmä pri spracovaní až 400 dokumentov je táto funkcia skutočným uľahčením každodennej práce.
Sascha Bauer
Predseda študentskej únie Univerzity aplikovaných vied Horného Rakúska
Existujú nejaké špeciálne výhody sproof sign, ktoré sú vo vašom odvetví obzvlášť výhodné?
sproof sign nám ponúka významnú výhodu v možnosti pozvať externé osoby na podpisovanie prostredníctvom e-mailu. Títo ľudia potom môžu jednoducho podpisovať dokumenty v celej EÚ pomocou širokej škály podpisových metód.
