Spoločnosť eMoveUs poskytuje riešenia pre elektrické a elektromechanické systémy premeny energie v hnacom ústrojenstve na úrovni elektronického hardvéru, softvéru, elektromagnetiky a mechaniky s cieľom zabezpečiť efektívnu a udržateľnú mobilitu pre všetkých. Vďaka integrácii sproof sign spoločnosť digitalizuje a zrýchľuje interné zmluvné procesy.
Názov spoločnosti:
eMoveUs GmbH
Stručný opis projektu:
Digitalizácia spracovania zmlúv a interných zmluvných procesov s cieľom efektívnejšieho využívania zdrojov a zvýšenia rýchlosti spracovania.
Prečo sproof sign:
“Najmä pri spracovaní zmlúv, dodávateľských dohôd, NDA a interných schválení sme si všimli, že tradičná papierová cesta, najmä v čase práce na diaľku, je časovo náročná a náchylná na chyby. To viedlo k oneskoreniam a ďalšej administratívnej záťaži, preto sme chceli optimalizovať obeh dokumentov a modernizovať obchodné procesy.”
Ako došlo k rozhodnutiu zaviesť digitálny podpis?
Ako malá stredne veľká začínajúca spoločnosť v automobilovom priemysle sme stáli pred výzvou zefektívniť naše interné procesy a skrátiť čas spracovania. Najmä pokiaľ ide o spracovanie zmlúv, dodávateľských zmlúv, NDA a interných schválení, všimli sme si, že tradičná papierová cesta je časovo náročná a náchylná na chyby, najmä v čase práce na diaľku. To často viedlo k oneskoreniam, dodatočným nákladom a zvýšenej administratívnej práci, preto sme chceli optimalizovať obeh dokumentov a modernizovať obchodné procesy.
Ako dôležitá je digitálna transformácia pre vašu spoločnosť? Ako sa na nej podpísala predtým?
Digitálna transformácia zohráva v našej spoločnosti ústrednú úlohu, pretože nám ponúka možnosť efektívnejšie a pružnejšie reagovať na výzvy v automobilovom priemysle. Pre nás ako začínajúci podnik je digitalizácia rozhodujúcou pákou na zabezpečenie našej konkurencieschopnosti a zabezpečenie budúcnosti nášho podnikania. Využívaním digitálnych technológií môžeme optimalizovať procesy, zlepšiť internú spoluprácu aj spoluprácu s externými partnermi a zároveň znížiť náklady.
Pred zavedením digitálneho podpisu sa všetky podpisy vykonávali tradičným spôsobom: zmluvy a dôležité dokumenty sa vytlačili, podpísali ručne a potom sa poslali poštou, kuriérom alebo e-mailom, aby sa zozbierali ďalšie podpisy. Tento proces bol časovo náročný, neefektívny a náchylný na oneskorenia, najmä ak bolo potrebných viac podpisov alebo bolo potrebné vymeniť dokumenty medzi rôznymi lokalitami. Okrem toho papierový prístup zvyšoval riziko chýb, strát a neúplných archívov.
Aké kritériá boli pre vás rozhodujúce pri hľadaní správneho poskytovateľa elektronických podpisov?
Pri výbere správneho poskytovateľa elektronického podpisu bolo pre nás rozhodujúcich niekoľko kritérií. Spočiatku bola prioritou bezpečnosť, keďže digitálny podpis sa používa na dôležité zmluvy a dokumenty, ktoré obsahujú dôverné informácie. Poskytovateľ s vysokými bezpečnostnými štandardmi, ako sú šifrovacie technológie a súlad s predpismi o ochrane údajov, napríklad GDPR, bol preto nevyhnutnosťou.
Okrem toho bola veľmi dôležitá jednoduchosť používania. Poskytovateľ by mal ponúkať intuitívnu a ľahko použiteľnú platformu, aby naši zamestnanci mohli hneď začať pracovať bez veľkého školenia. Dôležitým faktorom bola aj kompatibilita s našimi existujúcimi systémami a bezproblémová integrácia do našich pracovných postupov.
V neposlednom rade zohrala úlohu aj cena a flexibilita ponuky. Zámerne sme hľadali európskeho poskytovateľa, ktorý ponúka transparentnú štruktúru nákladov a poskytuje škálovateľné riešenia, ktoré môžu rásť spolu s našou spoločnosťou. Dôležitým kritériom bola aj podpora a zákaznícky servis, aby sme v prípade otázok alebo problémov získali rýchlu podporu.
Najmä pri spracovaní zmlúv, dodávateľských zmlúv, NDA a interných schválení sme si všimli, že tradičná papierová cesta je časovo náročná a náchylná na chyby, najmä v čase práce na diaľku. To často viedlo k oneskoreniam, dodatočným nákladom a zvýšenej administratívnej práci, preto sme chceli optimalizovať obeh dokumentov a modernizovať obchodné procesy.
Christopher Pizarro
Rozvoj obchodu a riadenie projektov
V ktorých prípadoch použitia sa používa digitálny podpis?
Hlavnou oblasťou použitia je spracovanie zmlúv, najmä dodávateľských a servisných zmlúv, kúpnych zmlúv, NDA a rámcových dohôd, ktoré často vyžadujú niekoľko podpisov.
Aké štandardy z hľadiska bezpečnosti údajov a zhody musí softvérové riešenie spĺňať vo vašej spoločnosti?
V našej spoločnosti musí softvérové riešenie spĺňať prísne normy z hľadiska bezpečnosti údajov a zhody, aby sa zabezpečila ochrana citlivých informácií. V prvom rade to zahŕňa dodržiavanie všeobecného nariadenia o ochrane údajov (GDPR), aby sa zabezpečilo bezpečné a zodpovedné spracovanie osobných údajov. Šifrovacie technológie na prenos aj ukladanie údajov sú nevyhnutné na zabránenie neoprávnenému prístupu. Prioritou je pre nás aj viacfaktorová autentifikácia (MFA) a správa prístupu, aby sme zabezpečili, že k našim systémom a údajom budú mať prístup len oprávnené osoby.
Čo sa vám na značke sproof sign obzvlášť páči?
Na systéme sproof sign sa nám páči najmä kombinácia vysokej bezpečnosti a jednoduchého používania, ako aj intuitívne používateľské rozhranie, ktoré umožňuje našim zamestnancom rýchlo používať platformu bez dlhého školenia. Integrácia s našimi existujúcimi systémami prebehla hladko a flexibilné možnosti prispôsobenia platformy sproof sign sa dokonale prispôsobujú našim špecifickým požiadavkám a pracovným postupom.
