Digitalizácia napreduje vo všetkých oblastiach každodenného života. Mnohé verejne známe spoločnosti sa však stále pohybujú prevažne v analógovom svete.
V prípade Federálnej účtovnej agentúry je situácia iná! Spoločnosť, ktorá má 500 zamestnancov, pôsobí na 7 miestach v celom Rakúsku a spolieha sa na vedomú a dlhodobo plánovanú stratégiu digitalizácie.
“Sme takmer povinní zaviesť digitalizačné procesy veľmi rýchlo,” hovorí Mag. DI (FH) Alexander Sellner, IT manažér Spolkovej účtovnej agentúry.
Dôsledok: zavedenie platformy digitálneho podpisu ako ďalší krok k optimalizácii procesov. Vďaka tomu je jeden z najdôležitejších prevádzkových procesov – bezpečné a právne platné podpisovanie dokumentov – oveľa jednoduchší.
Východisková situácia
Digitalizácia je na perách všetkých a rovnako aj zodpovedných vo verejných spoločnostiach. Čoraz viac spoločností sa už spolieha na bezpapierovú kanceláriu, prepája svoje pobočky do siete alebo ponúka nové služby online. Týmto spôsobom zlepšujú zákaznícku skúsenosť, ale aj spoluprácu s partnermi, dodávateľmi a všetkými ostatnými zainteresovanými stranami.
Pri posudzovaní ďalších digitalizačných opatrení pre vlastnú spoločnosť si vrcholový manažment federálnej účtovnej agentúry rýchlo uvedomil, že zavedenie platformy digitálneho podpisu by mohlo priniesť obrovské výhody. Táto forma podpisovania je v celej Európe stopercentne rovnocenná s vlastnoručným podpisom a podlieha prísnym usmerneniam nariadenia (EÚ) č. 910/2014 o elektronickej identifikácii a autentifikačných službách (eIDAS).
Mnohí majitelia firiem si však neuvedomujú výhody celopodnikovej platformy na digitálne podpisovanie dokumentov. Proti zavedeniu podpisovej platformy sa stále drží veľmi dôsledné “krédo”: “Mám mobilný podpis a už môžem digitálne podpisovať”.
V skutočnosti už takmer polovica rakúskych občanov využíva mobilný podpis ako bezplatnú službu elektronickej verejnej správy.
Samotný digitálny podpis je však v obchodnom prostredí zvyčajne úplne nedostatočný. Chýbajú procesy; pracovné postupy šité na mieru. Spoločný “dashboard”, aby ste mali dokonalý prehľad o dôležitých dokumentoch vo firme, a mnoho ďalšieho.
Niektoré medzinárodne pôsobiace spoločnosti sa už medzitým rozhodli pre digitálnu platformu, ktorá dokáže digitálne zmapovať všetky podpisové pracovné postupy a prípady použitia v spoločnosti.
BHAG sa spolieha na softvér z Rakúska.
V prvom kroku projektový tím BHAG pod vedením Sellnera vyhodnotil, ktorí európski a rakúski poskytovatelia sa už presadili a priniesli na trh výkonné nástroje.
“Nechceme robiť kompromisy pri ukladaní citlivých dokumentov. Tieto údaje majú byť na 100 % uložené v Európe. Podľa nášho názoru spoločnosť sproof spĺňa tieto kritériá tým, že si výslovne vybrala dátové centrá, ktoré sú nezávislé od amerických spoločností.
Mag. DI (FH) Alexander Sellner
Federálna účtovná agentúra
Okrem bezpečnosti a súladu uchovávania údajov má podpisová platforma podporovať rôzne podpisové procesy, ktoré sú súčasťou každodennej činnosti Federálnej účtovnej agentúry.
Pozornosť sa teda rýchlo upriamila na sproof. Po intenzívnom testovaní a audite bola nakoniec vybraná mladá spoločnosť s certifikátom IÖB. Cloudové riešenie sa dokázalo veľmi dobre prezentovať ako platforma typu “všetko v jednom” s najvyššími štandardmi bezpečnosti a ochrany údajov. “Boli sme naozaj mimoriadne poctení, že sme boli vybraní a že sme nakoniec dokázali splniť veľmi vysoké štandardy spolkovej účtovnej agentúry,” hovorí Dr. Fabian Knirsch, spoluzakladateľ a technický riaditeľ spoločnosti sproof GmbH.
Digitálny podpis výrazne šetrí zdroje už od jeho zavedenia.
Doterajšie ohlasy boli veľmi dobré. Mnohí zamestnanci, najmä v manažmente, používajú platformu na rôzne podpisové procesy a odvtedy merateľne ušetrili čas a zdroje. Dokumenty sa už nemusia tlačiť, podpisovať ručne, skenovať a posielať poštou, ale môžu sa digitálne podpísať niekoľkými kliknutiami.
Takže aj životné prostredie je spokojné! 500 listov papiera spotrebuje 7,5 kg dreva, 130 litrov vody a 26,8 kilowatthodín energie. Pozitívny vedľajší efekt, ktorý podnecuje čoraz viac podnikateľov k zavedeniu podpisovej platformy.
V prvom kroku po zavedení bola mimoriadne pôsobivá hladká integrácia platformy do IT prostredia spoločnosti. Vďaka cloudu trval onboarding len niekoľko hodín a po celý čas ho sprevádzal sproof.
Bezproblémová komunikácia a flexibilita presvedčili Alexandra Sellnera. “Spoločnosť sproof je otvorená spätnej väzbe a požiadavkám zákazníkov, a preto sa snaží o neustále zlepšovanie platformy,” vysvetľuje Sellner.
