neunerhaus pomáha ľuďom bez domova, bez prístrešia a bez poistenia nájsť cestu späť k samostatnému životu – bez ohľadu na to, aká hrboľatá môže byť cesta a koľko krokov si vyžaduje. V troch obytných budovách neunerhausu, ako aj v asistovanom bývaní so službami Housing First a Mobil sa každoročne stará o viac ako 1 000 bývalých bezdomovcov a ľudí bez domova a poskytuje im poradenstvo. V zdravotnom stredisku neunerhaus sa ročne ošetrí približne 6 000 ľudí.

Názov organizácie:
Neunerhaus

Stručný opis projektu:
Digitálna transformácia podpisových procesov a tým výrazné zníženie administratívnej náročnosti. Organizácia tak môže zefektívniť svoje interné procesy a uvoľniť viac času na priamu sociálnu prácu s ľuďmi bez domova a ohrozenými chudobou.

Prečo sprooof sign:
“Naše obmedzené časové zdroje v administratíve musíme využívať obzvlášť cieľavedome – digitálny podpis je tu veľkým zlepšením.”

Ako došlo k rozhodnutiu zaviesť digitálny podpis?

Vzhľadom na našu organizačnú štruktúru si väčšina dokumentov, ktoré podpisujeme, vyžaduje podpisy dvoch osôb. Do roku 2023 existovali podpisové zložky, ktoré sa prenášali z bodu A do bodu B – a veľa administratívneho úsilia: Bolo potrebné naplánovať čas na podpisovanie a kolegovia sa pravidelne pýtali na dokumenty a ich stav v procese podpisovania. Potom sa všetko muselo ručne skenovať a dodatočne archivovať v papierovej podobe. Svoje obmedzené časové zdroje v administratíve musíme využívať obzvlášť cieľavedome – tu bolo zrejmé, že je čo zlepšovať. Okrem nezávislosti podpisovania na mieste bola rozhodujúcim faktorom predovšetkým táto úspora času a ekologických zdrojov na tlač, internú poštu, získavanie podpisov a skenovanie papierových dokumentov. Ďalším podnetom bolo jednoduchšie podpisovanie a správa dokumentov týkajúcich sa ľudských zdrojov pre našich zamestnancov.

Ako dôležitá je digitálna transformácia pre spoločnosť neunerhaus?

Väčšina zamestnancov neunerhausu pracuje priamo s ľuďmi, napr. v sociálnej oblasti alebo v zdravotníctve. V súvislosti s digitálnou transformáciou sa zaoberáme predovšetkým témou digitálnej inklúzie – v prvom rade inklúziou našich používateľov, ako zamestnávateľa, ale aj zručnosťami našich zamestnancov, aby držali krok s digitalizáciou a vedeli používať digitálny podpis – to vyžaduje čoraz viac orgánov alebo uľahčujúcich úradných kanálov.
V posledných rokoch sme digitalizovali množstvo procesov v našich podporných procesoch, napríklad v oblasti riadenia, ľudských zdrojov a controllingu. Kľúčovým faktorom tu bola pandémia koronavírusu, ktorá túto zmenu ešte viac urýchlila. Ďalším dôležitým faktorom je naše tvrdenie, že s ľudskými zdrojmi zaobchádzame obzvlášť starostlivo a využívame ich čo najefektívnejšie. Digitalizácia nás podporuje, najmä v práci s ľudskými zdrojmi, pri podpore zvyšovania efektívnosti aj inovácií. Digitálne nástroje a osobný kontakt sa výborne dopĺňajú. Konkrétny príklad z práce v oblasti ľudských zdrojov: Digitálny podpis novej zmluvy o poskytovaní služieb je vždy spojený s osobným stretnutím pri podpise zmluvy.

Svoje obmedzené časové zdroje v administratíve musíme využívať obzvlášť premyslene – digitálny podpis je v tomto smere veľkým zlepšením.

Dr. Stephan Gremmel, výkonný riaditeľ

Aké kritériá boli pre vás rozhodujúce pri hľadaní správneho poskytovateľa elektronických podpisov?

Pri hľadaní vhodného poskytovateľa elektronického podpisu bolo pre nás rozhodujúcich niekoľko hlavných kritérií. Na prvom mieste boli náklady, keďže ako nezisková organizácia musíme efektívne využívať náš rozpočet. Rovnako dôležitá bola jednoduchosť používania: riešenie muselo byť nielen intuitívne na používanie, ale muselo ponúkať aj funkcie, ako sú dávkové podpisy a prehľadný ovládací panel na zefektívnenie našich pracovných postupov. Okrem toho boli nevyhnutné základné funkcie, ako je pridávanie poznámok, umiestňovanie podpisov na viacerých miestach v dokumente a nastavovanie podpisových sekvencií. Hľadali sme tiež webové riešenie, ktoré by sa dalo ľahko integrovať a zabezpečilo by plnú právnu platnosť.

Ďalšou nevyhnutnosťou bola ochrana údajov a prísny súlad s nariadením GDPR. sproof zaručuje, že všetky údaje sú uložené na európskych serveroch, čo nám poskytuje vyššiu úroveň bezpečnosti. Rozhodujúcim faktorom bola aj ochrana proti falšovaniu, ktorá spoľahlivo vylúčila manipuláciu. Okrem toho by mala byť zákaznícka podpora k dispozícii kedykoľvek a bez dodatočných nákladov na každý kontakt. Všetky tieto požiadavky sme v spoločnosti sproof v plnej miere splnili.

V ktorých prípadoch použitia sa používa digitálny podpis?

Digitálny podpis sa v spoločnosti neunerhaus používa v rôznych prípadoch použitia, najmä pri zmluvách a iných dôležitých dokumentoch, ktoré si vyžadujú rýchly a právne bezpečný podpis. Patria sem zmluvy s externými partnermi, žiadosti o platbu, schvaľovanie rozpočtu a iné dokumenty súvisiace s podnikaním, ktoré musí podpísať vyšší manažment. Od júna 2024 sa digitálny podpis používa aj na dokumenty súvisiace s personálom, ako sú zmluvy o poskytovaní služieb, dodatočné dohody, potvrdenia o zamestnaní a certifikáty pre zamestnancov.

Ako fungovala integrácia cloudu?

Integrácia cloudového riešenia prebehla hladko a efektívne. Aby sme všetkým zamestnancom prechod čo najviac uľahčili, vytvorili sme interné pokyny, ktoré krok za krokom vysvetľujú, ako podpisovať dokumenty prostredníctvom služby sproof. Aj my vo vedení sme sa na začiatku intenzívne zaoberali týmto procesom, ale medzitým sa nové procesy veľmi dobre udomácnili. Vďaka prehľadnému štruktúrovaniu a intuitívnemu používateľskému rozhraniu sproof sme mohli digitálny podpis ľahko integrovať do našich existujúcich pracovných postupov.

Aké štandardy má organizácia ako neunerhaus v oblasti bezpečnosti, dodržiavania predpisov a ochrany údajov?

Ako sociálna organizácia, ktorá pracuje s citlivými údajmi mnohých ľudí, má neunerhaus najvyššie štandardy bezpečnosti, ochrany údajov a dodržiavania právnych predpisov. Najmä ochrana osobných údajov je mimoriadne dôležitá, pretože je potrebné zachovať základ dôvery s našimi zamestnancami a partnermi.

Čo sa vám na značke sproof sign obzvlášť páči?

Obzvlášť oceňujeme vynikajúcu zákaznícku podporu spoločnosti sproof. Požiadavky sa vybavujú rýchlo a sú orientované na riešenie a systém sa neustále vyvíja na základe spätnej väzby používateľov. Používateľsky prívetivé a intuitívne rozhranie výrazne uľahčuje jeho každodenné používanie. “Akadémia”, ktorá je prístupná priamo v účte, tiež ponúka užitočnú podporu na rýchle oboznámenie sa s funkciami. Celkovo možno povedať, že systém sproof sign významne prispieva k zvýšeniu efektivity a zjednodušeniu našich pracovných procesov.

Používajú sa pre váš prípad použitia podpisové pracovné postupy?

Áno, v niektorých oblastiach, ako je napríklad vrcholový manažment a ľudské zdroje, už v ojedinelých prípadoch používame podpisové pracovné postupy. Tieto pracovné postupy sa osvedčili najmä pri opakujúcich sa procesoch, ako je podpisovanie zmlúv o poskytovaní služieb alebo obchodných dokumentov. Vzhľadom na našu veľkosť a relatívne novú implementáciu sme však stále na začiatku úplnej integrácie týchto pracovných postupov do našich pracovných procesov.