Združenie na podporu dobrovoľníckych sociálnych služieb organizuje Dobrovoľnícky sociálny rok (FSJ) v Rakúsku už viac ako 56 rokov. Združenie to robí preto, aby mladí dospelí nahliadli do sociálneho sektora; a to dobre pedagogicky sprevádzajú zamestnanci FSJ, ktorí sa starajú o blaho účastníkov FSJ. Neziskové združenie spolupracuje s mnohými veľkými sociálnymi organizáciami, ako sú Caritas, Lebenshilfe alebo štátne kliniky, ale aj s mnohými menšími inštitúciami, ako sú súkromné detské skupiny.

Účastníci FSJ pracujú 34 hodín týždenne v sociálnej inštitúcii v Rakúsku, získavajú skúsenosti, môžu sa profesionálne orientovať a osobnostne rozvíjať. Združenie zabezpečuje priaznivé a spravodlivé podmienky v sociálnych zariadeniach s povinnými mentormi a reflexnými stretnutiami na zabezpečenie kvality. V závislosti od oblasti uplatnenia a lokality sa vyžadujú rôzne činnosti. Hlavným cieľom každej úlohy FSJ je podpora príslušného tímu a klientov, o ktorých sa má starať.

Názov organizácie:
Združenie na podporu dobrovoľníckych sociálnych služieb – dobrovoľnícky sociálny rok

Stručný opis projektu:
Digitalizácia podpisových procesov s cieľom výrazne znížiť administratívne úsilie a optimalizovať spracovanie zmlúv.

Prečo sproof sign:
“Bolo pre nás dôležité nájsť praktické a cenovo dostupné riešenie. Musela byť splnená ochrana údajov. Nástroj používaný na spracovanie podpisu musel pracovať kompetentne, dôveryhodne, profesionálne a predovšetkým “počúvať”, čo potrebujeme. Toto všetko sme našli v spoločnosti sproof.

Ako došlo k rozhodnutiu zaviesť digitálny podpis?

Keď som pred tromi rokmi prevzal vedenie združenia, ktoré existovalo viac ako 50 rokov, bolo z hľadiska digitalizácie v plienkach. Dovtedy sa všetky zmluvy so sociálnymi inštitúciami a účastníkmi FSJ vyhotovovali prostredníctvom formulárového listu, ktorý sa vytlačil, podpísal, opečiatkoval, vložil do obálky a odniesol na poštu. A podpísaná sa vrátila späť poštou. Ak bola potrebná zmena, všetko sa začínalo odznova. Pri menšom počte účastníkov to bolo ešte uskutočniteľné, ale čím viac mladých ľudí robí FSJ, tým je tento podnik nemožnejší. Nehovoriac o pravdepodobnosti chýb rôznych excelovských zoznamov. Bolo teda potrebné digitalizované riešenie vhodné pre 21. storočie.

V prvom kroku sme našli IT spoločnosť, ktorá všetky naše procesy previedla do digitálneho procesu. Žiadosti sme teda už nemohli dostávať ako prílohu v e-maile (ktorého informácie bolo potom potrebné vložiť do zoznamov v programe Excel), ako to bolo bežné a potrebné v minulosti, ale prostredníctvom registračného nástroja. Údaje sa potom mohli použiť priamo na automatické vytvorenie potrebných zmlúv po fixácii zadania FSJ. Tým sa vytvorenie zmluvy sprehľadnilo, ale potom ešte chýbala možnosť digitálneho podpisu. Po určitom pátraní a hlavne vďaka odporúčaniu od priateľa som nakoniec narazil na sproof.

Aký význam má digitálna transformácia pre FSJ?

Význam digitálnej transformácie pre FSJ nemožno preceňovať. Rok FSJ sa vždy začína jeseňou. Leto je teda vrcholnou fázou sprostredkovania a zároveň vrcholnou fázou pre zmluvy. Pre každú umiestnenú osobu sú potrebné dve zmluvy s naším združením: so sociálnou inštitúciou a s účastníkom FSJ. Tieto zmluvy musíme podpísať my a, samozrejme, aj druhá strana. sproof nám ponúkol a dodnes ponúka ideálne riešenie! Tento rok očakávame približne 700 pridelení FSJ, a teda približne 1400 zmlúv, ktoré treba podpísať.

Aké kritériá boli pre vás rozhodujúce pri hľadaní správneho poskytovateľa elektronických podpisov?

Bolo pre nás dôležité nájsť praktické a cenovo dostupné riešenie. Musela byť dodržaná ochrana údajov. Nástroj používaný na spracovanie podpisu musel pracovať kompetentne, dôveryhodne, profesionálne a predovšetkým “počúvať”, čo potrebujeme. Toto všetko sme našli v spoločnosti sproof.

V ktorých prípadoch použitia sa používa digitálny podpis?

Na predplatné našich zmlúv FSJ so sociálnymi inštitúciami a s účastníkmi FSJ a tiež na zmluvy so sponzormi, zmluvy o poskytovaní služieb atď. Jednoducho pre všetky dokumenty, ktoré si vyžadujú úradne platný podpis. A tak nám sproof pomáha nielen pri zmluvách okolo úloh FSJ, ale aj pri dokumentoch, ktoré musia podpísať predsedníčka združenia a konateľ, keďže sa tak často nevidíme – čo sťažuje ručné podpisovanie -, ale sme v kontakte najmä prostredníctvom e-mailu a telefónu.

Odkedy máme sproof, ktorý umožňuje aj kreslenie cez ID-Austria, už nie je potrebné stretávať sa, čo predtým znamenalo najmä získanie podpisu na dôležitý dokument. Oslavujeme aj bezpapierové riešenie. To nám umožňuje šetriť cenné zdroje. Dnes už netlačíme takmer nič.

Dovtedy sa všetky zmluvy so sociálnymi inštitúciami a účastníkmi FSJ vypracovávali formou formulára, ktorý sa vytlačil, podpísal, opečiatkoval, vložil do obálky a odniesol na poštu. A podpísané sa vrátili späť poštou. Ak bola potrebná zmena, všetko sa začalo odznova. Pri menšom počte účastníkov to bolo ešte uskutočniteľné, ale čím viac mladých ľudí robí FSJ, tým je tento podnik nemožnejší.

MMag. Elisabeth Marcus
Výkonná riaditeľka združenia Voluntary Social Year

Ako fungovala integrácia cloudu?

IT spoločnosť, ktorá pre nás robila digitalizáciu a sproof, sa o to postarala priamo. Takpovediac od experta k expertovi. Pre nás ako zákazníka to bolo ideálne.

Aké požiadavky má organizácia ako FSJ z hľadiska bezpečnosti, dodržiavania predpisov a ochrany údajov?

Samozrejme, máme tu mimoriadne vysoké nároky. Otázka ochrany súkromia a bezpečnosti bola jednou z prvých, ktoré sme si položili, keď sme sa stretli so službou sproof.

Čo sa vám na značke sproof sign obzvlášť páči?

Všetci zamestnanci spoločnosti sproof sú neuveriteľne kompetentní, priateľskí, profesionálni a vždy ochotní nájsť pre nás to najlepšie riešenie. Sú tu a k dispozícii v prípade otázok a problémov a robia všetko pre to, aby sme ako zákazníci dosiahli výsledok, ktorý potrebujeme a chceme. sproof je to najlepšie, čo nás mohlo stretnúť, hneď vedľa skvelej IT spoločnosti, s ktorou sme riešili digitalizáciu.

Používajú sa pre váš prípad použitia podpisové pracovné postupy?

Áno. Najmä keď digitálne podpisujem dokumenty s naším predsedom, do hry vstupuje pracovný postup podpisovania. Ale aj pri zmluvách s pracoviskami poverenia a účastníkmi FSJ. Prechodom z ručného podpisovania zmlúv zasielaných poštou na digitálne podpisovanie e-mailom sme zabezpečili digitalizáciu aj vo viac ako 700 sociálnych zariadeniach, pretože digitálnym podpisom sa potom museli zaoberať aj vedúci sociálnych zariadení.

Teraz ho používame už tretí rok a všade funguje úplne skvele.Spoločnosť sproof je dôveryhodným a nekomplikovaným partnerom. Mimochodom, digitálne kreslenie nebolo pre účastníkov FSJ nikdy výzvou. Mladí dospelí to od začiatku zvládali v okamihu pomocou mobilných telefónov, akoby to nikdy nerobili iným spôsobom. Aj to svedčí o jednoduchej a zrozumiteľnej použiteľnosti sproof. Za skvelú spoluprácu vyslovujeme srdečné ĎAKUJEME!!!